Preguntas frecuentes

• Finstral Contacts es una aplicación desarrollada por Finstral para gestionar las solicitudes recibidas de clientes finales y potenciales. La aplicación acompaña todas las solicitudes desde el momento en que se reciben hasta que se completan o rechazan, garantizando que nada se olvide y exista en todo momento transparencia sobre los procesos de venta. 
• El sistema Finstral Contacts te ahorra tiempo en la tramitación de solicitudes.
• Al ponerlo a disposición como solución Software-as-a-Service en el navegador, siempre se trata de la versión más actual y tus datos se guardan seguros en varios servidores europeos. 
• Finstral Contacts no es un software estándar no específico para el sector que sirve para la gestión de solicitudes, sino un sistema propio desarrollado para satisfacer las exigencias de la venta de ventanas y puertas de entrada y poniendo énfasis en la facilidad de manejo.
• Finstral Contacts forma parte de la Finstral Cloud, el conjunto de herramientas digitales para ayudar a los distribuidores y montadores de ventanas. A Finstral Contacts se accede, al igual que a los demás servicios de Finstral Cloud, a través de https://finstral.cloud/. Finstral optimiza y amplía la oferta continuamente.
• Hay dos vistas principales: la vista general de las solicitudes y la vista detallada de una solicitud individual. Cada paso de una solicitud se acompaña con formularios diseñados de forma sencilla de modo que para cada acción se ha pensado en todo.
• Finstral Contacts siempre se centra en el siguiente paso. En lugar de pensar únicamente en el objetivo, es decir, el cierre de la venta, Finstral Contacts ayuda a centrarse en la actividad siguiente, que es la que, al fin y al cabo, permitirá una buena conclusión del pedido. Cuando terminas una actividad, Finstral Contacts te recuerda que debes planificar la siguiente.
• Haciendo clic en el logo Finstral Contacts en la esquina superior izquierda para volver a la pantalla de inicio (vista general de solicitudes).

Ir a Inicio sesión

• En primer lugar, inicia sesión en Finstral Contacts.
• Haz clic en el botón “Crear una nueva solicitud” en la parte derecha de la vista general de solicitudes.
• Rellena los campos obligatorios del contacto (izquierda, fondo blanco) y de la solicitud (derecha, fondo azul) y confirma. 
• Si introduces una dirección de correo electrónico que ya existe en los contactos de Finstral, todos los demás datos se toman automáticamente del contacto existente. Atención: si a continuación realiza nuevas entradas en estos campos, el contacto existente se sobrescribirá.
• La nueva solicitud se encuentra al principio de la lista de todas las solicitudes, ya que esta inicialmente siempre está ordenada por el número de solicitud.
• Un nuevo contacto solo puede crearse junto con una solicitud, nunca individualmente (excepción: vinculación de contactos).
• Como creador o editor, puedes eliminar una solicitud creada si no se han realizado más acciones. La eliminación es solo para el caso de que hayas creado la solicitud por error. Si, por ejemplo, el cliente ya no está interesado o Finstral decide no continuar con la solicitud, en lugar de eso, haz clic en la acción > “Finalizar solicitud”.

Ir a Nuevas solicitudes

• La lista está estructurada en una tabla con las siguientes columnas:
  • 1. Columna: Tipo solicitud (icono)
  • 2. Columna: ID solicitud y dirección del proyecto, incluido el nombre del mismo
  • 3. Columna: País de ubicación de la obra
  • 4. Columna: Contacto
  • 5. Columna: Estado
  • 6. Columna: Responsable
  • 7. Columna: Plazo
  • 8. Columna: Siguiente paso o más acciones posibles a través de una lista desplegable
• Significado de los filtros sobre la lista de solicitudes:
• Tus/todas las solicitudes: puedes seleccionar el filtro “Tus solicitudes” o “ Todas las solicitudes”. El filtro correspondiente se puede ajustar mediante un “toggle button” y te permite una visión determinada de las solicitudes:
  • Tus solicitudes contiene todas las solicitudes que te incumben solo a ti.
  • Todas las solicitudes contiene todas las solicitudes que incumben en general a tu equipo.
• Solicitudes abiertas/tramitadas Además, puedes seleccionar o bien el filtro “Solicitudes abiertas” o bien “Solicitudes tramitadas” marcando con un visto el filtro correspondiente.
  • Solicitudes abiertas: solicitudes que están siendo tramitadas (por ti, si al mismo tiempo has seleccionado el filtro “Tus solicitudes”; o por el equipo, si al mismo tiempo has seleccionado el filtro “Todas las solicitudes”).
  • Solicitudes tramitadas: Solicitudes que han sido finalizadas (por ti, si al mismo tiempo has seleccionado el filtro “Tus solicitudes”; o por el equipo, si al mismo tiempo has seleccionado el filtro “Todas las solicitudes”).
• Significado de los puntos de color en la columna “Plazo”:
  • Rojo: solicitudes caducadas; tramitar con urgencia
  • Naranja: solicitudes que caducarán pronto; tramitar con prontitud
  • Verde: solicitudes aún no caducadas; tramitar próximamente
• La lista se ordena, por defecto, por número de solicitud (columna “Proyecto”). Para ordenarlas según otros parámetros, haz clic en la columna correspondiente.

