Veel gestelde vragen

• Finstral Contacts is een applicatie die door Finstral is ontworpen om binnenkomende aanvragen van eindklanten en prospects te verwerken en bij te houden. De applicatie leidt de gebruiker door het hele proces van de aanvragen van prospects: vanaf de registratie van de aanvraag tot de afsluiting of afwijzing, en zorgt er zo voor dat niets wordt vergeten en dat er te allen tijde transparantie bestaat over alle verkoopprocessen. 
• Het Finstral Contacts-systeem bespaart tijd bij het verwerken van de aanvragen.
• Door het aan te bieden als software-as-a-service in de browser is het systeem altijd up-to-date en worden je gegevens opgeslagen op goed beveiligde Europese servers. 
• Finstral Contacts is geen branche-onafhankelijke standaard software voor aanvraagbeheer, maar een systeem dat specifiek is ontwikkeld voor de verkoop van kozijnen en huisdeuren, waarbij gebruiksvriendelijkheid centraal staat.
• Finstral Contacts maakt deel uit van de Finstral-cloud, de verzameling digitale tools ter ondersteuning van bedrijven die zijn gespecialiseerd in kozijnen en de installatie ervan. Via https://finstral.cloud/.heb je toegang tot Finstral Contacts en alle andere diensten van de Finstral-cloud. Finstral werkt voortdurend aan het optimaliseren en uitbreiden van zijn assortiment.
• Er zijn in principe twee soorten weergaven: het aanvraagoverzicht en het detailoverzicht van een bepaalde aanvraag. Elke stap van een aanvraag gaat vergezeld van eenvoudig vormgegeven formulieren, zodat er niets over het hoofd wordt gezien bij een actie.
• Finstral Contacts richt zich altijd op de volgende stap. In plaats van alleen aan de eindstreep te denken - namelijk het sluiten van een deal - helpt Finstral Contacts je te focussen op de volgende activiteit, zonder welke je überhaupt geen opdrachtbevestiging krijgt. Wanneer je een bepaalde activiteit hebt afgesloten, zal Finstral Contacts je eraan herinneren om de volgende te plannen.
• Klik op het Finstral Contacts-logo linksboven om terug te keren naar het beginscherm (aanvraagoverzicht).

Ga naar Inloggen

• Log eerst in bij Finstral Contacts.
• Klik bij het aanvraagoverzicht rechts op de actie > “Nieuwe aanvraag aanmaken”.
• Vul de verplichte velden voor het contact (links, witte achtergrond) en de aanvraag (rechts, blauwe achtergrond) in en bevestig de invoer. 
• Als je een e-mailadres invoert dat al bestaat in Finstral Contacts, worden alle andere velden automatisch overgenomen van het bestaande contact. Let op: als je dan nieuwe gegevens invoert in deze velden, wordt het bestaande contact overschreven.
• De nieuw aangemaakte aanvraag staat bovenaan de lijst met alle aanvragen, omdat deze in eerste instantie altijd gesorteerd is op aanvraagnummer.
• Een nieuw contact kan alleen in combinatie met een aanvraag worden aangemaakt, nooit afzonderlijk (uitzondering: koppelen van contacten).
• Als bewerker of degene die het contact heeft aangemaakt kun je een aangemaakte aanvraag weer verwijderen als er verder nog geen actie heeft plaatsgevonden. Dit kun je alleen doen als je de aanvraag per ongeluk hebt aangemaakt. Als de prospect bijvoorbeeld niet langer geïnteresseerd is of Finstral besluit de aanvraag niet door te zetten, klik dan in plaats daarvan op de actie > “Aanvraag beëindigen”.

