Handmatige invoer van nieuwe aanvragen
Hoe werkt het?
- Klik in de lijst met alle aanvragen rechts op de actie > “Nieuwe aanvraag aanmaken”.
- Vul de verplichte velden voor het contact (links, witte achtergrond) en de aanvraag (rechts, blauwe achtergrond) in en bevestig de invoer.
Uitleg van specifieke velden van een nieuwe aanvraag
Type contact
Aan de linkerkant van het scherm bevinden zich drie tabbladen met de drie mogelijke soorten contacten in Finstral Contacts. Selecteer daar of de aanvraag afkomstig is van een particulier, een bedrijf/organisatie of een architect. Afhankelijk van het type contact verschijnen daaronder extra velden, zoals het btw-nummer, de naam van het bedrijf, enz.
E-mailadres of telefoonnummer
Om contact te kunnen leggen moet een telefoonnummer of e-mailadres worden vermeld. Je kunt ook meerdere e-mailadressen en telefoonnummers per contact opslaan. Het kengetal wordt na de eerste keer invoeren automatisch ingevoerd voor de andere ingevoerde gegevens. Hierdoor kunnen nieuwe aanvragen in de toekomst sneller worden verwerkt.
Taal
Hier wordt taal van de prospect aangegeven. Om dit niet elke keer te hoeven selecteren, wordt in het veld altijd automatisch de laatst geselecteerde taal ingevuld.
Adres
Het adres is verplicht afhankelijk van het aanvraagtype (als bijvoorbeeld als aanvraagtype “brochure” is geselecteerd, heeft Contacts het adres nodig voor het verzenden van de bijbehorende brochure). Ook hier wordt het veld “Land” altijd automatisch ingevuld met het laatst geselecteerde land. Een handige tip: nadat het contact is aangemaakt, hoef je alleen maar op het adres te klikken om de betreffende locatie in Google Maps te openen. Zo kun je je route voor die dag beter plannen.
Toestemming voor gegevensverwerking
Zodra je een aanvraag aanmaakt, moet je de toestemming van de betrokken partij vastleggen voor gegevensverwerking; dit is vereist in het kader van de Europese privacywetgeving. Afhankelijk van de oorsprong van de aanvraag kan deze toestemming op verschillende manieren worden gedocumenteerd: in het geval van een telefonische aanvraag worden het tijdstip van het telefoontje gedocumenteerd en de bevestiging van degene die de aanvraag heeft opgesteld. In het geval van een persoonlijke ontmoeting met de betrokkene moet de toestemming voor gegevensverwerking zo mogelijk schriftelijk worden vastgelegd. Het ondertekende document kan worden geüpload naar Finstral Contacts.
Afwijkend adres van het bouwproject
Je kunt aan de rechterkant (blauwe achtergrond) van het template een adres voor het bouwproject invoeren dat afwijkt van de contactgegevens. Er is optioneel ook een vrij tekstveld beschikbaar om een naam te geven aan het bouwproject. In het geval van een commercieel contact, bijvoorbeeld, is het handig om onderscheid te maken tussen de individuele aanvragen voor verschillende bouwprojecten door verschillende adressen te gebruiken binnen de aanvragen en om het contactadres altijd hetzelfde te laten.
Aanvraagtypen
| Offertes | De prospect wil een offerte of een prijsopgave. |
| Algemeen | De prospect stelt een algemene vraag die niet kan worden toegewezen aan de andere aanvraagtypes. |
| Productadvies | De prospect wil antwoorden op technische productvragen. |
| Demo | De prospect wil een specifiek demo uit het Finstral-assortiment. |
| Brochure | De prospect wil een specifieke catalogus uit het Finstral-assortiment. |
| Bestekteksten | De prospect wil een specifieke bestektekst voor een bouwproject. |
| CAD-data | De prospect wil de CAD-data van een product. |
| Klantendienst | De prospect wil een afspraak maken met de klantendienst (bijv. voor montage, reparaties, enz.). |
| Reclamatie | De prospect meldt een klacht, d.w.z. dat een bepaald product een gebrek heeft. |
| Evenement | De geïnteresseerde heeft deelgenomen aan een evenement (bijv. Studio Architect Talk). |
Type bouwproject (optioneel)
Maak hier onderscheid tussen renovatieprojecten en nieuwbouw (of andere projecten). Het veld wordt alleen weergegeven bij het aanvraagtype “Offerte”.
Herkomst aanvraag
Selecteer de oorsprong van de aanvraag uit een lijst met mogelijke kanalen.
Planner-samenstelling
In dit veld kun je de koppeling maken met een Planner-samenstelling (5 cijfers), als deze al is aangemaakt met of door de prospect.
Opmerkingen & bestanden
Hier heb je de mogelijkheid om een korte opmerking over de aanleiding en eventuele details van de aanvraag toe te voegen. Dit kun je doen door de tekst rechtstreeks in het invoerveld in te voeren of door de tekst te kopiëren, bijvoorbeeld uit een e-mail. Markeer gewoon met de cursor de gewenste tekst en kopieer deze (bijvoorbeeld via Ctrl-C). Klik vervolgens in het opmerkingenveld en plak de tekst daar (bijvoorbeeld via Ctrl-V). Bestanden die met de aanvraag worden meegestuurd, zoals foto’s of plattegronden, kunnen hier ook direct in de aanvraag worden opgeslagen. Je kunt de bestanden die je wilt bijvoegen naar het opmerkingenblad slepen. Klik hiervoor op het bestandssymbool en houd de muisknop ingedrukt, sleep het bestandssymbool dan met de muis naar het opmerkingenveld en laat los. Dit werkt met alle bestanden met een maximale grootte van 20 MB. Je kunt ze dan makkelijk terugvinden in het detailoverzicht van de aanvraag in de opmerkingen en achter de link “Opgeslagen bestanden” in de linkerkolom.
Automatische herkenning van bestaande contacten
Als je een contact toevoegt aan Finstral Contacts waarvan het e-mailadres al bestaat in Finstral Contacts, worden alle andere velden op basis van dit bestaande contact automatisch ingevuld. Opmerking: als je nieuwe gegevens invoert in deze velden, wordt het bestaande contact overschreven.
Aanvragen verwijderen
Je kunt als degene die een aanvraag heeft opgesteld/bewerkt deze aanvraag alleen verwijderen als er nog geen verdere actie bij de aanvraag heeft plaatsgevonden. Dit kun je bijvoorbeeld doen als de aanvraag per ongeluk is aangemaakt. Aanvragen die door de prospect worden geannuleerd, worden niet gewist maar via de actie > “Aanvraag beëindigen” van verdere verwerking uitgesloten. Op deze manier gaat de informatie met betrekking tot geannuleerde aanvragen niet verloren en kunnen afzeggingen ook in de statistieken worden meegenomen.
Opmerking: Er worden alleen aanvragen vastgelegd, geen contacten
Omdat Finstral Contacts een puur aanvraagbeheersysteem is, kunnen contacten alleen gekoppeld aan een aanvraag worden vastgelegd. Het is niet mogelijk om contacten in te voeren zonder dat er sprake is van een aanvraag.
Voorbeeld:
Opmerking
Als na het klikken op de actie > “Nieuwe aanvraag aanmaken” een veld rood omlijnd is, betekent dat het betreffende verplichte veld nog niet juist is ingevuld.