Ir a Vista general de todas las solicitudes

• A la izquierda (fondo en blanco) contiene los datos de contacto del cliente. A la derecha (resaltados en azul) contiene los datos relativos a la solicitud o las solicitudes de este contacto.
• Cada ficha pertenece a una solicitud. Cada solicitud está marcada con un icono según el tipo de solicitud y un ID generado automáticamente. 
• En cada pestaña se documenta el historial de la solicitud. Además, se pueden introducir anotaciones o cargar archivos (máximo 20 MB por anotación) en cualquier momento. Se puede anotar una dirección de la obra/una solicitud diferente de la dirección del contacto. La solicitud también puede estar enlazada a un contacto o a varios contactos (por ejemplo, arquitectos).
• En cada pestaña, las opciones de las acciones para la solicitud se muestran en el lado derecho: la acción que se recomienda está sobre un fondo azul oscuro. Otras acciones posibles están menos resaltadas y tienen un fondo azul claro. El estado actual de la solicitud y la fecha de vencimiento se repite de nuevo encima de las acciones. Bajo las acciones, hay acciones alternativas para descargar/borrar la solicitud, dependiendo de los permisos.

Ir a Detalles de una solicitud

• Haciendo clic en el icono de la esquina superior derecha, puedes ver tu estado y los derechos existentes y editar la configuración de tu perfil.
• Puedes editar tu perfil de la siguiente manera:
  • Notificaciones (resumen diario, mensaje cuando se asigna una solicitud, envío por correo electrónico de las citas creadas)
  • Foto de perfil, datos de contacto, idioma
  • Ausencia (Nota: si estableces una ausencia aquí, no se te puede asignar ninguna solicitud.)

Ir a Perfil de Finstral Contacts

• En la vista “Detalles de la solicitud”, puede hacer clic en “Enlazar solicitud” para enlazar una solicitud a otra persona de contacto. Este caso se da principalmente cuando un promotor de obra privado planifica un proyecto de construcción junto con un arquitecto y envía una solicitud a Finstral. 
• El contacto a enlazar puede buscarse en los contactos existentes o en los recién creados.
• Por motivos de protección de datos, solo se puede enlazar un tipo de contacto, o bien empresarial o bien arquitecto.

Ir a Otras acciones para avanzados

• Haz clic en una solicitud para visualizar los detalles. 
• Haz clic en los tres puntos de la barra del navegador en la parte superior derecha para acceder a la configuración del navegador. Selecciona allí “Imprimir” (también es posible con la combinación de teclas Ctrl + P).
• Llegarás a la vista de impresión, podrás seleccionar la impresora que prefieras e imprimir el documento (también es posible imprimirlo como PDF).

Ir a Descargar e imprimir

Hay dos posibilidades:

• No eres responsable de la solicitud. No puedes seleccionar la columna “siguiente paso” de la lista de solicitudes (texto negro) y faltan las opciones de acción en la vista detallada. El responsable aparece a la derecha en la vista detallada.
• La solicitud fue anonimizada después de 6 meses (se aplica a todos los tipos de solicitud excepto a “Presupuesto” o “Reclamación”).

Ir a Detalles de una solicitud

Para ello, hay que seguir varios pasos.

Para el tipo de solicitud “Presupuesto”, las acciones son las siguientes:

1. “Concertar una cita de asesoramiento” (documentación de asesoramiento)
2. “Fijar entrega presupuesto” (documentación entrega presupuesto)
3. En su caso, “Concertar cita de negociación” y después “Confirmar pedido” (positivo) o “Finalizar solicitud” (negativo) (feedback del cliente potencial)

Mediante la acción “Confirmar pedido” se cierra la solicitud de forma positiva en el caso de un presupuesto. El procesamiento en Finstral Contacts termina y se confirma el pedido. Se registra que la solicitud se ha convertido en un pedido. Todo lo demás (pedido a Finstral) se hace desde Finstral Composer.

