Actuele vernieuwingen

Nieuwe functies voor nog betere samenwerking, designverbeteringen en meer!

Deel zelf aangemaakte aanvragen met Finstral

Vanaf nu kunnen dealerpartners hun eigen aangemaakte aanvragen eenvoudig delen met Finstral. Dit verbetert de samenwerking met ontwerpers en zakelijke contacten aanzienlijk.
Om de functie te activeren, klik je op het potloodicoon in de kopgegevens van de gewenste aanvraag.
Om privacyredenen is deze functie alleen beschikbaar voor contacten van het type "Ontwerper" of "Zakelijk". Privécontacten zijn uitgesloten.
Finstral heeft normaal gesproken geen toegang tot aanvragen die door partners zijn aangemaakt – met deze nieuwe functie bepaal jij zelf wat je wilt delen.

Contactgegevens kopiëren – nu met actieve bevestiging

Je kunt nu eenvoudig contactgegevens zoals e-mailadres, telefoonnummer of klantadres kopiëren naar het klembord. Na het klikken krijg je een visuele bevestiging dat het kopiëren is gelukt.

Verbeterde kopgegevens in aanvraagdetails

De kopgegevens van de aanvraag zijn visueel en functioneel verbeterd. Verouderde blauwe iconen zijn vervangen en de invoervelden zijn duidelijker gestructureerd voor een intuïtieve bediening.

Excel-export uitgebreid met de kolom "Positie" en andere verbeteringen

De Excel-export bevat nu een extra kolom "Positie" voor nog meer overzicht.
Andere verbeteringen:

• De e-mail voor externe toewijzing is aangepast aan het nieuwe ontwerp.
• Het trefwoordbeheer is geoptimaliseerd.
• De prestaties zijn verbeterd.
• Diverse bugs zijn opgelost.

Spannende vernieuwingen in Contacts Reporting

Geoptimaliseerde periode selectie

Vanaf nu kun je de periode filter in het overzicht “Offertes” nog gerichter gebruiken: je hebt nu de keuze of je wilt filteren op de aanmaakdatum of de bewerkingsdatum van de aanvragen. Daarnaast zijn er nieuwe periodes “Halfjaar” en “Kwartaal” beschikbaar – voor nog meer flexibiliteit bij de evaluatie.

Nieuw filter voor trefwoorden

Ook nieuw is een filter voor trefwoorden. Hiermee kun je nu de afsluitpercentages gericht analyseren op basis van de trefwoorden die in de aanvragen zijn opgeslagen – ideaal voor themaspecifieke evaluaties.

Uitgebreide filter ‘Studiobezoek’

Daarnaast is de filter ‘Studiobezoek’ uitgebreid: je kunt offerteaanvragen nu gericht evalueren op basis van afzonderlijke verkooppunten binnen een organisatie – perfect om de prestaties van verschillende locaties met elkaar te vergelijken.

Wachtwoordloze toegang voor het Compendium (*alleen beschikbaar voor Finstral-medewerkers) 

Architecten hebben nu via een "Magic Link" snel en veilig toegang tot het Compendium, onze digitale bibliotheek met alle Finstral-documenten. Registratie is eenvoudig via een formulier op finstral.com. Nadat Finstral het verzoek heeft gecontroleerd, kan de toegang direct worden verleend of geweigerd in Contacts (aanvraagtype: Contacten onderhouden). Met de Magic Link kun je met één klik inloggen - zonder wachtwoord. Het is een week geldig en kan op elk moment opnieuw worden aangevraagd. 

Belangrijk: Het Compendium wordt uitsluitend goedgekeurd door medewerkers van Finstral. Architecten die navraag doen via een dealerpartner wordt gevraagd zich te registreren via het registratieformulier op finstral.com. 

Zie voor meer informatie het hoofdstuk "Contacten onderhouden (architecten)". 

Nieuwe regels voor het anonimiseren van contacten in Contacts 

Gegevensbescherming heeft bij ons de hoogste prioriteit. We hebben daarom de duur aangepast totdat contacten worden geanonimiseerd in Contacts - in overeenstemming met de regelgeving voor gegevensbescherming van alle landen waarin Finstral actief is. Je kunt de huidige regels vinden in het gedeelte "Privacy". 

Een frisse look voor je inbox - nieuwe e-mailberichten voor Contacts 

Alle e-mailberichten van Contacts verschijnen nu in het nieuwe ontwerp - perfect afgestemd op de lay-out van de applicatie. Dankzij de feedback leiden de links in de e-mails u nu rechtstreeks naar de juiste gedetailleerde weergave van jouw aanvraag - niet langer alleen naar het overzicht. Zo bespaar je tijd en ben je sneller op je bestemming! 

Moderne pictogrammen  

Uw gebruikerservaring is onze topprioriteit. Daarom hebben we de pictogrammen in Contacts gemoderniseerd. Vanaf nu gebruiken we de populaire Material Icons van Google - vertrouwd, duidelijk, mooi. Je kent ze al van de Google-apps. Zo kun je nog gemakkelijker je weg vinden. 

Documenteer je acquisitieproces (van architecten) in Contacts

Voorwaarde voor een succesvolle acquisitie, ongeacht de methode, is de continue documentatie. Een goed klantrelatiebeheer helpt om het acquisitieproces succesvol te maken. Het nieuw geïntroduceerde aanvraagtype "Contactonderhoud" biedt de mogelijkheid om met behulp van notities en specifieke acties nuttige gegevens al tijdens de acquisitiefase van het contact vast te leggen en te reflecteren. In tegenstelling tot de eerdere werkwijze maakt Contacts met dit aanvraagtype nu al documentatie mogelijk vóór een daadwerkelijke aanvraag. Dit aanvraagtype is open voor alle contacttypen, maar is vooral interessant voor het onderhouden van architectenrelaties. De acties "Architect bezoeken" en "Architect uitnodigen" documenteren de eerste ontmoetingen met het contact. Jij als verantwoordelijke verkoopmedewerker kunt de voortgang van de relatie centraal digitaal documenteren en zo efficiëntie en succes door gestructureerde klantwerving verhogen. Alleen een volledige klantgeschiedenis kan ervoor zorgen dat je ook na maanden nog weet over welke inhoud je met een contact wanneer en waar hebt gesproken. Als een acquisitieproces mogelijk niet wordt voortgezet, kan dit aanvraagtype ook worden afgebroken. Het betreffende contact wordt dan "inactief" en kan bij toekomstige evenementuitnodigingen worden genegeerd.

