Actuele innovaties

Je acquisitieproces (van architecten) documenteren in Contacts 

Voorwaarde voor een succesvolle acquisitie, ongeacht het kanaal, is het continu documenteren. Een goed klantrelatiebeheer helpt bij het succesvol organiseren van het acquisitieproces. Het nieuw ingevoerde aanvraagtype “Contactonderhoud” biedt de mogelijkheid om, door middel van opmerkingen en specifieke acties, nuttige gegevens reeds tijdens de acquisitiefase van het contact vast te leggen en hierop te reflecteren. In tegenstelling tot de vorige procedure, maakt Contacts het met dit aanvraagtype nu mogelijk om reeds te documenteren VOORDAT er een daadwerkelijke aanvraag plaastvindt. Het aanvraagtype staat open voor alle contacttypes, maar is vooral interessant voor het onderhouden van relaties met architecten. De acties “Architect bezoeken” en “Architect uitnodigen” documenteren de eerste ontmoetingen met het contact. Als verantwoordelijke verkoopmedewerker kan je de voortgang van de relatie centraal digitaal documenteren en zo de efficiëntie en het succes vergroten dankzij een gestructureerde klantenwerving. Alleen een waterdichte klanthistoriek kan ervoor zorgen dat je zelfs maanden later nog weet over welke inhoud je met een contact hebt gesproken, waar en wanneer.  

Als een acquisitieproces dan toch geen gevolg zou krijgen, kan dit aanvraagtype ook worden geannuleerd. Het contact in kwestie wordt dan “inactief” en kan worden genegeerd bij toekomstige uitnodigingen voor events.  

De medewerkers van hetzelfde bedrijf herkennen  

Als een bedrijfsnaam overeenkomt met die van een ander contact in de Contacts-database, dan wordt dit contact automatisch weergegeven in het detailoverzicht bij de contactgegevens aan de linkerkant onder “Andere contacten van <bedrijfsnaam>”. Een nieuw contact van het bedrijf kan ook handmatig worden aangemaakt via “Contact toevoegen” of het plus-icoontje. Een bestaand contact kan aan het bedrijf worden toegevoegd via “Contact toevoegen” (hierbij worden de vorige bedrijfsgegevens overschreven). Het voordeel voor jou is dat je snel kunt herkennen welke contacten bij hetzelfde bedrijf werken (bijvoorbeeld: meerdere architecten van één architectenstudio). 

Afspraken opslaan op de exacte Studio-locatie bij showroomafspraken 

Bij alle acties die te maken hebben met afspraken (adviesgesprek plannen, offerteoverhandiging plannen, offertebespreking plannen) zal in de toekomst de exacte Studio-locatie kunnen worden geselecteerd uit een dropdown-menu. De opgegeven Studio's zullen per mandant worden weergegeven. In de toekomst zal je niet alleen een afsluitpercentage kunnen analyseren mét en zonder Studio, maar zelfs per Studio-locatie. Dit maakt het mogelijk om te bepalen hoe doeltreffend elke afzonderlijke Studio wordt gebruikt. 

De redenen voor het annuleren van een aanvraag analyseren in de download 

In de Excel-download kan je nu ook de reden zien die is opgegeven voor het annuleren van een aanvraag, zodanig dat je dit kunt analyseren. 

E-mailmeldingen ontvangen in het nieuwe design 

Alle e-mailmeldingen hebben nu een nieuw design, in lijn met het nieuwe Contacts-design. We hebben de inhoud compacter en overzichtelijker georganiseerd. 

Als er geen reactie komt van de dealerpartner, worden Finstral-aanvragen na 48 uur teruggestuurd naar Finstral
Nadat Finstral een aanvraag heeft toegewezen aan een dealerpartner, heeft de dealerpartner 48 uur (werkdagen) de tijd om de aanvraag te accepteren of af te wijzen. Als er geen reactie komt, wordt de aanvraag automatisch teruggestuurd naar Finstral en doorgestuurd naar andere partners. De reden voor deze maatregel is dat aanvragen snel dienen te worden verwerkt en dat er zo snel mogelijk feedback moet worden gegeven aan geïnteresseerde eindklanten.