Los pasos anteriores solo pueden ser realizados por determinados roles de usuario.

Ir a Tramitación de solicitudes

Finstral Contacts ofrece un control de duplicados para evitar la duplicación innecesaria de información en el sistema.

El sistema detecta automáticamente si ya existe en el sistema una dirección de correo electrónico para un nuevo contacto con su solicitud correspondiente, y propone la acción “Comprobar duplicado”. Hay tres opciones disponibles para esta acción:

1. mantener el contacto existente (e unir solicitudes)
2. elegir el nuevo contacto (e unir solicitudes)
3. añadir un nuevo contacto e introducir otra dirección de correo electrónico

Ir a Comprobar duplicado

En la página “Detalles de la solicitud”, selecciona “Poner en espera/Volver a contactar” o “Poner un presupuesto en espera/Volver a contactar”. De este modo, puedes posponer el plazo a una fecha concreta y la solicitud se marcará de nuevo en verde en la lista de solicitudes.

Ir a Otras acciones

Se trata de una advertencia de seguridad que, en este caso, no hay que tener en cuenta.

En el perfil es posible activar notificaciones “Citas tramite E-mail” seleccionando la opción “Recibido”. En cuanto planificas una cita en Finstral Contacts, el sistema te envía un correo electrónico con un archivo .ics. Haciendo doble clic en este archivo, puedes añadir la cita a tu calendario de Outlook con toda la información pertinente (nombre del contacto, dirección, hora, etc.).

Ir a Perfil de Finstral Contacts

Introduce primero la dirección de correo electrónico conocida del contacto en la pantalla “Crear nueva solicitud”. La dirección de correo electrónico permite a Finstral Contacts detectar que el contacto ya existe. Contacts realiza la recopilación automática de los datos de contacto. A continuación, puedes rellenar el área de la solicitud de la derecha con fondo azul para crear una nueva solicitud del contacto existente. En la vista detallada se mostrarán entonces varias pestañas (varias solicitudes) para este contacto.

Al hacer clic en la dirección de correo electrónico de un contacto en la vista detallada, se abre el programa de correo electrónico predeterminado del usuario de Finstral Contacts (por ejemplo, Outlook) con una plantilla que incluye un mensaje de texto, el asunto y la dirección de correo electrónico del destinatario (cliente final). Por supuesto, puedes hacer cambios en esta plantilla antes de enviar el e-mail. De este modo, puedes informar rápidamente al cliente final por correo electrónico de la tramitación de la solicitud o del reenvío de la misma al distribuidor /asesor de proyectos. Esta función existe actualmente solo para las organizaciones de Finstral.

Finstral Contacts se ha puesto a disposición de los distribuidores como servicio y muchos de ellos trabajan con la aplicación. Algunos pocos distribuidores aún no trabajan con Finstral Contacts, por lo que actualmente son usuarios “externos”. Por eso, para reenviar las solicitudes tienes que seleccionar la acción “Asignar solicitud”, en la que se reconocerá si el distribuidor es un usuario interno o externo. Si un Partner todavía no trabaja con la aplicación, el gestor del contacto (campo 13 en el FinCRM) correspondiente recibirá un e-mail con los detalles de contacto y de la solicitud de Finstral Contacts.

Para el reenvío de solicitudes hay dos opciones:

1. Búsqueda de distribuidores

Se ha creado una interfaz con FinCRM para facilitar la búsqueda de distribuidores y de sus datos de contacto en el envío externo de solicitudes. La búsqueda puede realizarse mediante la dirección de correo electrónico, sigla cliente (KKZ) o nombre del distribuidor.

2. Introducción manual de una dirección de correo electrónico

El reenvío a otra dirección de correo electrónico sigue siendo posible siempre que no se trate de un distribuidor o un usuario de Finstral Contacts.

Ir a Asignar y rechazar una solicitud

Si has hecho clic sin querer en la acción “Finalizar solicitud”, puedes revocar la cancelación haciendo clic en > “Reabrir solicitud” y reactivar así el último estado activo de la solicitud.

Ir a Finalizar o reabrir una solicitud

En primer lugar, debes comprobar si se trata realmente de la misma solicitud o de dos solicitudes/tipos de solicitud diferentes para un mismo contacto. En caso de que se reciban dos solicitudes idénticas procedentes de diferentes canales, puedes descartar una de ellas seleccionando “Finalizar solicitud” y el motivo “Duplicado”. De este modo, solo quedará una por tramitar.