Ga naar Nieuwe aanvragen

• De lijst is gestructureerd in een tabel met de volgende kolommen:
  • 1e kolom: Aanvraag-type (pictogram):
  • 2e kolom: Aanvraagnr. en adres van het bouwproject, inclusief naam van het bouwproject
  • 3e kolom: Land waar het gebouw zich bevindt
  • 3e kolom: Contact van de aanvraag
  • 5e kolom: Status
  • 6e kolom: Verantwoordelijke medewerker
  • 7e kolom: Vervaldatum
  • 8e kolom: Aanbevolen volgende actie of andere opties voor acties via een dropdown-lijst.
• De betekenis van de filters boven de aanvraaglijst:
• Jouw/alle aanvragen: je kunt de filter instellen op “Jouw aanvragen” of “Alle aanvragen” selecteren. De betreffende filter kan worden ingesteld via een “toggle”-knop, waardoor je een bepaalde weergave van je aanvragen te zien krijgt.
  • “Jouw aanvragen” zijn alle aanvragen waar jij iets mee te maken hebt.
  • “Alle aanvragen”: omvat alle aanvragen waar jouw team in het algemeen iets mee te maken heeft.
• Open/afgehandelde aanvragen: daarnaast kun je het filter “Open aanvragen” of “Afgehandelde aanvragen” selecteren door het betreffende filter aan te vinken.
  • Open aanvragen: aanvragen die op dat moment worden verwerkt (door jou, als je tevens het filter “Jouw aanvragen” hebt geselecteerd; of door het team, als je tegelijkertijd het filter “Alle aanvragen” hebt geselecteerd).
  • Afgehandelde aanvragen: aanvragen die op dat moment zijn afgehandeld (door jou, als je tevens het filter “Jouw aanvragen” hebt geselecteerd; of door het team, als je tegelijkertijd het filter “Alle aanvragen” hebt geselecteerd).
• De betekenis van de gekleurde stippen in de kolom “Vervaldatum”:
  • Rood: aanvragen waarvan de vervaldatum (bijna) verlopen is; moeten zo snel mogelijk worden verwerkt
  • Oranje: aanvragen waarvan de vervaldatum binnenkort is; moeten snel worden verwerkt
  • Groen: aanvragen waarvan de vervaldatum nog niet heel snel is; mogen in de toekomst worden verwerkt
• De lijst wordt standaard gesorteerd op aanvraagnummer (kolom “Bouwproject”). Je kunt de lijst ook sorteren op basis van andere kolommen door op de betreffende kopjes te klikken.

Ga naar Overzicht van alle aanvragen

• Het linkergedeelte (wit gemarkeerd) bevat de contactgegevens van de prospect. Het rechtergedeelte (blauw gemarkeerd) bevat de gegevens over de aanvraag/aanvragen van dit contact.
• Bij elke aanvraag hoort één tabblad. Elke aanvraag wordt gemarkeerd met een pictogram voor het aanvraagtype en een automatisch gegenereerd aanvraagnummer. 
• In het midden van elk tabblad wordt het aanvraagverloop gedocumenteerd. Bovendien kunnen op elk gewenst moment opmerkingen worden ingevoerd of bestanden (max. 20 MB per opmerking) worden geüpload. Per aanvraag kan één adres/commissie worden genoteerd dat afwijkt van het contactadres. De aanvraag kan ook worden gekoppeld aan een contact of meerdere contacten (bijv. planners).
• In elk tabblad worden aan de rechterzijde de actieopties voor de aanvraag weergegeven: de aanbevolen actie staat op een donkerblauwe achtergrond. Andere mogelijke acties worden minder duidelijk benadrukt en hebben een lichtblauwe achtergrond. Via de acties worden nogmaals de huidige status van de aanvraag en de vervaldatum herhaald. Onder de acties zijn er (afhankelijk van de gebruikersrechten) alternatieve acties voor het downloaden/verwijderen van de aanvraag.

Ga naar Detailoverzicht van een aanvraag

• Door op de avatar in de rechterbovenhoek te klikken, kun je je status en bestaande gebruikersrechten bekijken en je profielinstellingen bewerken.
• Je kunt je profiel als volgt bewerken
  • Meldingen (dagelijks samenvatting, bericht wanneer een aanvraag is toegewezen, verzonden e-mail van gemaakte afspraken)
  • Profielfoto, contactgegevens, taal
  • Afwezigheid (opmerking: als je hier een afwezigheid instelt, kan er geen aanvraag aan je worden toegewezen).

