Atualização mais recente

Novas funcionalidades para uma colaboração ainda mais eficaz, melhorias de design e muito mais!

Compartilhe solicitações criadas por você com a Finstral

Agora, os parceiros revendedores podem compartilhar facilmente com a Finstral as solicitações que criaram por conta própria. Isso melhora significativamente a colaboração com projetistas e contatos comerciais.
Para ativar a função, basta clicar no ícone de lápis nos dados principais da solicitação desejada.
Por motivos de proteção de dados, essa funcionalidade está disponível apenas para contatos do tipo “Projetista” ou “Comercial”. Contatos privados estão excluídos.
Normalmente, a Finstral não tem acesso às solicitações criadas pelos parceiros – com essa nova função, você decide o que deseja compartilhar.

Copiar dados de contato – agora com confirmação ativa

Agora é possível copiar facilmente dados como endereço de e-mail, número de telefone ou endereço do cliente final para a área de transferência. Após o clique, uma confirmação visual mostra se a cópia foi bem-sucedida.

Dados principais da solicitação aprimorados

Os dados principais das solicitações foram atualizados visual e funcionalmente. Os antigos ícones azuis foram substituídos e os campos de entrada foram reorganizados para uma experiência mais clara e intuitiva.

Exportação para Excel com nova coluna “Posição” e outras melhorias

A exportação para Excel agora inclui a nova coluna “Posição”, oferecendo uma visão ainda mais detalhada.
Outras melhorias:

• O e-mail para atribuição externa foi adaptado ao novo design.
• A gestão de palavras-chave foi otimizada.
• O desempenho foi aprimorado.
• Diversos erros foram corrigidos.

Novidades interessantes no Contacts Reporting

Seleção de período otimizada

A partir de agora, pode utilizar o filtro de período na visão geral «Ofertas» de forma ainda mais específica: agora pode escolher se deseja filtrar pelas datas de criação ou de edição das solicitações. Além disso, estão disponíveis os novos períodos «Semestre» e «Trimestre» – para ainda mais flexibilidade na avaliação.

Novo filtro para palavras-chave

Outra novidade é um filtro para palavras-chave. Com ele, agora pode analisar as taxas de conclusão de forma específica de acordo com as palavras-chave armazenadas nas solicitações – ideal para avaliações temáticas.

Filtro ampliado «Visita ao estúdio»

Além disso, o filtro «Visita ao estúdio» foi ampliado: agora podes avaliar as solicitações de orçamento de forma específica por pontos de venda individuais dentro de uma organização – perfeito para comparar o desempenho de diferentes locais.

Acesso sem palavra-passe ao compêndio (*disponível apenas para colaboradores Finstral) 

Os arquitetos têm agora acesso rápido e seguro ao compêndio, a nossa biblioteca digital com todos os documentos da Finstral, através de um “Magic Link”. O registo realiza-se facilmente através de um formulário disponível em finstral.com. Após análise do pedido pela Finstral, o acesso pode ser diretamente autorizado ou rejeitado no Contacts (tipo de pedido: manutenção de contacto). O Magic Link permite o acesso com apenas um clique – totalmente sem palavra-passe. É válido durante uma semana e pode ser solicitado novamente a qualquer momento. 

Importante: a autorização de acesso ao compêndio é efetuada exclusivamente por colaboradores da Finstral. Os arquitetos que efetuem o pedido através de um distribuidor partner são convidados a registar-se através do formulário de registo disponível em finstral.com. 

Para mais informações, consultar o capítulo “Manutenção de contacto (arquitetos)”. 

Novas regras para a anonimização de contactos no Contacts 

 Damos a máxima prioridade à proteção de dados. Por isso, ajustámos o prazo para a anonimização de contactos no Contacts – em conformidade com as normas de proteção de dados de todos os países onde a Finstral opera. Podes consultar as regras atuais na secção “Privacy” (Política de privacidade). 

 Novo visual para a tua caixa de entrada – novas notificações por e‑mail do Contacts 

 Todas as notificações por e-mail do Contacts possuem agora um novo design – adaptado ao layout da aplicação. Graças ao teu feedback, os links incluídos nos e-mails levam-te diretamente à vista detalhada do teu pedido – não apenas à visão geral. Assim, poupas tempo e chegas mais rapidamente ao destino! 

 Ícones modernos  

A tua experiência de utilizador é a nossa prioridade. Por isso, modernizámos os ícones do Contacts. A partir de agora, usamos os populares Material Icons da Google – familiares, claros e bonitos. Muitos já conheces das aplicações da Google. Assim, vais conseguir orientar-te ainda mais facilmente. 

Dokumentiere Deinen Akquiseprozess (von Architekten) in Contacts 

Voraussetzung für eine erfolgreiche Akquise, ganz gleich auf welchem Weg, ist die kontinuierliche Dokumentation. Ein sauberes Kundenbeziehungsmanagement hilft dabei, den Akquiseprozess erfolgreich zu gestalten. Der neueingeführte Anfragetyp „Kontaktpflege“ bietet die Möglichkeit, mittels Notizen und spezifischer Aktionen hilfreiche Daten bereits während der Akquisephase des Kontakts festzuhalten und reflektieren zu können. Im Unterschied zur bisherigen Vorgehensweise ermöglicht Contacts mit diesem Anfragetyp nun schon eine Dokumentation VOR einer tatsächlichen Anfrage. Dabei ist der Anfragetyp für alle Kontakttypen offen, insbesondere jedoch für die Pflege von Architektenbeziehungen interessant. Die Aktionen „Architekt besuchen“ und „Architekt einladen“ dokumentieren erste Treffen mit dem Kontakt. Du als zuständiger Vertriebsmitarbeiter kannst den Fortschritt der Beziehung zentral digital dokumentieren und so Effizienz und Erfolg durch strukturierte Kundengewinnung steigern. Erst eine lückenlose Kundenhistorie kann sicherstellen, dass Du auch nach Monaten noch weißt, über welchen Inhalt Du mit einem Kontakt wann und wo gesprochen hast.  Soll ein Akquiseprozess eventuell nicht fortgeführt werden, kann dieser Anfragetyp auch abgebrochen werden. Der entsprechende Kontakt wird somit „inaktiv“ und kann bei zukünftigen Event-Einladungen ignoriert werden.  