Herken de medewerkers van hetzelfde bedrijf

Als een bedrijfsnaam overeenkomt met die van een ander contact in de Contacts-database, wordt dit contact in de detailweergave aan de linkerkant automatisch weergegeven onder "Andere contacten van ". Een nieuw contact van het bedrijf kan handmatig worden toegevoegd met "Contact toevoegen" of het plus-icoon. Een bestaand contact kan met "Contact toevoegen" aan het bedrijf worden toegevoegd (de eerdere bedrijfsgegevens worden hierdoor overschreven). Het voordeel voor jou is dat je snel kunt zien welke contacten bij hetzelfde bedrijf werken (bijvoorbeeld meerdere architecten van een architectenbureau).

Sla afspraken op de exacte studiolocatie op bij showroomafspraken

Bij alle acties met afspraken (adviesafspraak maken, offerteoverdracht afspreken, onderhandelingsafspraak maken, enz.) kan in de toekomst de afzonderlijke studiolocatie uit een dropdownlijst worden geselecteerd. De opgegeven studio's worden per klant weergegeven. Zo kun je in de toekomst niet alleen een afsluitingspercentage met en zonder studio evalueren, maar zelfs per studiolocatie. Zo kan worden vastgesteld hoe effectief elke afzonderlijke studio wordt gebruikt.

Analyseer de redenen voor het afbreken van een aanvraag in de download

In de Excel-download zie je nu ook de opgegeven reden voor het afbreken van een aanvraag, zodat je deze kunt analyseren.

Finstral aanvragen worden na 48 uur teruggestuurd naar Finstral als er geen reactie is van de dealerpartner
Nadat Finstral een aanvraag heeft toegewezen aan een dealerpartner, heeft de dealerpartner 48 uur (werkdagen) de tijd om de aanvraag te accepteren of af te wijzen. Als er geen reactie komt, wordt de aanvraag automatisch teruggestuurd naar Finstral en doorgestuurd naar andere partners. De reden voor deze maatregel is dat aanvragen snel worden verwerkt en er zo snel mogelijk feedback moet worden gegeven aan geïnteresseerde eindklanten.

Aanvraaggeschiedenis van dealerpartners nu ook zichtbaar voor Finstral
Notities en acties die een partner documenteert bij het verwerken van een door Finstral toegewezen aanvraag zijn nu ook zichtbaar voor Finstral. Finstral kan dus de volledige geschiedenis van Finstral aanvragen bekijken, met uitzondering van de order- en offertewaarden die worden toegevoegd voor offerteaanvragen. Vragen die door de dealerpartner zelf worden aangemaakt, zijn nog steeds niet zichtbaar voor Finstral.

Nieuwe reporting 

Gebruik de geïntegreerde analyses om te zien hoeveel aanvragen je hebt, wat de conversiepercentages zijn voor de verschillende kanalen waar de aanvraag vandaan komt, welke collega’s de meeste conversies hebben en nog veel meer. Zo heb je altijd een overzicht van hoe je verkoop daadwerkelijk loopt, hoeveel offerteaanvragen er zijn en in welke fase ze zich bevinden. Met een beetje ervaring kun je op deze manier precies voorspellen welke potentiële omzet je verwacht.  

Er zijn de volgende weergaven mogelijk: 

• Overzicht Grafiek van het aantal aanvragen per aanvraagtype en tabel met alle aanvraaggegevens (ook beschikbaar om te downloaden) 
• Offertes: Conversiepercentage, status, kanaal waar de aanvraag vandaan komt, land, gebruiker en tabel met alle aanvraaggegevens (ook beschikbaar om te downloaden) 
• Monsters: Aantal monsteraanvragen per artikel en land 
• Brochures: Aantal brochureaanvragen per artikel en land 

Toelichting op de filters: 

• Verantwoordelijkheid: De organisatie-eenheid van de bewerker van de aanvraag 
• Gebruiker: bewerker van de aanvraag 
• Land: Land waar het gebouw zich bevindt 
• Status: Aanvraagstatus 
• Type: intern (in Contacts) verwerkte aanvraag of extern (per e-mail) toegewezen 
• Studiobezoek: Aanvraag met/zonder gedocumenteerd Studiobezoek 
• Gebied: Gebied van de aanvraag 
• Herkomst: Kanaal waar de aanvraag vandaan komt 
• Referrer: Herkomst van de bezoeker van de website/landingpage 
• Aanvraagtype: Type aanvraag 

Opmerking: 

Finstral kan alleen de Finstral-aanvragen van de dealerpartner beoordelen (niet de aanvragen die handmatig door de dealerpartner zijn ingevoerd) en ziet geen offerte-/opdrachtgegevens. De dealerpartner heeft daarentegen alle weergaveopties en een volledig overzicht over de reporting. 

Designupdate en functionele verbeteringen   

Gemoderniseerd ontwerp van de gebruikersinterface 

De volledige gebruikersinterface heeft een uitgebreide designupdate gekregen zonder de bestaande functies te veranderen. De interface heeft een moderner en duidelijker ontwerp, waardoor de bediening intuïtiever en aangenamer is.  