Ga naar Het Finstral Contacts-profiel

• In het detailoverzicht van de aanvraag kun je klikken op “Aanvraag verbinden” om een aanvraag aan nog een contactpersoon te koppelen. Dit is meestal vooral handig wanneer een particulier samen met een architect een bouwproject plant en een aanvraag stuurt naar Finstral. 
• Het te koppelen contact kan ofwel in de bestaande contacten worden gezocht of nieuw worden aangemaakt.
• Vanwege privacyregelgeving kan slechts één contacttype, (bedrijf/organisatie of planner) worden gekoppeld.

Ga naar Verdere geavanceerde acties

• Klik op een aanvraag om naar het detailoverzicht te gaan. 
• Klik op de drie puntjes in de browserbalk rechtsboven om naar de browserinstellingen te gaan. Kies “Afdrukken” (kan ook met de toetsencombinatie Ctrl + P ).
• Je komt in de afdrukweergave, en daar kun je de gewenste printer selecteren en het document afdrukken (afdrukken als PDF is ook mogelijk).

Ga naar Downloaden en afdrukken

Er zijn twee mogelijkheden:

• Je bent niet verantwoordelijk voor de aanvraag. De kolom “Volgende stap” in de aanvraaglijst kan niet worden aangeklikt (zwarte tekst) en er zijn geen actieopties in het detailoverzicht. De verantwoordelijke wordt weergegeven in het detailoverzicht aan de rechterkant.
• De aanvraag werd na 6 maanden geanonimiseerd (geldt voor alle aanvraagtypes behalve “Offerte” of “Klacht”).

Ga naar Detailoverzicht van een aanvraag

Hiervoor moet een aantal stappen worden doorlopen.

Voor het aanvraagtype “Offerte” kunnen de volgende acties worden gekozen.

1. Een adviesafspraak maken(documentatie van de adviesafspraak)
2. Offerteoverhandiging plannen (documentatie van de offerteoverhandiging)
3. spreek indien nodig een datum af en plaats vervolgens de opdracht (positief) of annuleer de aanvraag (negatief) (feedback van de prospect)

Door de actie “Bevestig opdracht” wordt de aanvraag in het geval van een offerte positief afgesloten. De verwerking in Finstral Contacts wordt beëindigd en de opdracht wordt geplaatst. Erwordt geregistreerd dat de aanvraag opdracht is geworden. Al het overige (bestelling aan Finstral) wordt dan gedaan in Finstral Composer.

De bovenstaande stappen kunnen alleen worden uitgevoerd door bepaalde gebruikersrollen.

Ga naar Verwerken van aanvragen

Finstral Contacts heeft een functie die controleert op dubbelingen om te voorkomen dat er onnodige contactinformatie dubbel in het systeem staat.

Het systeem ziet automatisch wanneer het e-mailadres van een nieuw contact dat een aanvraag doet al in het systeem zit en biedt dan aan om een “Controleer duplicaat uit te voeren. Hierbij zijn er drie mogelijkheden:

1. het bestaande contact behouden (en de aanvragen aan dit contact koppelen)
2. het nieuwe contact kiezen (en de aanvragen aan dit contact koppelen)
3. een apart contact aanmaken en een apart e-mailadres toevoegen

Ga naar Controleer duplicaat

Selecteer bij het detailoverzicht van de aanvraag de menu-optie “In de wacht zetten” of “Offerte in de wacht zetten”. Je kunt de vervaldatum verzetten naar een bepaalde datum, waarna de aanvraag in de aanvraaglijst weer groen gemarkeerd is.

Ga naar Meer acties

Dit is een veiligheidswaarschuwing, maar deze kun je in dit geval negeren.

In het profiel is er de mogelijkheid om een externe melding ”Afspraken via e-mail” in te stellen op “Ontvangen”. Zodra je een afspraak hebt gepland in Finstral Contacts, stuurt het systeem je een e-mail met een .ics-bestand. Door te dubbelklikken op dit bestand kun je de afspraak toevoegen aan je eigen Outlook-agenda met alle relevante informatie (naam van contact, adres, tijd, enz.).