Erkenne die Mitarbeiter desselben Unternehmens  

Falls ein Unternehmensnamen mit jenem eines weiteren Kontakts in der Contacts-Datenbank übereinstimmt, wird dieser Kontakt innerhalb der Detailansicht bei den Kontaktdaten auf der linken Seite automatisch unter „Weitere Kontakte von <Unternehmensname>“ angezeigt. Ein neuer Kontakt des Unternehmens kann mittels „Kontakt hinzufügen“ oder Plus-Icon auch manuell angelegt werden. Ein bestehender Kontakt kann mittels „Kontakt hinzufügen“ zum Unternehmen hinzugefügt werden (die bisherigen Unternehmensdaten werden dadurch überschrieben). Der Vorteil für Dich ist, dass Du schnell erkennst, welche Kontakte im selben Unternehmen arbeiten (Beispiel: mehrere Architekten eines Architekturstudios).  

Speichere Termine im exakten Studio-Standort bei Schauraum-Terminen 

Bei allen Aktionen mit Terminen (Beratungstermin vereinbaren, Angebotsübergabe vereinbaren, Verhandlungstermin vereinbaren etc.) kann in Zukunft der einzelne Studio-Standort aus einer Dropdownliste ausgewählt werden. Die angegebenen Studios werden pro Mandant angezeigt. So kannst Du zukünftig nicht nur eine Abschlussquote mit und ohne Studio auswerten, sondern sogar pro Studio-Standort. Es lässt sich somit feststellen, wie effektiv jedes einzelne Studio genutzt wird. 

Analysiere die Gründe für den Abbruch einer Anfrage im Download 

Im Excel-Download siehst Du nun auch den angegebenen Grund für den Abbruch einer Anfrage, um diesen analysieren zu können. 

Finstral-Anfragen werden bei nicht erfolgter Reaktion durch Händlerpartner nach 48 Stunden an Finstral zurückgewiesen 

Nach der Zuweisung einer Anfrage durch Finstral an einen Händlerpartner hat dieser 48 Stunden (Werktage) Zeit, die Anfrage zu akzeptieren bzw. abzulehnen. Falls keine Reaktion erfolgt, wird die Anfrage automatisch an Finstral zurückgesendet und an andere Partner weitergeleitet. Grund für diese Maßnahme ist, dass Anfragen schnell bearbeitet werden und Rückmeldungen an interessierte Endkunden möglichst zeitnah erfolgen sollen. 

Anfragenverlauf der Händlerpartner nun auch für Finstral sichtbar 

Notizen und Aktionen, die ein Partner bei der Bearbeitung einer durch Finstral zugewiesenen Anfrage dokumentiert, sind ab sofort auch für Finstral sichtbar. Finstral kann somit den gesamten Verlauf der Finstral-Anfragen einsehen, mit Ausnahme der Auftrags- und Angebotswerte, die für Angebotsanfragen hinzugefügt werden. Jegliche Anfragen, die durch den Händlerpartner selbst erstellt werden, sind weiterhin für Finstral nicht einsehbar. 

Neues Reporting

Ermittle mithilfe der integrierten Analysefunktionen die Anzahl Deiner Anfragen, die Abschlussquoten für verschiedene Anfrage-Herkunftskanäle, die Verkaufskollegen mit den meisten Konvertierungen und Vieles mehr. So hast Du immer einen Überblick, wie gut Dein Verkauf tatsächlich ausgelastet ist, wie viele Angebotsanfragen es gibt und in welcher Phase sie sind. Mit ein wenig Erfahrung lassen sich so präzise Vorhersagen treffen, wie viel Geschäft Dich erwartet. 

Es gibt folgende Ansichten:

• Übersicht: Grafik zu Anzahl Anfragen pro Anfragetyp und Tabelle aller Anfrage-Daten (auch zum Download)
• Angebote: Abschlussquote, Status, Herkunftskanal, Land, Benutzer und Tabelle aller Anfrage-Daten (auch zum Download)
• Muster: Anzahl Musteranfragen pro Artikel und Land
• Broschüren: Anzahl Broschüren-Anfragen pro Artikel und Land

Erklärungen der Filter:

• Zuständigkeit: Die Organisationseinheit des Bearbeiters der Anfrage
• Benutzer: Bearbeiter der Anfrage
• Land: Land der Bauadresse der Anfrage
• Status: Anfragestatus
• Art: intern (innerhalb von Contacts) bearbeitete Anfrage oder extern (per E-Mail) zugewiesene Anfrage
• Studiobesuch: Anfrage mit/ohne dokumentierten Studiobesuch
• Gebiet: Gebiet der Anfrage
• Herkunft: Herkunftskanal der Anfrage
• Referrer: Herkunft des Besuchers der Website/Landingpage
• Anfragetyp: Typ der Anfrage

Hinweis:

Finstral kann nur die Finstral-Anfragen beim Händlerpartner auswerten (nicht die eigens durch den Händlerpartner erstellten Anfragen) und sieht keine Angebots-/Auftragswerte. Der Händlerpartner hat für seine Organisation jedoch schon die komplette Ansichtsmöglichkeit des Reportings.

Designupdate und funktionale Verbesserungen  

Modernisiertes Design der Benutzeroberfläche

Die gesamte Benutzeroberfläche hat ein umfassendes Designupdate erhalten, ohne die bestehenden Funktionen zu verändern. Die Oberfläche ist moderner und klarer gestaltet, was die Bedienung intuitiver und angenehmer macht. 

Optimierte mobile Ansichten

Die Benutzeroberfläche wurde für mobile Geräte wie Tablets und Smartphones optimiert, sodass Du auch unterwegs problemlos auf alle Funktionen zugreifen kannst. Dies verbessert die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz bei der Bearbeitung von Anfragen. 

