Asignar y rechazar una solicitud
En Finstral Contacts hay solo un responsable que procesa la respectiva solicitud. Si otra persona debe encargarse de la tramitación, tienes que asignar la solicitud a otra persona. La asignación también se puede anular. El nuevo responsable también puede rechazarla.
Los cambios que otros hagan tras la asignación en los datos de contacto o la anotaciones/documentos se mostrarán en el sistema al responsable vigente.
Procedimiento
- Con ayuda de la acción “Asignar solicitud” puedes buscar una persona adecuada dentro del sistema de Finstral Contacts y asignarle una solicitud para su procesamiento. A continuación de esta acción, el estado de la solicitud será “Solicitud asignada”. No es posible realizar más acciones, sino que solo aparece el nombre del nuevo responsable en la parte derecha.
- Con ayuda de la acción > “Anular asignación” revocas la asignación confirmada dentro del sistema de Finstral Contacts.
- El nuevo responsable al que se le ha asignado una solicitud puede devolver la solicitud con > “Rechazar solicitud” a la persona anterior.
- Si, tras la asignación, la persona encargada previamente hace cambios en los datos de contacto o las anotaciones/archivos, al nuevo responsable de esa solicitud se le avisa de los cambios en la lista de solicitudes.
- Si en la acción > “Asignar solicitud” se sobrepasan límites de la organización, el nuevo responsable de la otra organización en primer lugar tiene que aceptar/rechazar la solicitud que se le ha asignado para que sea posible seguir tramitando la solicitud.
Una vez que Finstral ha asignado una solicitud a un distribuidor, este dispone de 48 horas (días laborables) para aceptarla o rechazarla. Si no hay respuesta, la solicitud se devuelve automáticamente a Finstral y se reenvía a otros distribuidores. El motivo de esta medida es que las solicitudes deben tramitarse rápidamente y las respuestas a los clientes finales interesados deben enviarse lo antes posible.
Si la persona que tiene que encargarse de la tramitación no (o todavía no) trabaja con el sistema Finstral Contacts, esto se indicará correspondientemente en la misma acción y la asignación se llevará a cabo por correo electrónico. En tal caso, el responsable de la solicitud seguirá siendo la persona perteneciente al sistema. La asignación externa es irrevocable. Lo único que puedes hacer es volver a ejecutarla (un nuevo correo electrónico) o transmitir cambios en los datos de contacto con ayuda de la acción > “Comunicar cambios externamente”. Tú, como propietario de la solicitud (del tipo “Presupuesto”), podrás documentar en Finstral Contacts los pasos del usuario externo mediante las acciones que aparecen en negro “Cita de asesoramiento (externa)”, “Entrega presupuesto (externa)” y “Pedido (externo)”.