Ga naar Het Finstral Contacts-profiel

Voer eerst het bekende e-mailadres van het contact in de template “Nieuwe aanvraag aanmaken” in. Finstral Contacts registreert op basis van het e-mailadres dat dit contact al bestaat in de database. De contactgegevens worden dan automatisch ingevuld. Vervolgens kun je het rechter (blauwe) aanvraaggedeelte invullen om een nieuwe aanvraag voor een bestaand contact op te slaan. Daarna verschijnen bij het detailoverzicht bij dit contact meerdere tabs (meerdere aanvragen).

Als de gebruiker op het e-mailadres van een contact in het detailoverzicht klikt, wordt het door Finstral Contacts ingestelde e-mailprogramma (bijv. Outlook) geopend en verschijnt er een standaard e-mail met vooraf ingevulde tekst, onderwerp en e-mailadres van de ontvanger (eindklant). Deze standaard e-mail kan natuurlijk altijd vóór verzending worden aangepast. Op die manier kun je de eindklant snel per e-mail informeren dat zijn aanvraag in behandeling is, of dat deze is doorgestuurd naar de betreffende dealer/ontwerpadviseur. Deze functie bestaat momenteel alleen voor de Finstral-opdrachtgever.

Finstral Contacts is beschikbaar gemaakt als een service voor de dealers en veel van de dealers werken met de applicatie. Een aantal dealers werkt (nog) niet met Contacts en is dus “externe” gebruiker. Je moet daarom de actie “Aanvraag toewijzen” selecteren voor het doorsturen van aanvragen, waarbij wordt herkend of een handelspartner een interne of externe gebruiker is. Als een partner nog niet met de applicatie werkt, ontvangt de betreffende Contactmanager (veld 13 in FinCRM) een e-mail met de contact- en aanvraaggegevens uit Finstral Contacts.

Bij het doorsturen van aanvragen zijn er twee opties:

1. Een dealer zoeken

Er is een interface met FinCRM opgezet om het zoeken naar dealers en hun contactgegevens bij het extern doorsturen van aanvragen te vergemakkelijken. Er kan worden gezocht op e-mailadres, postcode of dealernaam.

2. Handmatig invoeren van het door jou gewenste e-mailadres

Het doorsturen naar een ander e-mailadres is nog steeds mogelijk, zolang het maar niet gaat om een dealer of een Finstral Contacts-gebruiker.

Ga naar Aanvragen toewijzen en weigeren

Als je per ongeluk op de actie “Aanvraag beëindigen” hebt geklikt, kun je de annulering ongedaan maken en de laatste actieve aanvraagstatus opnieuw activeren door te klikken op > “Heropen aanvraag”.

Ga naar Aanvraag beëindigen of Heropen aanvraag

Eerst moet je controleren of het inhoudelijk daadwerkelijk om dezelfde aanvraag gaat of dat het gaat om twee verschillende aanvragen (of soorten aanvragen) van hetzelfde contact. Als het écht om dezelfde aanvraag gaat, die alleen via verschillende kanalen is ontvangen, kun je een van de aanvragen annuleren via “Aanvraag beëindigen” - met als reden “Dubbeling sluiten” - en kun je de andere aanvraag verwerken. 

Ga naar Aanvraag beëindigen of Heropen aanvraag

Ja, dit is altijd mogelijk door te klikken op het dropdown-menu in de header van het detailoverzicht “Offertes en opdrachten”. Daar kun je ofwel een in Composer gekoppelde offerte bekijken (en in Composer dus ook veranderen) of een offerte handmatig toevoegen. Om de offertestatus aan te passen naar de status “Offerte overhandigen”, moet je klikken op de actie > “Offerte overhandigen”.

Ga naar Verwerken van aanvragen

De reporting is momenteel gericht op offerteaanvragen en het conversiepercentage. Er zijn overzichten van de conversiepercentages per verantwoordelijke medewerker, per land en een overzicht van de status van de aanvragen. De reporting is momenteel alleen zichtbaar voor de directie, de SGF-managers en de salesmanagers. Op dit moment is deze optie alleen beschikbaar voor de Finstral-opdrachtgever.

