Intermediar solicitudes con partners

Con la función «Intermediar a los partners», las solicitudes de presupuesto pueden ofrecerse a varios distribuidores colaboradores adecuados. Los colaboradores que respondan más rápidamente pueden aceptar la solicitud y gestionarla posteriormente.

Finalidad de la función

La nueva función de intermediación está prevista para las solicitudes de presupuesto. Se utiliza cuando una solicitud no debe asignarse únicamente a un partner, sino ofrecerse simultáneamente o de forma escalonada a varios partners distribuidores adecuados.
El objetivo es que los partners adecuados puedan aceptar activamente la solicitud. En cuanto un partner acepta una solicitud intermediada, pasa a ser el responsable de su gestión en Contacts.

¿Cuándo se intermedia una solicitud?

Existen dos formas de intermediar una solicitud de presupuesto:

• Automáticamente mediante determinados formularios web: cuando se envía un formulario habilitado para esta función, la solicitud puede intermediarse automáticamente a partners distribuidores adecuados según la lógica de distribución configurada.
• Manualmente mediante una acción en Contacts: los empleados de Finstral con los permisos correspondientes pueden intermediar una solicitud de presupuesto existente directamente desde Contacts a uno o varios partners.

Intermediar manualmente una solicitud con un partner

Si deseas intermediar manualmente una solicitud de presupuesto, procede de la siguiente manera:

1. Abre la solicitud de presupuesto deseada en Contacts.
2. En la vista de detalles, selecciona la acción «Intermediar a los partners».
3. Comprueba con qué partners se va a realizar la intermediación de la solicitud.
4. Revisa el número máximo propuesto de partners que pueden aceptar la solicitud o ajusta el número si es necesario. Este número no puede ser superior al número de partners mostrados.
5. Confirma la acción para iniciar el proceso de intermediación.

En la ventana de selección, los partners identificados se muestran en forma de tarjetas. Los partners de la primera fase se muestran en primer lugar; debajo aparecen los partners de la segunda fase. De forma predeterminada, el número máximo de partners que pueden aceptar la solicitud está predefinido con 3. Si hay menos de tres partners adecuados, se propone el número de partners disponibles. Puedes modificar esta cifra, pero no puede ser superior al número de partners mostrados.

¿Qué ocurre después de iniciar la intermediación?

Una vez iniciada la intermediación, la solicitud original permanece en Finstral. En segundo plano, se crean copias independientes de la solicitud para los partners seleccionados. De este modo, cada partner puede aceptar o no aceptar la solicitud de forma independiente.

• La solicitud original permanece visible para Finstral.
• En la vista de detalles de la solicitud original se puede ver a qué partners se ha intermediado la solicitud.
• Los partners no pueden ver a qué otros partners se ha intermediado la misma solicitud.
• Los partners reciben una notificación y pueden aceptar la solicitud mediante el botón «Aceptar».
• Cuando un partner acepta la solicitud, pasa a ser el responsable de tramitar su copia de la solicitud.

Aceptación por parte del partner

Cuando un partner abre una solicitud intermediada a través de la notificación, se muestra un diálogo de aceptación. En este diálogo se indica que la solicitud también ha sido ofrecida a otros partners. Si la solicitud ya ha sido aceptada por otro partner, esta información se mostrará al usuario. Sin embargo, el partner no recibirá información sobre qué otros partners participan en el proceso ni sobre qué partner ha aceptado ya la solicitud.

Si ya se ha alcanzado el número máximo de aceptaciones permitidas, la solicitud ya no podrá ser aceptada. En este caso, se mostrará un mensaje indicando que la solicitud ya ha sido asignada. Además, puede mostrarse la fecha y hora de la última aceptación posible.

Lógica temporal y gestión en caso de no aceptación

La intermediación puede realizarse de forma escalonada. En una primera fase, los partners Finstral Studio tienen la posibilidad de aceptar la solicitud. Si el número máximo previsto de aceptaciones no se alcanza dentro de las 4 horas laborables, se incluirán posteriormente otros partners distribuidores adecuados. Se consideran horas laborables los días laborables de 07:00 a 19:00 horas. Si ninguna solicitud de partner ha sido aceptada en un plazo de 48 horas, la intermediación se considerará fallida y se cerrará. La solicitud original permanecerá abierta o volverá a estar pendiente y podrá volver a intermediarse o asignarse directamente.

Resumen de estados

Durante el proceso de intermediación se utilizan diferentes estados para las distintas solicitudes. Estos estados ayudan a identificar si una solicitud está siendo intermediada, si la intermediación se ha realizado con éxito o si ha fallado.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir asignando una solicitud directamente a un único partner?
Sí. La asignación manual existente a un único partner sigue estando disponible.

¿Puede un partner ver que otros partners han recibido la misma solicitud?
El partner solo recibe la indicación de que la solicitud se ha ofrecido a varios partners. No se muestran detalles sobre los demás partners.

¿Puedo modificar el número máximo de aceptaciones?
Sí. En la ventana de intermediación puede ajustarse el número propuesto, aunque únicamente hasta el número de partners mostrados.

¿Qué ocurre si ningún partner acepta la solicitud?
Si ninguna solicitud de partner ha sido aceptada en un plazo de 48 horas, la solicitud original permanecerá abierta o volverá a estar pendiente. Posteriormente podrá volver a ser intermediada o asignarse directamente.