Geoptimaliseerde mobiele weergaven 

De gebruikersinterface is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten zoals tablets en smartphones, zodat je onderweg eenvoudig toegang hebt tot alle functies. Dit verbetert de gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie bij het verwerken van vragen.  

Nieuwe afdrukweergaven voor aanvragen 

We hebben de afdrukweergaven voor vragen herzien voor een duidelijkere en professionelere presentatie. Dit vergemakkelijkt het gebruik van aanvragen in gedrukte vorm en zorgt voor een beter overzicht.  

Optie om trefwoorden toe te voegen aan vragen 

Je kunt nu je eigen trefwoorden (tags) toevoegen aan je zoekopdrachten. Tags kunnen bijvoorbeeld een aanvraag gedetailleerder beschrijven (bijv. “Condominium A”), aanvragen toewijzen aan evenementen (bijv. “Studiodag”) of verwijzingen naar marketingcampagnes bevatten (bijv. “FISI-campagne”). Dit helpt je om overzicht te houden en om verzoeken sneller te categoriseren en terug te vinden. De trefwoorden (tags) kunnen voor elke aanvraag worden aangemaakt, toegevoegd en aangepast om uw manier van werken optimaal te ondersteunen. Tags kunnen alleen worden gewijzigd door de huidige redacteur van een aanvraag.  

Compacte weergave van de aanvraaglijst  

Door op het pictogram rechtsboven de aanvragenlijst te klikken, kun je de lijst compact maken zodat je meer vragen tegelijk op het scherm ziet (slechts één regel per keer). Als je meer details nodig hebt, klik je gewoon opnieuw op het pictogram om de lijst opnieuw weer te geven in normale vorm met meer informatie.  

Nieuw veld “Fiscaal identificatienummer van contact” voor contacttype “Particulier”

Het veld “Fiscaal identificatienummer van contact” is nu ook toegevoegd voor het contacttype “Particulier”. Je hebt nu de mogelijkheid het fiscaal identificatienummer in te voeren voor elk type contact (“Particulier”, “Zakelijk”, “Planner”).  Het nummer is gekoppeld aan één specifieke belastingplichtige. Het verschilt van land tot land of dit nummer vaak of minder vaak wordt gebruikt.

Verlenging van de vervaldatum voor status “Na offerteoverhandiging”

De vervaldatum voor de aanvraagstatus “Na offerteoverhandiging” is verlengd (van 24 uur naar 5 werkdagen). De reden hiervoor is de ervaring dat eindklanten meestal niet onmiddellijk reageren op de offerte, maar pas na een paar dagen

Bedrijfsnaam zichtbaar in het aanvraagoverzicht voor zakelijke contacten

De bedrijfsnaam van een zakelijk contact is nu zichtbaar in het aanvraagoverzicht. Deze wordt weergegeven in de kolom “Contact” onder de naam.

Provincies voor Portugal/Spanje

Als je bij de contactgegevens het land “Portugal” of “Spanje” selecteert, verschijnt er nu een extra veld voor het invoeren van de provincie (vergelijkbaar met Italië).

Architect Talks

De aanvragen vanuit de Architect Talks-landingpages worden rechtstreeks via Contacts toegewezen aan de organisator van het event (dealerpartner) toegewezen (voor events in Finstral Studio's aan de betreffende architectenadviseur). De Contacts-beheerders kunnen voor elk event ook een link genereren naar de deelnemerslijst, zodat deze beschikbaar is voor jullie of het eventbureau.

Nieuwe beheer voor Contacts-administrators van dealerpartners

Door in het profiel te klikken op “Gebruikersrechten”, kunnen de Contacts-administrators van je bedrijf de Contacts-rechten van de medewerkers van je organisatie als volgt aanpassen:

• de toegewezen organisatorische eenheden (OU’s) lezen en bewerken
• de toegewezen rollen lezen en bewerken
• de toegewezen meldingsinstellingen lezen en bewerken
• de toegewezen regio’s lezen en bewerken

Door in het profiel te klikken op “Administratie”, kunnen de Contacts-administrators van je bedrijf volgende aspecten voor je organisatie beheren:

• de organisatorische eenheden (OU’s) lezen en bewerken (opnieuw aanmaken, wijzigen, verwijderen)
• de verkoopregio’s lezen en bewerken (opnieuw aanmaken, wijzigen, verwijderen)
• duplicaten lezen

Calendly afspraakverzoeken geïntegreerd in Contacts

Afspraakverzoeken die rechtstreeks bij Finstral Studios zijn gemaakt via de “Calendly” tool worden nu ook ontvangen als offerteverzoeken inclusief een afspraaknotitie in Contacts en kunnen daar verder worden verwerkt. Als de afspraak wordt geannuleerd door de eindklant of contactmanager, wordt de aanvraag automatisch geannuleerd in Contacts (import per uur). Wijzigingen in afspraken worden echter niet gedocumenteerd in Contacts, maar moeten worden bekeken in het Outlook e-mailprogramma.

Formaatwijziging van het aanvraagnummer en gemakkelijker kopiëren van het aanvraagnummer

De indeling van het aanvraagnummer is gewijzigd in de aanvragenlijst en in de gedetailleerde weergave van een verzoek, zodat je de aanmaakdatum gemakkelijker kunt herkennen. Het automatisch toegewezen opeenvolgende nummer van elke aanvraag staat achter een schuine streep. U kunt nu nog eenvoudiger het nummer van de aanvraag opslaan op het klembord met het pictogram (kopiëren) achter het nummer van de aanvraag. Zodra u hierop hebt geklikt, wordt de bekende indeling van het aanvraagnummer met opeenvolgende cijfers zonder schuine streep gekopieerd en kan dit zoals gewoonlijk worden gebruikt, bijvoorbeeld om later in een Composer-aanbieding/order in te voegen.