Neue Druckansichten für Anfragen

Wir haben die Druckansichten für Anfragen überarbeitet, um eine klarere und professionellere Darstellung zu gewährleisten. Dies erleichtert die Benutzung von Anfragen in ausgedruckter Form und sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit. 

Möglichkeit, Anfragen mit Schlagworten zu versehen

Du kannst jetzt Deine Anfragen mit selbst gewählten Schlagworten (Tags) versehen. Tags können z.B. eine Anfrage näher beschreiben (z.B, “Kondominium A”), Anfragen Ereignissen zuordnen (z.B. “Studio Day”) oder Marketing Kampagnen Hinweise enthalten (z.B. “FISI-Kampagne"). Dies hilft Dir, den Überblick zu behalten und Anfragen schneller zu kategorisieren und zu finden. Die Schlagworte (Tags) können pro Anfrage erstellt, hinzugefügt und angepasst werden, um Deine Arbeitsweise optimal zu unterstützen. Tags sind nur durch den aktuellen Bearbeiter einer Anfrage veränderbar. 

Kompakte Ansicht der Anfragenliste 

Mit Klick auf das Icon oben rechts über der Anfragenliste kannst Du die Liste in eine kompakte Form bringen, um mehr Anfragen gleichzeitig (jeweils nur einzeilig) auf dem Bildschirm sehen zu können. Falls Du wiederum mehr Details benötigst, reicht ein erneuter Klick auf das Icon, um die Liste wieder in normaler Form mit mehr Informationen anzuzeigen. 

Neues Feld "Steuernummer des Kontakts" für privaten Kontakttyp 

Das Feld "Steuernummer des Kontakts" wurde jetzt auch für den Kontakttyp "Privat" hinzugefügt. Nun kannst Du dieses für jeden Kontakttyp (Privat, Gewerblich, Planer) erfassen. Die Nummer ist eindeutig einer steuerpflichtigen Person zugeordnet und ist je nach Land unterschiedlich stark in Gebrauch. 

Verlängerung Fälligkeit nach Status "Nach Angebotsübergabe" 

Die Fälligkeit einer Anfrage wurde verlängert für den Anfrage-Status "Nach Angebotsübergabe" (von 24 Stunden auf 5 Werktage). Grund ist die Erfahrung, dass Endkunden sich meist nicht direkt, sondern erst nach ein paar Tagen bezüglich des Angebots zurückmelden. 

Firmenname in der Anfrageübersicht für gewerbliche Kontakte sichtbar 

Der Firmenname eines gewerblichen Kontakts ist nun in der Anfrageübersicht. Er wird in der Spalte "Kontakt" unter dem Namen angezeigt. 

Provinzen für Portugal/Spanien 

Wenn Du in den Kontaktdaten das Land "Portugal" oder "Spanien" wählst, erscheint jetzt ein zusätzliches Feld für die Angabe der Provinz (ähnlich wie für Italien). 

Architect Talks 

Die Anfragen der Architect Talk Landingpages werden direkt dem Veranstalter des Events (Händlerpartner) innerhalb von Contacts zugewiesen (bei Events in Finstral-Studios dem entsprechenden Architektenberater). Die Contacts-Administratoren können zudem pro Event einen Link zur Teilnehmerliste generieren und diesen Euch bzw. den Event-Agenturen zur Verfügung stellen. 

Neue Verwaltung für Contacts-Administratoren von Händlerpartnern

Die Contacts-Administratoren Deines Unternehmens können mit Klick auf das Profil unter „Nutzerrechte“ die Contacts-Rechte der Mitarbeiter Deiner Organisation wie folgt anpassen:

• die zugewiesenen Organisationseinheiten lesen, bearbeiten
• die zugewiesenen Rollen lesen, bearbeiten
• die zugewiesenen Benachrichtigungseinstellungen lesen, bearbeiten
• die zugewiesenen Gebiete lesen, bearbeiten

Die Contacts-Administratoren Deines Unternehmens können mit Klick auf das Profil unter „Administration“ Contacts für Deine Organisation folgende Aspekte verwalten:

• Organisationseinheiten lesen, bearbeiten (neu erstellen, ändern, löschen)
• Vertriebsgebiete lesen, bearbeiten (neu erstellen, ändern, löschen)
• Duplikate lesen

Calendly-Termin-Anfragen in Contacts integriert

Termin-Anfragen, die über das Tool „Calendly“ direkt bei den Finstral Studios gestellt werden, gehen nun auch als Angebotsanfragen inklusive Terminnotiz in Contacts ein und können dort weiter bearbeitet werden. Eine Absage des Termins durch den Endkunden oder Kontaktmanager führt automatisch zum Abbruch der Anfrage in Contacts (stündlicher Import). Jegliche Terminänderungen werden jedoch nicht in Contacts dokumentiert, sondern müssen entsprechend im E-Mail-Programm Outlook eingesehen werden.

Formatänderung der Anfragennummer und leichteres Kopieren der Anfragennummer

Das Format der Anfragennummer wurde bei der Anfragenliste und Detailansicht einer Anfrage geändert, sodass Du leichter das Erstellungsdatum erkennen kannst. Die automatisch vergebene fortlaufende Nummer einer jeden Anfrage befindet sich nach einem Schrägstrich. Die Anfragennummer kannst du jetzt noch einfacher per Icon (Kopieren) hinter der Anfragennummer in die Zwischenablage speichern. Sobald Du dieses geklickt hast, wird das altbekannte Anfragennummer-Format mit fortlaufenden Ziffern ohne Schrägstrich kopiert und kann wie gewohnt zum Beispiel für das anschließende Einfügen in einem Composer-Angebot/-Auftrag verwendet werden.

Neue Filter für Kontakttyp und ungelesene Anfragen

Du kannst nun per Klick auf das Filter-Icon neben der Spaltenüberschrift „Kontakt“ die Anfragenliste gemäß des Kontakt-Typs (privater Bauherr, gewerblich, Planer) filtern.