Aanvraaghistoriek van dealerpartners nu ook zichtbaar voor Finstral
Opmerkingen en acties die een partner documenteert bij het verwerken van een door Finstral toegewezen aanvraag zijn nu ook zichtbaar voor Finstral. Finstral kan aldus de volledige historiek van Finstral-aanvragen bekijken, met uitzondering van de order- en offertewaarden die voor offerteaanvragen worden toegevoegd. Aanvragen die door de dealerpartner zelf worden aangemaakt, zijn nog steeds niet zichtbaar voor Finstral.

Nieuwe Reporting 

Gebruik de geïntegreerde analysefuncties om te zien hoeveel aanvragen je hebt, wat de afsluitpercentages zijn voor de verschillende herkomstkanalen, welke verkoopsmedewerkers de meeste conversies hebben en nog veel meer. Zo heb je altijd een overzicht van hoe je verkoop feitelijk loopt, hoeveel offerteaanvragen er zijn en in welke fase ze zich bevinden. Met een beetje ervaring kun je zo precies voorspellen hoeveel potentiële omzet je kan verwachten.  

Volgende zaken kunnen worden weergegeven: 

• Overzicht: grafiek van het aantal aanvragen per aanvraagtype en tabel met alle aanvraaggegevens (ook beschikbaar als download) 
• Offertes: afsluitpercentage, status, herkomstkanaal, land, gebruiker en tabel met alle aanvraaggegevens (ook beschikbaar als download) 
• Stalen: aantal aanvragen voor stalen per artikel en land 
• Brochures: aantal aanvragen voor brochures per artikel en land 

Toelichting bij de filters: 

• Verantwoordelijkheid: de organisatorische eenheid (OU) van de verwerker van de aanvraag
• Gebruiker: verwerker van de aanvraag
• Land: land waar het bouwproject van de aanvraag zich bevindt 
• Status: aanvraagstatus 
• Soort: intern (in Contacts) verwerkte aanvraag of extern (per e-mail) toegewezen aanvraag 
• Studio-bezoek: Aanvraag met/zonder gedocumenteerd Studio-bezoek 
• Regio: regio van de aanvraag 
• Herkomst: kanaal waarlangs de aanvraag is binnengekomen 
• Referrer: herkomst van de bezoeker van de website/landingpage 
• Aanvraagtype: type aanvraag 

Opmerking: 

Finstral kan alleen de Finstral-aanvragen van de dealerpartner analyseren (niet de aanvragen die handmatig door de dealerpartner zijn ingevoerd) en ziet geen offerte-/ordergegevens. De dealerpartner heeft daarentegen alle weergaveopties en een volledig overzicht over de reporting. 

Designupdate en functionele verbeteringen   

Gemoderniseerd design van de gebruikersinterface 

De volledige gebruikersinterface heeft een uitgebreide designupdate gekregen zonder de bestaande functies te veranderen. De interface kreeg een modernere en duidelijkere vormgeving, waardoor de bediening intuïtiever en aangenamer is.  

Geoptimaliseerde mobiele weergaven 

De gebruikersinterface is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten zoals tablets en smartphones, zodat je onderweg eenvoudig toegang hebt tot alle functies. Dit verbetert de gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie bij het verwerken van aanvragen.  

Nieuwe afdrukweergaven voor aanvragen 

We hebben de afdrukweergaven voor aanvragen herzien voor een duidelijkere en professionelere presentatie. Deze zorgt voor een gemakkelijkere bruikbaarheid van aanvragen in gedrukte vorm en voor meer overzichtelijkheid.  

Optie om trefwoorden toe te voegen aan aanvragen 

Je kunt nu je eigen trefwoorden (tags) toevoegen aan je aanvragen. Tags kunnen bijvoorbeeld een aanvraag nader beschrijven (bijv. “Condominium A”), aanvragen toewijzen aan evenementen (bijv. “Studio-dag”) of verwijzingen naar marketingcampagnes bevatten (bijv. “FISI-campagne”). Dit helpt je om overzicht te houden en om aanvragen sneller in te delen in categorieën en ze sneller terug te vinden. De trefwoorden (tags) kunnen voor elke aanvraag worden aangemaakt, toegevoegd en aangepast om uw manier van werken optimaal te ondersteunen. Tags kunnen alleen worden gewijzigd door de actuele verwerker van een aanvraag.  

Compacte weergave van de aanvraaglijst  

Door op het icoontje rechtsboven de aanvraaglijst te klikken, kun je de lijst compact maken, zodat je meer aanvragen tegelijk op het scherm te zien krijgt (telkens slechts één regel). Als je weer meer details nodig hebt, klik je gewoon opnieuw op het icoontje om de lijst terug weer te geven in normale vorm met meer informatie.  