Nieuwe filters voor contacttype en ongelezen verzoeken

Je kunt de lijst met aanvragen nu filteren op het type contactpersoon (particuliere klant, commercieel, architect) door op het filterpictogram naast de kolomkop “Contact” te klikken.

Een andere filter “ongelezen” boven de lijst met verzoeken toont alle verzoeken die als ongelezen zijn gemarkeerd. Je kunt ook beslissen of je open ongelezen en/of voltooide ongelezen aanvragen wilt zien.

Nieuwe aanvraag voor een bestaande contact toevoegen Vereenvoudigt

Als u, als huidige bewerker van een aanvraag, een andere aanvraag wilt aanmaken voor een bestaande contactpersoon, kunt u dit nu veel sneller doen met de actie “Nieuwe aanvraag aanmaken” in de gedetailleerde weergave van de aanvraag rechts boven de acties. U hoeft dan geen contactgegevens meer in te voeren, alleen de gegevens van de vraag.

Vermeldingen over de voortgang van het onderzoek verdeeld in categorieën

Tijdens een zoekopdracht (gedetailleerde weergave) zijn de items nu onderverdeeld in verschillende categorieën, zodat je bepaalde items sneller kunt vinden en niet lang naar beneden hoeft te scrollen. Eén klik op “aanvraagtekst” is bijvoorbeeld genoeg om de originele tekst van de vraag te begrijpen.

Afspraakmeldingen worden niet verzonden voor afspraken die per e-mail plaatsvinden

Zodra je “Ontvang afspraken per e-mail” hebt geactiveerd als melding in je profiel, stuurt Contacts je alle afspraken voor adviesgesprekken en de data voor het overhandigen van offertes per e-mail. We hebben nu de afspraken die “per e-mail” zijn gedocumenteerd uitgesloten van deze meldingen. De reden hiervoor is dat deze afspraken niet fysiek plaatsvinden en er dus geen Outlook-afspraak nodig is.

Nieuwe handleiding voor Finstral Contacts online

Je vindt nu een nieuwe handleiding voor Contacts met uitlegvideo’s, schermafbeeldingen en veel gestelde vragen en antwoorden onder de ondersteuningslink in het programma of in de cloud. Zo kun je snel hulp krijgen als je die nodig hebt.

De acties “Aanvraag toewijzen” & “Aanvraag extern toewijzen” samenvoegen

De twee acties “Aanvraag toewijzen” & “Aanvraag extern toewijzen” zijn gecombineerd. Contacts herkent automatisch of het verzoek intern (binnen het programma) of extern (buiten het programma, via e-mail) moet worden toegewezen. Je hoeft alleen maar te zoeken op naam, KKZ of e-mailadres en de opdracht te bevestigen.

Tweede telefoonnummer voor een contactpersoon

Bij het aanmaken van een aanvraag of direct in de contactgegevens van een bestaande contactpersoon, kun je nu een tweede mobiel telefoonnummer voor een contactpersoon invoeren via de link “Telefoon toevoegen”.

Opmerking nadat een verzoek is overgenomen door een andere verantwoordelijke persoon

Als een van je vragen wordt overgenomen en verwerkt door een andere verantwoordelijke, verschijnt er een korte notitie in het overzicht van de vragen. Deze opmerking verdwijnt zodra u de gedetailleerde weergave van deze vraag opent. Dit betekent dat je altijd op de hoogte bent van je verzoeken en snel kunt herkennen wanneer ze door anderen worden verwerkt

E-mailmelding voor afgehandelde aanvragen na overname door een andere verantwoordelijke persoon

In de profielinstellingen heb je nu de optie om de melding voor voltooide offerteaanvragen te activeren/deactiveren nadat ze zijn geaccepteerd door een andere verantwoordelijke persoon. De melding bevat alle verzoeken die een andere persoon heeft geaccepteerd en afgerond (met een positief of negatief resultaat). Je wordt op de hoogte gesteld wanneer je vraag door het team is behandeld.

Een kopie van de externe e-mail ontvangen

In de profielinstellingen heb je nu de optie om wel/niet een kopie te ontvangen van een extern toegewezen verzoek. Door deze meldingsoptie te activeren, kunt u controleren of en met welke inhoud de externe e-mail (bijvoorbeeld naar de partner) is verzonden. 

Vragenlijst toont alle afkortingen van Finstral-klanten

Voor extern toegewezen vragen ziet u alle afkortingen van Finstral-klanten (hoofdkantoor en studio’s of filialen) in de vragenlijst en de gedetailleerde weergave. U kunt zoeken naar deze Finstral klantafkortingen in de kolom “Verantwoordelijk” en bijvoorbeeld gemakkelijk alle externe vragen vinden die zijn toegewezen aan een dealerpartner (en de bijbehorende filialen).

Nieuw aanvraagtype “Evenement”

Er is nu een nieuw aanvraagtype met de titel “Evenement” onder de aanvraagtypen. Met dit aanvraagtype kun je alle aanvragenover evenementen van welke aard dan ook opslaan en ophalen.

Aanbiedingen en bestellingen gekoppeld aan Finstral Composer

U kunt nu offerte-/ordernummers en totalen rechtstreeks vanuit Composer koppelen aan Contactpersonen. In plaats van deze informatie handmatig in te voeren in Contacten, kunt u de ID van de Contacten-aanvraag invoeren in de kopgegevens van de Composer offerte/order (“Contact ID”, alt “BTW-nr.”) voor een of meer offertes/orders en zo het offerte-/ordernummer en het totaal automatisch laten overbrengen. Deze informatie is vervolgens te zien in de gedetailleerde weergave van een Contactaanvraag in het vervolgkeuzemenu “Offerte- en besteloverzicht”. De transmissie vindt momenteel elk uur plaats.