Ein weiterer Filter „ungelesen“ oberhalb der Anfragenliste zeigt dir alle Anfragen an, die als ungelesen markiert wurden. Du kannst zusätzlich entscheiden, ob Du offene ungelesene und/oder erledigte ungelesene Anfragen sehen möchtest.

Erstellung einer neuen Anfrage für einen bestehenden Kontakt vereinfacht

Möchtest Du als aktueller Bearbeiter einer Anfrage eine weitere Anfrage für einen bestehenden Kontakt erstellen, kannst Du das nun viel schneller über die Aktion „Neue Anfrage erstellen“ in der Detailansicht der Anfrage rechts oberhalb der Aktionen machen. Du musst dann keine Kontaktdaten mehr eingeben, sondern nur noch die Anfrage-Details.

Einträge zum Verlauf der Anfrage in Kategorien unterteilt

Im Verlauf einer Anfrage (Detailansicht) sind die Einträge nun in unterschiedliche Kategorien unterteilt, sodass Du bestimmte Einträge schneller auffinden kannst und nicht lang nach unten scrollen musst. Ein Klick auf „Anfragetext“ genügt zum Beispiel, damit Du den ursprünglichen Text der Anfrage verstehst.

Termin-Benachrichtigung wird nicht versendet bei Terminen, die per E-Mail stattfinden

Sobald Du in Deinem Profil „Termine per E-Mail erhalten“ als Benachrichtigung aktiviert hast, versendet Contacts alle Beratungstermine und Angebotsübergabetermine an Dich per E-Mail. Wir haben nun jene Termine, die „per E-Mail“ dokumentiert wurden, bei diesen Benachrichtigungen ausgenommen. Grund ist, dass diese Termine nicht physisch stattfinden und somit auch kein Outlook-Termin benötigt wird.

Neues Handbuch für Finstral Contacts online 

Du findest jetzt unter dem Support-Link im Programm oder in der Cloud ein neues Contacts-Handbuch mit Erklärvideos, Screenshots und häufigen Fragen & Antworten. So kannst Du Dir schnell Hilfe holen bei Bedarf. 

Zusammenführung der Aktionen „Anfrage zuweisen“ & „Anfrage extern zuweisen“ 

Die zwei Aktionen „Anfrage zuweisen“ & „Anfrage extern zuweisen“ wurden zusammengefasst. Contacts erkennt selbständig, ob die Anfrage intern (innerhalb des Programms) oder extern (außerhalb des Programms, per E-Mail) zugewiesen werden muss. Du musst lediglich nach Name, KKZ oder E-Mail-Adresse suchen und die Zuweisung bestätigen. 

Zweite Telefonnummer für einen Kontakt 

Bei der Erstellung einer Anfrage oder direkt in den Kontaktdaten eines bestehenden Kontakts kannst Du jetzt über den Link „Telefon hinzufügen“ eine zweite Mobil-Telefonnummer für eine Kontaktperson hinterlegen. 

Notiz nach Übernahme einer Anfrage durch anderen Zuständigen 

Wenn eine Deiner Anfragen von einem anderen Zuständigen übernommen und bearbeitet wird, erscheint in der Anfragenübersicht eine kurze Notiz dazu. Diese Notiz verschwindet, sobald Du die Detailansicht dieser Anfrage öffnest. So weißt Du immer Bescheid über Deine Anfragen und erkennst schnell, wenn diese durch andere bearbeitet werden. 

E-Mail-Benachrichtigung für erledigte Anfragen nach Übernahme durch anderen Zuständigen 

In den Profileinstellungen hast Du jetzt die Möglichkeit, die Benachrichtigung für erledigte Angebotsanfragen nach Übernahme durch einen anderen Zuständigen zu aktivieren/deaktivieren. Die Benachrichtigung enthält alle Anfragen, welche eine andere Person übernommen und erledigt hat (mit positivem oder negativem Ausgang). So wirst Du informiert, wenn Deine Anfragen im Team erledigt wurden. 

Kopie der externen E-Mail erhalten 

In den Profileinstellungen hast Du jetzt die Möglichkeit, die Kopie einer extern zugewiesen Anfrage zu erhalten/nicht zu erhalten. Bei Aktivierung dieser Benachrichtigungsoption kannst Du kontrollieren, ob und mit welchem Inhalt die externe E-Mail (z.B. an den Partner) versendet wurde.  

Anfrageliste zeigt alle Finstral-Kundenkürzel 

Für extern zugewiesene Anfragen siehst Du alle Finstral-Kundenkürzel (Hauptsitz und Studios bzw. Filialen) in der Anfrageliste und Detailansicht. Du kannst so nach diesen Finstral-Kundenkürzeln in der Spalte „Zuständig“ suchen und z.B. alle extern an einen Händlerpartner (und die dazugehörigen Filialen) zugewiesenen Anfragen bequem finden. 

Neuer Anfragetyp „Event“ 

Unter den Anfragetypen gibt es jetzt einen neuen Anfragetyp mit dem Titel „Event“. Du kannst alle Anfragen bezüglich Veranstaltungen jeglicher Art mit diesem Anfragetyp speichern und wiederfinden. 

Angebote und Aufträge mit dem Finstral Composer verknüpft

Angebots-/Auftragsnummern und -summen kannst Du jetzt direkt aus dem Composer mit Contacts verknüpfen. Anstatt diese Informationen manuell in Contacts einzufügen, kannst Du in den Kopfdaten des Composer Angebots/Auftrags („Contacts-ID“, alt „Mwst.-Nr.“) bei einem oder mehreren Angeboten/Aufträgen die ID der Contacts-Anfrage angeben und so die Angebots-/Auftragsnummer und -summe automatisch übertragen lassen. Diese Informationen sind dann in der Detailansicht einer Contacts-Anfrage im Klappmenü „Angebots- und Auftragsübersicht“ zu sehen. Die Übertragung ist derzeit stündlich.