Ga naar Reporting

Als er voor een potentiële klant een offerte en meerdere (duurdere) offertealternatieven (bijv. met betrekking tot materiaal enz.) zijn gemaakt, kunt je deze koppelen/handmatig opslaan in dezelfde aanvraag.

Als er echter meerdere offertes zijn (bijvoorbeeld een offerte voor kozijnen en een offerte voor de huisdeur) voor een geïnteresseerde, biedt Contacts je de mogelijkheid om voor elke aanbieding een aparte aanvraag te koppelen/handmatig op te slaan.

Procedure om een ander verzoek voor dezelfde contact te maken:

1. Kopieer het e-mailadres van de contact (CTRL + C).
2. Ga naar de aanvraaglijst en klik op “Nieuwe aanvraag aanmaken”.
3. Plak het gekopieerde e-mailadres eerst in de contactgegevens van het invoerscherm (linkerzijde, witte achtergrond). De rest van de contactgegevens wordt automatisch ingevuld omdat Contacts herkent dat dit contact al bestaat. 
4. Voer de vereiste gegevens voor de nieuwe aanvraag in (rechts, blauw gemarkeerde pagina) en sla de aanvraag op.
5. Je hebt nu meerdere aanvraagtabbladen (of ID’s) voor dezelfde contact. Als je meerdere aanbiedingen nodig hebt voor de geïnteresseerde partij, kun je de tweede aanbieding koppelen aan de tweede aanvraag-ID.

Ga naar Verwerken van aanvragen

1. Kopieer het ID van het aanvraag (CTRL +C).
2. Voeg de aanvraag-ID van Contacts in in het veld “Contacts-ID” (oude benaming “BTW-nummer”) in de kopgegevens (“Ordergegevens”) van de offerte/order in de Composer (CTRL + V) en klik op “Opslaan”. Contacten wordt elk uur bijgewerkt met het totaal aantal offertes/orders en het aantal vanuit Composer.
3. U kunt ook de ID in dit Composer-veld wijzigen of verwijderen. Hierdoor wordt de informatie in Contacts gewijzigd of verwijderd. 
4. Per aanvraag kunnen meerdere aanbiedingen worden opgeslagen. Contacts accepteert slechts één hoofdaanbieding en telt de andere gekoppelde aanbiedingen als “alternatieven”. Je kunt een alternatieve aanbieding verwisselen met de hoofdaanbieding in het vervolgkeuzemenu van de Contactpersonen detailweergave door te klikken op > “Offerte door alternatief vervangen”. In de rapportage telt alleen het hoofdaanbod, niet de alternatieven.
5. Per aanvraag kunnen meerdere opdrachten worden opgeslagen. Contacts neemt alle opdrachten over en de som van alle opdrachten wordt opgeslagen in de reporting.

Ga naar Verwerken van aanvragen

De beste manier om in een e-mail of ander document te verwijzen naar een vraag van Contacts is door de URL mee te sturen. Dit laatste is bijvoorbeeld handig voor ondersteuningsvragen. Dit betekent dat de Usersupport met één klik op de knop weet om welke vraag het gaat.

Voorbeeld van de URL: https://contacts.finstral.cloud/details/76710

Er kan een naam worden toegewezen aan het bouwproject voor elke aanvraag van een contactpersoon, waardoor het mogelijk wordt om verschillende aanvragen van dezelfde contactpersoon van elkaar te onderscheiden.

Het is mogelijk dat uw Finstral Contacts automatisch wordt vertaald door de browser. Daarom zie je onjuiste termen die we niet gebruiken in ons systeem. 

Hier zijn de stappen om dit te deactiveren: 

• Klik op het vertaalpictogram in de URL-balk. 
• Klik op de 3 stippen. 
• Activeer de selectie “Deze website nooit vertalen” 

Je kunt het ook direct in de browser deactiveren: 

• Klik op het menu met drie puntjes rechtsboven en selecteer Instellingen. 
• Klik op het menu-item “Talen” aan de linkerkant. 
• Navigeer naar de sectie “Google Translator” en schakel “Use Google Translator” uit. 

Vanaf nu zie je de correcte vertalingen die we hebben ingevoerd.