Per aanvraag kunnen meerdere aanbiedingen worden opgeslagen. Contacts accepteert slechts één hoofdaanbieding en telt de andere gekoppelde aanbiedingen als “alternatieven”. Je kunt een alternatieve aanbieding verwisselen met de hoofdaanbieding, door in het vervolgkeuzemenu van de Contactpersonen detailweergave, te klikken > “Offerte door alternatief vervangen”. In de rapportage telt alleen het hoofdaanbod, niet de alternatieven.

Rapportage met offerte- en ordergegevens

In het tweede tabblad van de rapportage werden offerte-/ordernummers en totalen toegevoegd aan de kolommen per vraag. De hoofdaanbieding met aantal en totaal plus alle bestellingen met totaal en aantal per aanvraag worden hier weergegeven.

Selectievak voor redenen van een geannuleerd verzoek

Naast je notities is er nu de optie om een reden te selecteren waarom een verzoek is geannuleerd. Er wordt onderscheid gemaakt tussen “redenen van de belanghebbende” en “redenen van ons” (Finstral en Finstral dealerpartners). Op deze manier kun je de afgebroken verzoeken in de toekomst beter analyseren.

Nieuwe velden voor architect-events

We hebben de volgende nieuwe velden toegevoegd in Contacten om deelnemers van architect-events op te slaan in Contacten: 

• Toestemming voor gegevensverwerking voor reclamedoeleinden (contactgegevens)
• Toestemming voor gegevensverwerking van bevoegde partners voor reclamedoeleinden (contactgegevens)
• Belastingnummer van de contactpersoon (contactgegevens)
• Naam deelnemer (tijdens de aanvraag en bij het downloaden)

Verzoeken van Meta

Contacten en vragen die zijn gegenereerd via Instagram/Facebook leadadvertenties (bijv. raamcheckadvertenties) worden nu ook opgenomen in Contacten. 

Selectieveld voor datum en tijd gewijzigd

Dankzij jullie feedback hebben we de presentatie van de datum en tijd voor een afspraak (consultatieafspraak, overhandiging van offerte, onderhandelingsafspraak) opnieuw geoptimaliseerd, zodat de keuze tussen een exacte datum en tijd of tijdsperiodes (bijv. “over een week”) gemakkelijker te begrijpen is. 

Aanvraaglijst met filters/zoeken per kolom, en nieuwe kolommen

De lijst aanvraaglijst bevat nu een filter/zoekfunctie per kolom, zodat afzonderlijke of meerdere aanvragen tegelijk makkelijker kunnen worden gevonden. Daarnaast zijn de kolommen “Type aanvraag”, “Bouwproject” en “Land” aangepast en toegevoegd om daarna beter te kunnen filteren. 

Meerdere aanvragen tegelijkertijd behandelen

Door een aantal aanvragen tegelijk te markeren en vervolgens te kiezen voor een van de acties “Aanvraag afhandelen”, “Opnieuw indienen”, “Offerte opnieuw indienen” of “Aanvraag beëindigen” kan een aantal aanvragen tegelijk (en dus snel) worden behandeld. 

Nieuw veld “Naam bouwproject”

In elke aanvraag kan er nu een naam/opdracht voor een bouwproject worden opgeslagen. Die naam verschijnt zowel in de aanvraaglijst als in het detailoverzicht van een bepaalde aanvraag.

Nieuw veld “Aanhef”

Er is een verplicht veld “Aanhef” (Mevr./Dhr.) toegevoegd aan de contactgegevens om het verzenden van materiaal per post te vergemakkelijken. Dit veld is ook geïntegreerd in de Excel-download.

Aanklikbare thumbnails en favorieten in het overzicht van de bestanden

Voor de geüploade bestanden van een aanvraag zijn er nu thumbnails voor gangbare bestandsformaten toegevoegd, die met één klik direct in de browser kunnen worden bekeken en vergroot. Daarnaast kunnen er bestanden als favoriet worden gemarkeerd, die daardoor altijd bovenaan in het bestandsoverzicht staan. Voorbeeld: Tijdens een adviesgesprek op locatie kunnen foto's van het object direct naar Contacts worden geüpload en bekeken.

Update Contacts

Als het werk in Contacts wordt onderbroken en er op andere tabbladen van de browser wordt gewerkt, wordt Contacts vanzelf automatisch geüpdatet. Als je terugkeert naar Contacts, zijn de gegevens dus up-to-date en hoeven ze niet handmatig opnieuw te worden geladen.

Aanvragen markeren als ongelezen

Aanvragen kunnen nadat ze zijn gelezen als ongelezen worden gemarkeerd door degene die de aanvraag bewerkt, zodat duidelijk is dat ze nog verder moeten worden afgehandeld. 

E-mailtemplates voor eindklanten

Door te klikken op het e-mailadres van de contactpersoon worden in Outlook e-mailtemplates geopend per type aanvraag en in de taal van de gebruiker. Deze kunnen dan vervolgens worden aangepast afhankelijk van de aanvraag. Ze dienen als voorstel om de geïnteresseerde te informeren over de status van zijn aanvraag.

Update Excel-download

We hebben een aantal kolommen toegevoegd aan het downloadbestand:

• Firma
• Aanhef
• Opmerkingen/commentaar
• Tijd Vervaldatum
• Locatie van de afspraak (als er een afspraak is gemaakt)
• Type bouwproject

Kennisgeving van wijziging van contactgegevens

Zodra een aanvraag toegewezen is aan een verkoopadviseur en een andere gebruiker wijzigt contactgegevens of uploadt notities/documenten binnen dit verzoek, wordt de wijziging gemarkeerd voor de verkoopadviseur in het overzicht van alle aanvragen. (Zo is de verkoopadviseur altijd op de hoogte van alle wijzigingen en aanpassingen van een aanvraag.)