Pro Anfrage können mehrere Angebote hinterlegt werden. Contacts übernimmt immer nur ein Hauptangebot und zählt die weiteren verknüpften Angebote als „Alternativen“. Du kannst im Aufklappmenü der Detailansicht von Contacts mit Klick auf > „Alternative zum Angebot machen“ ein alternatives Angebot mit dem Hauptangebot tauschen. Im Reporting zählt nur das Hauptangebot, nicht aber die Alternativen.

Reporting mit Angebots- und Auftragsdaten

Im zweiten Tab des Reportings wurden Angebots-/Auftragsnummern und -summen in den Spalten pro Anfrage ergänzt. Hier wird jeweils das Hauptangebot mit Nummer und Summe sowie alle Aufträge mit Summe und Nummer pro Anfrage angezeigt.

Auswahlbox für Gründe einer abgebrochenen Anfrage

Zusätzlich zu Deinen Notizen gibt es nun die Möglichkeit für Dich, einen Grund auszuwählen, warum eine Anfrage abgebrochen wurde. Dabei wird zwischen „Gründen des Interessenten“ und „Gründen für uns“ (Finstral und Finstral Händlerpartner) unterschieden. Du kannst so die abgebrochenen Anfragen in Zukunft besser analysieren.

Neue Felder für Architekten-Events

Wir haben folgende neue Felder in Contacts hinterlegt, um Teilnehmer der Architekten-Events in Contacts zu speichern: 

• Zustimmung zur Datenverarbeitung zu Werbezwecken (Kontaktdaten)
• Zustimmung zur Datenverarbeitung autorisierter Partner zu Werbezwecken (Kontaktdaten)
• Steuernummer des Kontakts (Kontaktdaten)
• Teilnehmername (im Verlauf der Anfrage und im Download)

Anfragen von Meta

Kontakte und Anfragen, die über Instagram/Facebook Lead-Ads (z. B. Fenster-Check Ads) generiert werden, gehen nun auch in Contacts ein. 

Auswahlfeld für Datum und Uhrzeit geändert

Bei der Angabe von Datum und Uhrzeit für eine Terminvereinbarung (Beratungstermin, Angebotsübergabe, Verhandlungstermin) haben wir dank Eures Feedbacks die Darstellung nochmals optimiert, sodass die Auswahl zwischen eines exakten Datums und der Uhrzeit oder der Zeiträume (z. B. „in einer Woche“) verständlicher wird.

Anfrageliste mit Filtern/Suchen pro Spalte und neuen Spalten

Die Anfrageliste enthält nun einen Filter bzw. eine Suchfunktion pro Spalte, sodass einzelne oder mehrere Anfragen besser auffindbar sind. Zudem wurden die Spalten „Anfragetyp“, „Bauvorhaben“ und „Land“ angepasst und hinzugefügt, um danach besser filtern zu können. 

Bearbeitung von mehreren Anfragen gleichzeitig

Mehrere Anfragen können markiert und mit den Aktionen „Anfrage erledigen“, „Auf Wiedervorlage legen“, „Angebot auf Wiedervorlage legen“ und „Anfrage beenden“ gleichzeitig und so daher schneller bearbeitet werden.

Neues Feld „Bauvorhaben Name“

Es kann nun ein Name / eine Kommission für ein Bauvorhaben in jeder Anfrage hinterlegt werden. Der Name erscheint sowohl in der Anfrageliste als auch in der Detailansicht einer Anfrage.

Neues Feld „Anrede“

Die Kontaktdaten sind um ein verpflichtendes Feld „"Anrede" (Frau/Herr) erweitert worden, um den postalischen Versand von Materialien zu erleichtern. Dieses Feld ist ebenfalls im Excel-Download integriert.

Klickbare Thumbnails und Favoriten für Dateien im Überblick

Für die hochgeladenen Dateien einer Anfrage gibt es jetzt Thumbnails für gängige Dateiformate, die mit Klick direkt im Browser angesehen und vergrößert werden können. Zudem ist eine Kennzeichnung von Datei-Favoriten möglich, die dank dieser Markierung immer am Anfang der Dateiübersicht stehen. Beispiel: Bei einer Verkaufsberatung vor Ort können vom Objekt direkt die Fotos in Contacts hochgeladen und angesehen werden.

Aktualisierung Contacts

Wird die Arbeit in Contacts unterbrochen und auf anderen Tabs des Browsers gearbeitet, aktualisiert sich Contacts regelmäßig automatisch selbst. Bei Rückkehr zu Contacts, sind die Daten somit aktuell und müssen nicht manuell neu geladen werden.

Anfragen als ungelesen markieren

Anfragen können durch den aktuellen Bearbeiter jeweils nach dem Lesen wieder als ungelesen markiert werden, damit sie für die spätere Bearbeitung erneut hervorgehoben werden. 

E-Mail Vorlagen für Endkunden

Per Klick auf die E-Mail-Adresse des Kontakts öffnen sich im Outlook E-Mail-Vorlagen pro Anfragetyp und Benutzer-Sprache, die vor dem Versenden individuell angepasst werden können. Sie dienen als Vorschlag, um die Interessenten zum Status ihrer Anfrage zu informieren.

Erweiterung Excel-Download

Wir haben weitere Spalten in der Download-Datei ergänzt:

• Firma
• Anrede
• Notizen / Kommentare
• Uhrzeit Fälligkeit
• Ort der Termine (falls ein Termin vereinbart ist)
• Art Bauvorhaben

Benachrichtigung bei Änderung Kontaktdaten

Sobald einem Verkaufsberater eine Anfrage zugewiesen wird und ein anderer Benutzer innerhalb dieser Anfrage Kontaktdaten ändert oder Notizen/Dokumente hochlädt, wird die Änderung dem Verkaufsberater in der Übersicht aller Anfragen gekennzeichnet. (So ist der Verkaufsberater immer über sämtliche Änderungen und Anpassungen einer Anfrage informiert.)

