Introducción manual de nuevas solicitudes

Procedimiento

1. Haz clic en la acción > “Crear una nueva solicitud” en la parte derecha de la lista de todas las solicitudes.
2. Rellena los campos obligatorios del contacto (izquierda, fondo blanco) y de la solicitud (derecha, fondo azul) y confirma. 

Explicación de campos específicos de una nueva solicitud

Tipo de contacto

En la parte izquierda de la página se encuentran tres pestañas con los tres posibles tipos de contacto en Finstral Contacts. Selecciona allí si se trata de una solicitud de un promotor de obra privado, de un promotor empresarial o de un arquitecto. Según el tipo de contacto, debajo aparecerán campos adicionales como el número de IVA, el nombre de la empresa, etc.

Dirección de correo electrónico o número de teléfono

Es obligatorio introducir en el contacto un número de teléfono o bien una dirección de correo electrónico. También puedes incluir varias direcciones de correo electrónico o números de teléfono. El prefijo se autorrellenará para las siguientes entradas tras la primera entrada. Esto agiliza las futuras creaciones de solicitudes.

Idioma

Aquí se indica el idioma del interesado. Para que no haya que seleccionarlo de nuevo cada vez, el campo siempre se autorrellena con el idioma seleccionado la última vez.

Dirección

Según el tipo de solicitud, es obligatorio introducir la dirección (si se selecciona, por ejemplo, el tipo de solicitud “Catálogos”, Contacts necesita la dirección para el envío del catálogo correspondiente). Aquí también se autorrellena el campo de selección del “País” con el último país que se haya seleccionado. Un detalle práctico: tras la introducción, basta con hacer clic en la dirección y Google Maps se abre con la ubicación correspondiente. Esto te permite planificar mejor tu ruta para ese día. 

Consentimiento para el tratamiento de datos

En cuanto creas una solicitud, tienes que documentar el consentimiento del interesado al tratamiento de datos, de acuerdo con lo previsto por la legislación europea sobre privacidad. Dependiendo de la procedencia de la solicitud, esta documentación se puede hacer de diferentes maneras: en el caso de una solicitud telefónica se documenta el momento de la llamada y la confirmación del solicitante. Si se trata de un encuentro en persona con el interesado, el consentimiento al tratamiento de datos debería darse por escrito a ser posible. El documento firmado se puede subir a Finstral Contacts.

Dirección distinta de la obra

En la parte derecha (fondo azul) de la página, puedes introducir una dirección de la obra que difiera de la dirección en los datos de contacto. Opcionalmente se dispone de un campo de texto libre para poner un nombre al proyecto de obra. En el caso de un contacto empresarial, por ejemplo, es útil diferenciar las solicitudes individuales para distintos proyectos utilizando distintas direcciones dentro de las solicitudes y dejar siempre la misma dirección de contacto.

Tipos de solicitudes

Tipo de proyecto (opcional)

Distingue aquí, por favor, entre proyectos de restructuración y obras nuevas (u otros). Este campo solo aparece en el tipo de solicitud “Presupuesto”.

Canal de contacto

Selecciona de la lista los posibles canales de los que procede la solicitud. 

Composición en el Planner

En este campo puedes establecer un enlace con una composición del Planner (5 cifras) si ya se ha hecho una con el interesado o este ya la ha hecho.

Anotaciones y archivos

Aquí tienes la posibilidad de introducir una anotación breve sobre la razón y los detalles de la solicitud. O bien introduciendo el texto directamente en el campo de introducción o copiándolo, por ejemplo, de un correo electrónico. Marca simplemente el texto deseado con el ratón y cópialo (por ejemplo, con la combinación de teclas Ctrl-C). A continuación, haz clic en el campo de anotaciones e inserta el texto allí (por ejemplo, con la combinación de teclas Ctrl-V). Los archivos adjuntados, como fotos o planos, también se pueden guardar aquí directamente en la solicitud. Los archivos que quieras adjuntar, puedes arrastrarlos en el campo de anotaciones mediante “arrastrar y soltar” (“drag & drop”). Solo tienes que clicar el símbolo del archivo y mantener la tecla del ratón pulsada, a continuación arrastrar el símbolo del archivo con el ratón hasta el campo de notas y soltarlo allí. Lo puedes hacer con todos los archivos hasta un tamaño de 20 megabytes. A continuación, puedes encontrarlos de forma ordenada en la vista detallada de la solicitud en las anotaciones o a través del enlace “Archivos cargados”, en la columna izquierda.

Reconocimiento automático de contactos existentes

Si introduces en Finstral Contacts un contacto cuya dirección de correo electrónico ya existe en Finstral Contacts, los datos de todos los demás campos se toman automáticamente del contacto existente. Nota: Si realizas nuevas entradas en estos campos, el contacto existente se sobrescribirá.

Eliminar solicitudes

Una solicitud solo la puede eliminar el creador/tramitador mientras no haya tenido lugar ninguna otra acción en la solicitud. Está previsto para el caso de que una solicitud se haya creado sin querer. Las solicitudes que el interesado haya cancelado no se borrarán, sino que se extraerán de la tramitación mediante Acción > “Finalizar solicitud”. De este modo, no se pierde información de las solicitudes finalizadas y las cancelaciones se pueden evaluar estadísticamente.