Toewijzing van aanvragen over cliëntgrenzen heen

De technische voorwaarde is geschapen dat in de toekomst een interne toewijzing van aanvragen over de grenzen van de klant heen, bijvoorbeeld aan dochterondernemingen of dealerpartners, mogelijk is.

Dealer-partner aanvragen van de website in Contacts

De vragen die op de website rechtstreeks aan de dealerpartners worden gericht, zullen in de toekomst ook in Contacts worden geïntegreerd. Gedurende de tijd dat er nog geen handelspartner in het systeem werkt, worden deze in het systeem gezien als extern toegewezen verzoeken. Contacts stuurt een automatisch gegenereerde e-mail naar de dealerpartners.

Acties voor externe toewijzing

Nu is het ook mogelijk om de stappen van advies-afspraak, offerteaanvraag en opdracht plaatsen voor extern toegewezen aanvragen te documenteren. Wij onderscheiden deze externe acties in de lay-out nogmaals duidelijker van de interne acties.

Koppeling naar alle dealer partnergegevens in FinCRM

Bij een externe opdracht kunnen de in het ERP opgeslagen gegevens van een handelspartner via KKZ worden opgezocht en opgevraagd. Op dit moment is dit zoeken gebaseerd op de partners van de dealerzoeker. Dit is nu uitgebreid zodat het ALLE dealerpartners van ERP bevat en een externe toewijzing ook mogelijk is aan dealerpartners die (nog) niet geactiveerd zijn in het dealer zoeken.

Uitbreiding Excel download van de aanvragen

Wij voegen meer kolommen toe in het downloadbestand om verschillende evaluaties en de F_03 verzending te vergemakkelijken.

Zoekfunctie dealerpartners voor het extern doorsturen van aanvragen

Er zijn nu twee opties voor het extern doorsturen van aanvragen naar gebruikers buiten het Contacts-systeem:

1. De dealerpartner-zoekfunctie

   Er is een interface met FinCRM opgezet om het zoeken naar dealerpartners en hun contactgegevens te vergemakkelijken bij het extern doorsturen van aanvragen. Er kan worden gezocht op e-mailadres, klantnummer of dealernaam.
   De daarin opgenomen e-mailadressen komen overeen met veld 13 (contactpersoon) van de FinCRM-invoergegevens.

2. Handmatig invoeren van een e-mailadres naar keuze
   Extern doorsturen naar een ander e-mailadres is nog steeds mogelijk, zolang het niet gaat over een dealerpartner of interne gebruiker van Contacts.

Reporting Finstral Contacts

Voor bepaalde management-rollen is nu er een link beschikbaar voor de reporting van de inhoud van Finstral Contacts. Centraal hierbij staat het offerte-conversiepercentage.

Referrer URL in Finstral Contacts

De via de website binnenkomende aanvragen worden vanaf nu aangevuld met extra informatie over de herkomst van de website-bezoeker. Deze 'Referrer URL' komt meestal overeen met de URL van de pagina die daarvóór is bezocht en die de bezoeker naar de Finstral-website heeft geleid. Door deze informatie over de website waar de bezoeker vandaan komt, kan er beter worden gecontroleerd of marketingmaatregelen effect hebben en kunnen deze worden geoptimaliseerd.

E-mail-verwijzing bij contacten

Zodra de eindklant wordt geïnformeerd dat zijn aanvraag aan de betreffende handelspartner/planner-adviseur wordt doorgestuurd, wordt in de huidige situatie een e-mail met de betreffende contactgegevens verstuurd. Dit e-mailbericht hebben we nu bij het contact in Contacts ondergebracht: Als de gebruiker op het e-mailadres van een contact klikt, wordt het door de gebruiker ingestelde e-mailprogramma (bijv. Outlook) geopend en verschijnt er een e-mailtemplate met vooraf ingevulde tekst, onderwerp en e-mailadres van de ontvanger. Deze template kan natuurlijk altijd vóór verzending worden veranderd.

Verticale volledige tekst zoekfunctie nu ook voor mobiel

Overeenkomstig de wens van de gebruikers van Contacts zijn nu ook voor mobiel de zoekfunctie en de weergave van de zoekresultaten verticaal beschikbaar. De horizontale weergave (zodra de smartphone dwars wordt gehouden) blijft wel bestaan, zodat de gebruiker in de betreffende situatie nog overzichtelijker kan zoeken en zoekresultaten krijgt. 

Optimalisatie van de user experience

Regelmatige usability-tests en feedbackrondes hebben laten zien op welke punten de gebruikersvriendelijkheid en bediening nog geoptimaliseerd zouden moeten of kunnen worden. We hebben daarom een aantal optimatisatiemaatregelen doorgevoerd, zoals:

• De kolommen kunnen nu worden gesorteerd door eenvoudig te klikken aan de bovenkant van een kolom.
• Er wordt alleen nog maar bij Italiaanse adressen de provincie aangegeven, die via een dropdown-menu kan worden geselecteerd.
• Dropdown-keuzes kunnen nu ook worden gemaakt via de toets van de eerste beginletter.

Interface voor productmonsters en brochures van de website

Zodra in Finstral Contacts een nieuwe aanvraag wordt gedaan voor een 'productmonster' of 'brochure' kan het gewenste product/kunnen de gewenste producten vanaf nu uit een actuele lijst met alle bij Finstral verkrijgbare productmonsters/brochures worden geselecteerd, zonder dat dit dus handmatig hoeft te worden genoteerd in de tekst.

Optimalisatie van de afhandeling van website-aanvragen in Finstral Contacts.

De toewijzing in Italië is ingevoerd per postcode om de verantwoordelijkheid voor vragen nauwkeurig te verdelen tussen SGF1 en SGF2. 