Anfragenzuweisung über Mandantengrenzen hinaus

Es wird die technische Voraussetzung geschaffen, dass in Zukunft eine interne Zuweisung von Anfragen über Mandantengrenzen hinaus, z. B. an Tochterunternehmen oder Händlerpartner, möglich ist.

Händlerpartner-Anfragen der Website in Contacts

Auch jene Anfragen, die sich auf der Website direkt an Händlerpartner richten, werden in Zukunft in Contacts integriert. In der Zeit, in der noch kein Händlerpartner im System arbeitet, werden diese als extern zugewiesene Anfragen im System zu sehen sein. Contacts wird den Händlerpartnern eine automatisch generierte E-Mail senden.

Aktionen für die externe Zuweisung

Jetzt ist es möglich, auch bei extern zugewiesenen Anfragen die Schritte Beratungstermin, Angebotsübergabe und Auftragserteilung zu dokumentieren. Wir unterscheiden diese externen Aktionen nochmals im Layout deutlicher von den internen Aktionen.

Schnittstelle zu allen Händlerpartner-Daten im FinCRM

Bei externer Zuweisung können die im ERP hinterlegten Daten eines Händlerpartners per KKZ durchsucht und abgerufen werden. Im Moment basiert diese Suche auf den Händlerpartnern der Händlersuche. Das wurde nun erweitert, sodass diese ALLE Händlerpartner des ERPs enthält und eine externe Zuweisung auch an Händlerpartner möglich wird, die (noch) nicht in der Händlersuche freigeschaltet sind.

Erweiterung Excel-Download der Anfragen

Wir ergänzen weitere Spalten in der Download-Datei, um verschiedene Auswertungen und den F_03-Versand zu erleichtern.

Händlerpartnersuche für die externe Weiterleitung von Anfragen        

Bei der externen Weiterleitung von Anfragen an Nutzer außerhalb des Contacts Systems gibt es nun zwei Optionen: 

1. Die Suche nach Händlerpartnern 

   Es wurde eine Schnittstelle zum FinCRM eingerichtet, um bei der externen Weiterleitung von Anfragen die Suche nach Händlerpartnern und deren Kontaktdaten zu erleichtern. Die Suche des Händlers kann nach E-Mail-Adresse, KKZ oder Händlerpartnername durchgeführt werden.

   Die darin enthaltenen E-Mail-Adressen entsprechen Feld 13 (Kontaktmanager) der FinCRM Einträge.

2. Die manuelle Eingabe einer E-Mail-Adresse eurer Wahl

   Eine externe Weiterleitung an eine andere E-Mail-Adresse ist immer noch möglich, solange es keinen Händlerpartner oder internen Contacts-Benutzer betrifft.

Reporting Finstral Contacts

Für bestimmte Management-Rollen steht nun ein Link zum Reporting der Inhalte von Finstral Contacts zur Verfügung. Im Vordergrund steht die Auswertung der Abschlussquote.

Referrer URL im Finstral Contacts

Die eingehenden Website-Anfragen werden ab sofort mit einer zusätzlichen Information bezüglich Herkunft eines Webseitenbesuchers angereichert. Diese „Referrer URL“ entspricht in der Regel der zuvor besuchten URL, von der aus der Besucher auf die Finstral-Website gekommen ist. Durch die Auswertung von Herkunftsseiten können Marketingmaßnahmen besser überprüft und im Hinblick auf ihre Effektivität bewertet und optimiert werden.

E-Mail-Verweis bei Kontakten

Sobald der Endkunde bezüglich der Weiterleitung seiner Anfrage an Händlerpartner/Planerberater informiert werden soll, wird derzeit eine E-Mail inklusive der entsprechenden Kontaktdaten versendet. Diese E-Mail-Benachrichtigung haben wir nun beim Kontakt in Contacts hinterlegt: Bei Klick auf die E-Mail-Adresse eines Kontakts öffnet sich das vom Benutzer eingestellte E-Mail-Programm (z.B. Outlook) und zeigt ein E-Mail-Template mit vordefiniertem Text, Betreff und der E-Mail-Adresse des Empfängers. Diese Vorlage kann natürlich vor Versand noch entsprechend verändert werden.

Vertikale Volltext-Suche auch mobil

Auf Wunsch der Contacts Benutzer wurden nun auch die Suchfunktion und die Ansicht der Suchergebnisse vertikal mobil verfügbar gemacht. Die horizontale Sichtweise (sobald das Smartphone quer gehalten wird) behalten wir ebenfalls bei, um bei Bedarf eine für den Nutzer noch übersichtlichere Suche und Listenansicht zu gewährleisten.

Optimierung der User Experience

Regelmäßige Usability-Tests und Feedbackrunden haben Bedürfnisse und Optimierungspotenziale in der Nutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit gezeigt. Wir haben daher verschiedene Optimierungen vorgenommen, wie zum Beispiel folgende:

• Die Sortierung der Spalten funktioniert nun mittels simplen Klicks auf den Spaltenkopf.
• Die Provinz der Adresse wird nur noch bei italienischen Adressen angezeigt und ist via Dropdown auswählbar.
• Dropdown-Einträge sind nun auch über die Tastatureingabe der ersten Anfangsbuchstaben auswählbar.

Schnittstelle zu Muster und Broschüren der Website

Sobald im Finstral Contacts eine neue Anfrage mit Anfrage-Typ „Muster“ oder „Broschüre“ erstellt wird, kann man ab sofort das gewünschte Produkt bzw. die gewünschten Produkte aus einer aktuellen Liste mit allen bei Finstral verfügbaren Mustern/Broschüren (gemäß Website) entsprechend auswählen - ohne es bzw. sie im Text manuell notieren zu müssen.

Optimierung der Website-Anfragen-Bearbeitung im Finstral Contacts

Die Zuweisung in Italien wurde pro Postleitzahl eingeführt, um die Zuständigkeit für Anfragen zwischen SGF1 und SGF2 genau zu unterscheiden. 