Ir a Finalizar o reabrir una solicitud

Sí, esto siempre es posible haciendo clic en la lista desplegable del encabezado de la vista detallada “Presupuestos y pedidos”. Allí puedes o bien ver una solicitud enlazada con el Composer (y modificarla como corresponda en el Composer) o añadir manualmente un presupuesto. Para cambiar el estado de la solicitud al estado “Entregar presupuesto”, hay que hacer clic en la acción > “Entregar presupuesto”.

Ir a Tramitación de solicitudes

Actualmente, se centra en las solicitudes de presupuestos y el respectivo porcentaje de cierre de contratos. Se pueden mostrar los porcentajes de cierre por responsable y país, así como una visión general del estado de la solicitud. De momento, el Report (informe) solo es visible para la dirección, para los responsables de áreas estratégicas y para los jefes de ventas. En estos momentos, solo está disponible para organizaciones de Finstral.

Ir a Reporting (informes)

Si ha creado un presupuesto y varios presupuestos alternativos de mayor valor (por ejemplo, diferencia de materiales, etc.) para un cliente potencial, puedes enlazarlos/añadirlos manualmente en la misma solicitud.

Si embargo, si hay varios presupuestos de productos diferentes (por ejemplo, un presupuesto para ventanas y otro para una puerta de entrada) para un cliente potencial tendrás que enlazar/añadir manualmente una solicitud distinta para cada presupuesto.

A continuación se describe el procedimiento para crear una nueva solicitud para el mismo contacto.

1. Copia la dirección de correo electrónico del contacto (CTRL + C).
2. Ve a la lista de solicitudes y haga clic en “Crear nueva solicitud”.
3. Pega la dirección de correo electrónico copiada anteriormente en los datos de contacto de la pantalla de la izquierda (fondo blanco). Los campos restantes se rellenan automáticamente porque Contacts reconoce que este contacto ya existe. 
4. Introduce los datos necesarios para la nueva solicitud (en la pantalla de la derecha, fondo azul claro) y guarda la solicitud.
5. Ahora tienes varias solicitudes (o ID) para el mismo contacto. Si necesitas añadir más presupuestos para el cliente potencial, puedes enlazar/añadir el segundo presupuesto en el segundo ID de solicitud.

Ir a Tramitación de solicitudes

1. Copia el ID de la solicitud Contacs (CTRL +C).
2. Añade el ID en el campo “ID Contacts” (campo antiguo “Código IVA”) en el encabezado (“Datos del pedido”) del presupuesto/pedido en el Composer (CTRL + V) y haga clic en “Guardar”. Contacts actualiza el importe y el número del presupuesto del Composer cada hora.
3. También puedes editar o eliminar el ID en este campo de Composer; pero así, la información en Contacts se modifica o elimina en consecuencia. 
4. Puedes añadir varios presupuestos para cada solicitud. Contacts siempre reconoce un único presupuesto como principal y considera los otros relacionados como “alternativas”. Puedes sustituir el presupuesto principal por un presupuesto alternativo en el menú desplegable de los detalles de la solicitud haciendo clic en “Convertir la alternativa en presupuesto”. En el informe sólo se tiene en cuenta el presupuesto principal, no las alternativas.
5. Puedes añadir varios pedidos para cada solicitud. Contacts detecta todos los pedidos y la suma de todos ellos se guarda en los informes.

Ir a Tramitación de solicitudes

La mejor manera de hacer referencia a una solicitud de Contacts en un correo electrónico u otro documento es enviar la URL. Esta última es útil, por ejemplo, para las solicitudes de asistencia. De este modo, el equipo de atención al usuario sabe de qué solicitud se trata con solo pulsar un botón.

Ejemplo de URL: https://contacts.finstral.cloud/details/76710

Se puede asignar un nombre al proyecto para cada solicitud de un contacto, lo que permite diferenciar entre varias solicitudes de un mismo contacto.

Es posible que su navegador traduzca automáticamente Finstral Contacts. Por eso es posible que aparezcan términos incorrectos que no utilizamos en nuestro sistema. 

Estos son los pasos para desactivarlo: 

• Haga clic en el icono de traducción de la barra de URL. 
• Haga clic en los 3 puntos. 
• Active la selección “No traducir nunca este sitio web” 

O puede desactivarlo directamente en el navegador: 

• Haga clic en el menú de tres puntos de la parte superior derecha y seleccione Configuración. 
• Haga clic en la opción “Idiomas” del menú de la izquierda. 
• Va a la sección “Traductor de Google” y desactive “Usar el Traductor de Google”. 

A partir de ahora verá la versión de Contacts en su idioma.