Vragen die via de nu bijgewerkte HT-configurator worden gesteld, worden rechtstreeks doorgestuurd naar Finstral Contacts, waar ze direct kunnen worden bewerkt/toegewezen.

Verschillende Toewijsfouten van website-aanvragen naar Contacts zijn ook verholpen.

Zoeken in volledige tekst op datum

De zoekfunctie is uitgebreid en kan nu worden beperkt tot een specifieke periode of datum. Op die manier verschijnen alleen de resultaten die binnen de geselecteerde data vallen.

Download van de aanvraaglijst inclusief filters

Bij het downloaden van de vragenlijst wordt nu rekening gehouden met de ingestelde filters (open/afgewerkt/alle vs. de uwe) of met de zoekresultaten en wordt niet langer automatisch de volledige vragenlijst gedownload.

Nieuwe actie “Ticket heropenen”

De nieuw beschikbare actie “Heropen ticket” laat de laatste bewerker van een aanvraag toe om tickets die per vergissing gesloten werden te heropenen en de laatste actieve ticket status te her-activeren.

Bewerken en verwijderen van eigen notities      

Eigen notities in de loop van een gesprek kunnen nu worden bewerkt en achteraf verwijderd. Dit geldt niet voor notities van andere bewerkers en vermeldingen die tijdens het gesprek uitgevoerde acties documenteren (b.v. “aanvraag aangemaakt” of “afspraak voor advies gemaakt”).

Optimalisering van de externe toewijzing via e-mail

Zodra er na de externe toewijzing wijzigingen worden aangebracht in de aanvraag of in de contactgegevens (bv. nieuwe informatie over de aanvraag of adreswijzigingen), kan er nu opnieuw een externe e-mail worden gegenereerd.

Bij een externe opdracht via e-mail kunnen alle bijlagen nu via een URL worden opgehaald.

Interface voor monsters en brochures op de website   

Zodra een nieuwe aanvraag met het vraagtype “monster” of “brochure” in Finstral Contacts wordt aangemaakt, kan (kunnen) het (de) gewenste product(en) nu dienovereenkomstig worden geselecteerd uit een actuele lijst van alle bij Finstral verkrijgbare monsters/brochures (volgens de website) en hoeft (hoeven) niet meer handmatig in de tekst te worden genoteerd.

Verwerking van website-aanvragen in Finstral Contacts

Een essentieel onderdeel van deze actualisering was de voorbereiding van het systeem voor de automatische integratie en verwerking van website-aanvragen. Dit omvat functionaliteit voor het controleren van duplicaten en slimme regels voor het automatisch toewijzen van vragen aan de juiste verantwoordelijke binnen Finstral om een snel en kwalitatief eerste consult mogelijk te maken.

Zoeken in volledige tekst

De zoekfunctie is aanzienlijk verbeterd om zoeken in volledige tekst mogelijk te maken. Het is nu mogelijk vrij te zoeken in alle aanvragen of per categorie (nummer van de aanvraag, documenten, adres van het gebouw, contactgegevens, notities, verantwoordelijke).

Wijs een vervanger aan in geval van afwezigheid

Een afwezigheid (periode of terugkerende weekdag) kan nu in het profiel worden ingevoerd en een vervanger kan voor deze tijd worden aangewezen.

Nieuwe actie "Anvraag overnemen"

Met de nieuw beschikbare actie "Anvraag overnemen" kunt u gesprekken van een andere gebruiker overnemen voor verwerking en aan uzelf toewijzen. Deze actie is alleen beschikbaar voor bepaalde rollen.

Nieuwe actie “Afspraak maken”

De nieuw beschikbare actie “Afspraak maken” maakt het mogelijk om optioneel nog een afspraak te documenteren om de contractvoorwaarden te bespreken nadat de offerte is afgegeven. Deze actie is alleen beschikbaar voor bepaalde rollen (verkoopadviseur, verkoper, planner consultant, enz.).

Optimalisering van de laadtijd

De laadtijd van de aanvraaglijst is geoptimaliseerd, zodat het bekijken van een groot aantal vragen aanzienlijk wordt versneld.

Excel download lijst uitgebreid

De Excel-download van de aanvraaglijst werd aangevuld met extra kolommen (soort vraag, telefoonnummer contactpersoon, e-mailadres contactpersoon).

Type bouwproject

Bij het aanmaken van een nieuwe offerteaanvraag kan nu ook het type bouwproject (renovatie, nieuwbouw/verbouwing of overig) worden geselecteerd.

Klantnummer

Bij het plaatsen van een bestelling kan nu ook een Composer/eigen klantnummer aan het contact worden toegevoegd.

De backend bijwerken

Wij hebben belangrijke nieuwe instellingen in het systeembeheer van Finstral Contacts aangebracht en daarmee de basis gelegd voor een toekomstige uitbreiding van het aantal gebruikers.

Nieuw inzagemogelijkheid voor Indoor Service/Finstral Studio’s SGF1

Het kantoorpersoneel in Unterinn en in de Finstral Studio’s van SGF1 kan nu ook na aanvragen met beperkte gegevens zien en zo nodig de contactgegevens/notities achteraf aanpassen.

Google Maps hyperlink

Door te klikken op de contactadressen van een aanvraag wordt automatisch Google Maps geopend en wordt het adres op de kaart weergegeven. Op deze manier kan een route naar de prospect sneller worden gepland, vooral op mobiele toestellen.

Aantekeningen markeren in de loop van de aanvraag

In de loop van een aanvraag worden de teksten van de notities nu visueel sterker geaccentueerd in tegenstelling tot de documentatie van de verrichte handelingen (afspraak voor advies gemaakt op, offerte verstrekt op, opdracht verstrekt op enz.) De uitgevoerde acties worden nu ook van overeenkomstige iconen voorzien.