Anfragen, die über den jetzt aktualisierten HT-Konfigurator gestellt werden, werden direkt an Finstral Contacts übertragen und können dort direkt bearbeitet/zugewiesen werden.

Es wurden zudem verschiedene Übertragungsfehler von Website-Anfragen an Contacts gelöst.

Volltext-Suche nach Datum

Die Suchfunktion wurde erweitert und kann nun auf einen bestimmten Zeitraum bzw. Zeitpunkt begrenzt werden. So erscheinen nur jene Ergebnisse, die innerhalb der gewählten Daten liegen.

Download der Anfrageliste berücksichtigt Filter

Bei Download der Anfrageliste werden nun die eingestellten Filter (offen/erledigt/alle vs. Deine) bzw. Suchergebnisse berücksichtigt und nicht mehr jeweils automatisch die gesamte Anfrageliste heruntergeladen.

Neue Aktion „Anfrage wieder eröffnen“

Die neu verfügbare Aktion „Anfrage wieder eröffnen“ ermöglicht es dem letzten Bearbeiter einer Anfrage, versehentlich beendete Anfragen wieder zu eröffnen und den letzten aktiven Anfragestatus zu reaktivieren. 

Bearbeiten und Löschen von eigenen Notizen     

Eigene Notizen im Verlauf einer Anfrage können nun nachträglich bearbeitet und gelöscht werden. Davon ausgenommen sind Notizen anderer Bearbeiter und Einträge, die durchgeführte Aktionen (z. B. „Anfrage erstellt“ oder „Beratungstermin vereinbart“) im Verlauf der Anfrage dokumentieren.

Optimierung der externen Zuweisung via E-Mail

Sobald nach der externen Zuweisung Änderungen innerhalb der Anfrage oder bei den Kontaktdaten vorgenommen werden (z. B. neue Informationen zur Anfrage oder Adressänderungen), kann nun nochmals eine externe E-Mail generiert werden.

Bei der externen Zuweisung via E-Mail sind nun alle Anhänge via URL abrufbar.

Schnittstelle zu Mustern und Broschüren der Website    

Sobald im Finstral Contacts eine neue Anfrage mit Anfrage-Typ „Muster“ oder „Broschüre“ erstellt wird, kann nun das/die gewünschte/n Produkt/e aus einer aktuellen Liste mit allen bei Finstral verfügbaren Mustern/Broschüren (gemäß Website) entsprechend gewählt und muss nicht mehr im Text manuell notiert werden.

Website-Anfragen Bearbeitung im Finstral Contacts

Wesentlicher Bestandteil dieses Updates war die Vorbereitung des Systems für die automatische Integration und Bearbeitung der Website-Anfragen. Dazu gehören die Funktionalität für die Überprüfung von Dubletten und smarte Regeln für die automatisierte Zuweisung der Anfragen an die korrekten Zuständigen innerhalb von Finstral, um eine schnelle und hochwertige Erstberatung zu ermöglichen.

Volltext-Suche

Die Suchfunktion wurde wesentlich erweitert und eine Volltext-Suche ermöglicht. Es kann nun frei in allen Anfragen oder pro Kategorie (Anfragenummer, Dokumente, Bauadresse, Kontaktdaten, Notizen, Zuständige Person) gesucht werden.

Neue Aktion „Anfrage übernehmen“

Die neu verfügbare Aktion „Anfrage übernehmen“ ermöglicht es, Anfragen eines anderen Benutzer zur Bearbeitung zu übernehmen und sich selbst zuzuweisen. Diese Aktion steht nur bestimmten Rollen zur Verfügung.

Bei Abwesenheit eine/n Vertreter/in bestimmen

Im Profil kann nun eine Abwesenheit (Zeitraum oder wiederkehrender Wochentag) eingetragen und ein Vertreter für diese Zeit bestimmt werden.

Neue Aktion „Verhandlungstermin vereinbaren“

Die neu verfügbare Aktion „Verhandlungstermin vereinbaren“ macht es nach der Angebotsübergabe möglich, optional einen weiteren Termin zur Besprechung der Vertragskonditionen zu dokumentieren. Diese Aktion steht nur bestimmten Rollen zur Verfügung (Verkaufsberater, Verkäufer, Planerberater etc.)

Optimierung der Ladezeit

Die Ladezeit für die Anfrageliste wurde optimiert, sodass die Ansicht einer Vielzahl von Anfragen erheblich beschleunigt wurde.

Excel-Download Liste erweitert

Der Excel-Download der Anfrageliste wurde mit weiteren Spalten ergänzt (Anfrage-Typ, Telefonnummer Kontakt, E-Mail-Adresse Kontakt). 

Art des Bauvorhabens

Bei Erstellung einer neuen Angebots-Anfrage kann nun auch der Typ des Bauvorhabens (Sanierung, Neu-/Umbau oder Sonstiges) gewählt werden.

Kundennummer

Bei Auftragserteilung kann nun auch eine Composer-Nr./eigene Kundennummer zum Kontakt hinzugefügt werden.

Aktualisierung des Backends

Wir haben wichtige neue Einstellungen in der Systemverwaltung von Finstral Contacts vorgenommen und damit die Grundlage für eine zukünftige Ausweitung der Benutzerzahl gelegt.

Neue Ansicht für Innendienst/Finstral Studios SGF1

Die Mitarbeiter im Innendienst Unterinn und in den Finstral Studios von SGF1 sind nun in der Lage, Anfragen auch nach Zuweisung mit limitierten Daten zu sehen und ggf. Kontaktdaten/Notizen nachträglich anzupassen.

Unter den „Offenen Anfragen“ findet ihr nun jene Anfragen, die ihr bearbeiten müsst (Zuständig: Euer Name) und jene Anfragen, die ihr zugewiesen habt (Zuständig: anderer Name). In den zugewiesenen Anfragen können die Kontaktdaten nachträglich angepasst sowie auch Notizen hinzugefügt werden. Ihr seht allerdings nicht die nach der Zuweisung weiterführenden Aktionen mit der Anfrage. Unter den „Erledigten Anfragen“ findet ihr nun die insgesamt abgeschlossenen Anfragen.

