Handmatige invoer van nieuwe aanvragen

Hoe werkt het?

1. Klik in de lijst met alle aanvragen rechts op de actie > “Nieuwe aanvraag aanmaken”.
2. Vul de verplichte velden in voor het contact (links, witte achtergrond) en de aanvraag (rechts, lichtblauwe achtergrond) en bevestig de invoer. 

Uitleg bij specifieke velden van een nieuwe aanvraag

Type contact

Aan de linkerkant van de template bevinden zich drie tabbladen met de drie mogelijke types contacten in Finstral Contacts. Selecteer daar of de aanvraag afkomstig is van een particuliere opdrachtgever, een zakelijke opdrachtgever of een planner. Afhankelijk van het type contact verschijnen daaronder extra velden, zoals het BTW-nummer, de naam van het bedrijf, enz.

E-mailadres of telefoonnummer

Om contact te kunnen opnemen moet een telefoonnummer of e-mailadres worden vermeld. Je kunt ook meerdere e-mailadressen en telefoonnummers per contact opslaan. Het kengetal wordt na de eerste keer invoeren automatisch als standaard ingesteld voor de volgende invoer. Hierdoor kunnen toekomstige aanvragen sneller worden aangemaakt.

Taal

Hier wordt de taal van de prospect aangegeven. Om dit niet elke keer opnieuw te hoeven selecteren, wordt in het veld altijd automatisch de laatst geselecteerde taal ingevuld.

Adres

Het adres is afhankelijk van het type aanvraag verplicht (als bijvoorbeeld als aanvraagtype “Brochure” is geselecteerd, heeft Contacts het adres nodig voor het verzenden van de betreffende brochure). Ook hier wordt het veld “Land” altijd automatisch ingevuld met het laatst geselecteerde land. Nog een handige functie: nadat het contact is aangemaakt, hoef je alleen maar op het adres te klikken om de betreffende locatie in Google Maps te openen. Zo kun je je route voor die dag beter plannen.

Toestemming voor gegevensverwerking

Zodra je een aanvraag aanmaakt, moet je de toestemming voor de gegevensverwerking vanwege de prospect documenteren; dit is vereist in het kader van de Europese privacywetgeving. Afhankelijk van de herkomst van de aanvraag kan deze toestemming op verschillende manieren worden gedocumenteerd: in het geval van een telefonische aanvraag dien je het tijdstip van het telefoontje en de bevestiging van degene die de aanvraag heeft aangemaakt, te documenteren. In het geval van een persoonlijke ontmoeting met de prospect moet de toestemming voor gegevensverwerking zo mogelijk schriftelijk gebeuren. Het ondertekende document kan worden geüpload naar Finstral Contacts.

Afwijkend adres van het bouwproject

Je kunt aan de rechterkant (lichtblauwe achtergrond) van de template een adres voor het bouwproject invoeren dat afwijkt van de contactgegevens. Er is optioneel ook een vrij tekstveld beschikbaar om een naam te geven aan het bouwproject. In het geval van een zakelijk contact is het bijvoorbeeld nuttig om onderscheid te maken tussen de afzonderlijke aanvragen voor verschillende bouwprojecten door verschillende adressen te gebruiken binnen de aanvragen en het contactadres altijd hetzelfde te laten.

Aanvraagtypes

Type bouwproject (optioneel)

Maak hier onderscheid tussen renovatieprojecten en nieuwbouw (of overige projecten). Dit veld wordt alleen weergegeven bij het aanvraagtype “Offerte”.

Herkomst aanvraag

Selecteer de herkomst van de aanvraag uit een lijst met mogelijke kanalen. 

Planner-samenstelling

In dit veld kun je de koppeling maken met een Planner-samenstelling (compositienummer bestaande uit 5 cijfers), als deze al is aangemaakt met of door de prospect.

Opmerkingen & bestanden

Hier heb je de mogelijkheid om een korte opmerking over de omstandigheden en eventuele details van de aanvraag toe te voegen. Dit kun je doen door rechtstreeks tekst in te geven in het invoerveld of door tekst hierheen te kopiëren, bijvoorbeeld vanuit een e-mail. Selecteer gewoon met de cursor de gewenste tekst en kopieer deze (bijvoorbeeld via Ctrl-C). Klik vervolgens in het opmerkingenveld en plak de tekst daar (bijvoorbeeld via Ctrl-V). Ook bestanden die in het kader van de aanvraag worden doorgestuurd, zoals foto’s of plattegronden, kunnen hier direct in de aanvraag worden opgeslagen. Dit kan je doen door de bestanden die je wilt bijvoegen naar het opmerkingenveld te slepen („Drag & Drop“). Klik hiervoor op het bestandsicoontje en houd de muisknop ingedrukt, sleep het bestandsicoontje dan met de muis naar het opmerkingenveld en laat los. Dit werkt voor alle bestanden met een maximale grootte van 20 MB. Je kunt ze dan makkelijk terugvinden in de detailweergave van de aanvraag bij de opmerkingen en onder de link “Opgeslagen bestanden” in de linkerkolom.

Automatische herkenning van bestaande contacten

Als je een contact registreert in Finstral Contacts waarvan het e-mailadres al bestaat in Finstral Contacts, worden alle andere velden op basis van dit bestaande contact automatisch ingevuld. Opmerking: als je nieuwe gegevens invoert in deze velden, wordt het bestaande contact overschreven.

Aanvragen verwijderen

Je kunt als aanmaker of verwerker van de aanvraag deze aanvraag alleen verwijderen als er nog geen verdere actie bij de aanvraag heeft plaatsgevonden. Dit is bijvoorbeeld bedoeld voor wanneer de aanvraag per ongeluk is aangemaakt. Aanvragen die door de prospect worden afgezegd, worden niet verwijderd maar via de actie > “Aanvraag annuleren” van verdere verwerking uitgesloten. Op deze manier gaat de informatie met betrekking tot geannuleerde aanvragen niet verloren en kunnen annuleringen ook in de statistieken worden meegenomen.