Adres van bouwproject in invoerscherm “Nieuwe aanvraag aanmaken”

Het is mogelijk om in het invoerscherm “Nieuwe aanvraag aanmaken” een adres voor het bouwproject in te voeren dat afwijkt van het contactadres. Indien dit niet is gespecificeerd, toont het invoerscherm nu automatisch het contactadres weer binnen het blauw gemarkeerde gebied van de aanvraag.

Details van het bouwproject

Projectwaarden kunnen nu optioneel worden toegevoegd aan het aanvraagtype “offerte”, d.w.z. offertebedrag en -nummer, orderbedrag en -nummer alsmede het samenstellingsnummer van de planner kunnen handmatig worden ingevoegd en ten alle tijden worden gewijzigd. Hier is het overzicht van de beschikbare velden per actie:

• Nieuwe aanvraag aanmaken: Planner samenstellingsnummer
• Adviesafspraak maken: Planner samenstellingsnummer, offertebedrag en -nummer (schatting)
• Verstrekking offerte overeenkomen: Planner samenstellingsnummer, offertebedrag en -nummer (zoals ingevoerd in Finstral Composer)
• Opdracht verstrekken: Planner samenstellingsnummer, offertebedrag en -nummer, orderbedrag en -nummer (zoals ingevoerd in Finstral Composer)

Mobiele weergave aanvraaglijst in liggend formaat

Zodra de functie “beeldscherm draaien” op uw smartphone is geactiveerd, kunt u uw mobiele aanvragen nu ook in liggend formaat als lijst bekijken.

Afdrukweergave voor detailweergave

Door in de browser op “afdrukken” te klikken of door de toetscombinatie CTRL+P te gebruiken verschijnt een afdrukvoorbeeld van de detailweergave van een door ons geoptimaliseerde aanvraag. Op die manier kunnen aanvragen overzichtelijk worden afgedrukt.

Filter aanvraaglijst

De filteroptie op de lijst van alle aanvragen met betrekking tot “open/afgehandelde” en “uw/alle” aanvragen werd opnieuw op een meer begrijpelijke manier gepresenteerd.

Aanvraaglijst downloaden

De volledige lijst met aanvragen kan in Excel worden gedownload. Door te klikken op “aanvraaglijst downloaden” en een beetje geduld, verschijnt de lijst in csv-formaat met alle lijstinformatie van Finstral Contacts.

Sorteren aanvraaglijst

De lijst van aanvragen kan nu alfabetisch worden gesorteerd op “contact”, “bevoegden” en “vervaldatum”. Standaard wordt de lijst gesorteerd op vervaldatum.

Contactgegevens weergeven bij het maken van afspraken

Om het maken van afspraken via telefoon/e-mail binnen de template “maak een afspraak voor advies” te vereenvoudigen, worden de contactgegevens van de betrokkene opnieuw duidelijk binnen de template weergegeven.

Mobiele weergave geoptimaliseerd

Voor gebruik onderweg hebben wij de aanvraagkaarten in de mobiele weergave opnieuw geoptimaliseerd. De contactgegevens staan nu direct in het eerste scherm en kunnen zonder verdere klikken worden opgevraagd (bellen of een e-mail sturen).

Externe toewijzing per e-mail

Aangezien het de bedoeling is dat het Finstral Contacts-systeem geleidelijk wordt ingevoerd, is er nu de mogelijkheid om vragen ook door te sturen naar personen die (nog) geen Finstral Contacts-gebruiker zijn. Dit gebeurt via de actie “aanvraag extern toewijzen”, die een automatische e-mail met alle aanvraag-details genereert en naar de externe gebruiker stuurt. De communicatie voor dit verzoek verloopt dan – zoals gebruikelijk – offline. In dit geval blijft de toegewezen persoon echter de eigenaar van de aanvraag in Finstral Contacts en wordt hem gevraagd aantekeningen/acties met betrekking tot de aanvraag daar te documenteren.

Wachtwoord wijzigen/resetten

Het wachtwoord kan binnen het profiel worden gewijzigd. Het wachtwoord zal gelden voor alle toekomstige Finstral Cloud-diensten. Als het wachtwoord vergeten is, kan het ook buiten het systeem om via e-mail opnieuw worden ingesteld.

Alt teksten

In de desktopversie hebben we korte beschrijvingen toegevoegd voor de gebruikte pictogrammen. Zij verhogen de bruikbaarheid en maken Finstral Contacts gebruiksvriendelijker.

E-mail adres niet langer een verplicht veld

Nieuwe aanvragen en de bijbehorende contactgegevens kunnen zonder e-mail adres worden ingevoerd. Op de achtergrond wordt een tijdelijk pseudo-e-mail adres aangemaakt, dat op elk moment kan worden overschreven met het juiste e-mailadres van de contactpersoon (pen boven de contactgegevens in de detailweergave van de aanvraag).

Meerdere e-mail adressen

Het is mogelijk om naast een hoofd-e-mailadres nog andere e-mail adressen voor een contactpersoon in te voeren (template “nieuwe aanvraag aanmaken” en dan “e-mail adres toevoegen” of rechtstreeks in de contactgegevens).

Voorinstelling van netnummer, taal en land

Na een invoer neemt het systeem automatisch het eerder ingevoerde netnummer, taal en land over voor de volgende invoer in het “nieuwe aanvraag aanmaken” scherm.

Kennisgeving van de ontvangst van nieuwe aanvragen/overzicht van alle aanvragen

Wij informeren onze gebruikers dagelijks en zodra een nieuwe aanvraag via e-mail is ontvangen. Dit kan naar wens worden ingesteld in het Finstral Contacts profiel. Nadat in de e-mail op “openen” is geklikt, wordt eerst om de login en het wachtwoord gevraagd voordat toegang tot Finstral Contacts wordt verleend.