Google Maps Hyperlink

Bei Klick auf die Kontaktadressen einer Anfrage wird automatisch Google Maps geöffnet und die Adresse auf der Karte angezeigt. Auf diese Weise kann vor allem auf mobilen Endgeräten schneller eine Route zum Interessenten geplant werden.

Hervorhebung von Notizen im Verlauf der Anfrage

Im Verlauf einer Anfrage werden die Texte der Notizen nun im Gegensatz zur Dokumentation der durchgeführten Aktionen (Beratungstermin erstellt am, Angebotsübergabe vereinbart am, Auftrag erteilt am, etc.) visuell stärker hervorgehoben, um deren Inhalte schnell auffindbar zu machen und die Wichtigkeit zu unterstreichen. Die durchgeführten Aktionen werden zudem mit den entsprechenden Icons versehen.

Adresse Bauvorhaben in Eingabemaske „Neue Anfrage erstellen“

Es ist möglich, eine von der Kontaktadresse abweichende Adresse für das Bauvorhaben in der Eingabemaske „Neue Anfrage erstellen“ einzugeben. Wird diese nicht angegeben, zeigt die Eingabemaske nun automatisch die Kontaktadresse innerhalb des blau hinterlegten Bereichs der Anfrage an.

Mobile Ansicht Anfrageliste im Querformat

Sobald die Funktion „Bildschirm drehen“ auf dem Smartphone aktiviert ist, können die Anfragen mobil auch im Querformat als Liste gesehen werden.

Druckansicht für Detailansicht

Bei Klick auf „Drucken“ im Browser oder mithilfe der Tastenkombination STRG+P erscheint eine von uns optimierte Druckansicht der Detailansicht einer Anfrage. So können Anfragen übersichtlich ausgedruckt werden.

Filter Anfrageliste

Die Filtermöglichkeit auf der Liste aller Anfragen bezüglich „Offene/Erledigte“ sowie „Deine/Alle“ Anfragen wurde nochmals verständlicher dargestellt.

Download Anfrageliste

Die gesamte Anfrageliste kann in Excel heruntergeladen werden. Bei Klick auf „Download Anfrageliste“ und ein wenig Geduld erscheint die Liste im csv-Format mit allen Listeninformationen aus Finstral Contacts.

Sortierung Anfrageliste

Die Anfrageliste kann nun nach „Kontakt“, „Zuständigen“ und „Fälligkeit“ alphabetisch sortiert werden. Als Standard ist die Liste nach Fälligkeit sortiert.

Anzeige Kontaktdaten bei Terminvereinbarungen

Um die effektive Terminvereinbarung via Telefon/E-Mail innerhalb der Maske „Beratungstermin vereinbaren“ zu vereinfachen, zeigen wir die jeweiligen Kontaktdaten nochmals übersichtlich innerhalb der Maske an.

Mobile Anzeige optimiert

Für den Gebrauch unterwegs haben wir die Anfragenkarten in der mobilen Ansicht nochmals optimiert. Die Kontaktdaten befinden sich nun direkt auf der ersten Ansicht und können ohne weitere Klicks aufgerufen werden (anrufen bzw. E-Mail schreiben).

Externe Zuweisung per E-Mail

Da die Einführung des Finstral Contacts-Systems schrittweise geplant ist, gibt es nun die Möglichkeit, Anfragen auch an Personen weiterzuleiten, die (noch) nicht Finstral Contacts-Nutzer sind. Dies geschieht über die Aktion „Anfrage extern zuweisen“, die eine automatische E-Mail mit allen Anfrage-Details generiert und an den externen Nutzer sendet. Die Kommunikation zu dieser Anfrage verläuft dann – wie gehabt – offline ab. In diesem Fall bleibt die zuweisende Person jedoch Besitzer der Anfrage im Finstral Contacts und wird gebeten, dort Notizen/Aktionen diesbezüglich zu dokumentieren.

Passwort ändern/zurücksetzen

Das Passwort kann innerhalb des Profils geändert werden. Das Passwort wird für alle zukünftigen Finstral Cloud-Dienste gelten. Falls das Passwort vergessen wird, kann es auch außerhalb des Systems via E-Mail zurückgesetzt werden.

alt-Texte

In der Desktop-Version haben wir kurze Beschreibungen für die verwendeten Icons hinzugefügt. Sie erhöhen die Usability und machen Finstral Contacts anwenderfreundlicher.

E-Mail-Adresse kein Pflichtfeld mehr

Neue Anfragen und die dazugehörigen Kontaktdaten können ohne E-Mail-Adresse erfasst werden. Es wird im Hintergrund eine temporäre Pseudo-E-Mail-Adresse erstellt, die jederzeit mit der korrekten E-Mail-Adresse des Kontakts überschrieben werden kann (Stift über den Kontaktdaten in der Detailansicht der Anfrage).

Mehrere E-Mail-Adressen

Es besteht die Möglichkeit, neben einer Haupt-E-Mail-Adresse weitere E-Mail-Adressen für einen Kontakt zu erfassen (Maske „Neue Anfrage erstellen“ und dann „E-Mail-Adresse hinzufügen“ oder direkt in den Kontaktdaten).

Vorbelegungen der Vorwahl, Sprache und des Landes

Nach einer Eingabe übernimmt das System automatisch die zuvor eingegebene telefonische Vorwahl, Sprache und Land für die folgenden Eingaben in der Maske „Neue Anfrage erstellen“.

Benachrichtigung bei Eingang neuer Anfragen/Übersicht aller Anfragen

Wir benachrichtigen unsere Anwender täglich und sobald eine neue Anfrage eingeht via E-Mail. Das kann im Finstral Contacts-Profil nach Wunsch eingestellt werden. Nach Klick auf „Öffnen“ in der E-Mail werden zunächst der Login und das Passwort verlangt, bevor der Zugriff auf Finstral Contacts gewährt wird.