Nieuw veld “Fiscaal identificatienummer van contact” voor contacttype “Particulier”

Het veld “Fiscaal identificatienummer van contact” is nu ook toegevoegd voor het contacttype “Particulier”. Je hebt nu de mogelijkheid het fiscaal identificatienummer in te voeren voor elk type contact (“Particulier”, “Zakelijk”, “Planner”).  Het nummer is gekoppeld aan één specifieke belastingplichtige. Het verschilt van land tot land of dit nummer vaak of minder vaak wordt gebruikt.

Verlenging van de vervaldatum voor status “Na offerteoverhandiging”

De vervaldatum voor de aanvraagstatus “Na offerteoverhandiging” is verlengd (van 24 uur naar 5 werkdagen). De reden hiervoor is de ervaring dat eindklanten meestal niet onmiddellijk reageren op de offerte, maar pas na een paar dagen

Bedrijfsnaam zichtbaar in het aanvraagoverzicht voor zakelijke contacten

De bedrijfsnaam van een zakelijk contact is nu zichtbaar in het aanvraagoverzicht. Deze wordt weergegeven in de kolom “Contact” onder de naam.

Provincies voor Portugal/Spanje

Als je bij de contactgegevens het land “Portugal” of “Spanje” selecteert, verschijnt er nu een extra veld voor het invoeren van de provincie (vergelijkbaar met Italië).

Architect Talks

De aanvragen vanuit de Architect Talks-landingpages worden rechtstreeks via Contacts toegewezen aan de organisator van het event (dealerpartner) toegewezen (voor events in Finstral Studio's aan de betreffende architectenadviseur). De Contacts-beheerders kunnen voor elk event ook een link genereren naar de deelnemerslijst, zodat deze beschikbaar is voor jullie of het eventbureau.

Nieuwe beheer voor Contacts-administrators van dealerpartners

Door in het profiel te klikken op “Gebruikersrechten”, kunnen de Contacts-administrators van je bedrijf de Contacts-rechten van de medewerkers van je organisatie als volgt aanpassen:

• de toegewezen organisatorische eenheden (OU’s) lezen en bewerken
• de toegewezen rollen lezen en bewerken
• de toegewezen meldingsinstellingen lezen en bewerken
• de toegewezen regio’s lezen en bewerken

Door in het profiel te klikken op “Administratie”, kunnen de Contacts-administrators van je bedrijf volgende aspecten voor je organisatie beheren:

• de organisatorische eenheden (OU’s) lezen en bewerken (opnieuw aanmaken, wijzigen, verwijderen)
• de verkoopregio’s lezen en bewerken (opnieuw aanmaken, wijzigen, verwijderen)
• duplicaten lezen

Calendly-afspraakaanvragen geïntegreerd in Contacts

Afspraakaanvragen die rechtstreeks in een Finstral Studio via de tool "Calendly" zijn ingegeven, zijn nu ook zichtbaar als offerteaanvraag inclusief afspraaknotitie in Contacts en kunnen daar verder worden verwerkt. Als de afspraak wordt geannuleerd door de eindklant of de contactmanager, wordt de aanvraag automatisch geannuleerd in Contacts (elk uur geïmporteerd). Eventuele wijzigingen in een afspraak worden echter niet gedocumenteerd in Contacts. Om die te bekijken dient men het e-mailprogramma Outlook te gebruiken.

Structuurwijziging van het aanvraagnummer en vereenvoudigd kopiëren van het aanvraagnummer

De structuur van het aanvraagnummer werd in de aanvraaglijst en in de detailweergave van een aanvraag gewijzigd, zodat je de aanmaakdatum gemakkelijker kunt herkennen. Het automatisch toegewezen volgnummer van elke aanvraag bevindt zich achter een schuine streep. Je kunt het aanvraagnummer nu nog eenvoudiger opslaan op het klembord door middel van het icoontje (kopiëren) achter het aanvraagnummer. Zodra je hierop hebt geklikt, wordt het aanvraagnummer gekopieerd in de structuur zoals je die kent van voorheen (met opeenvolgende cijfers zonder schuine streep) en kan dit zoals gewoonlijk bijvoorbeeld worden gebruikt om vervolgens in een Composer-offerte/order in te voegen.

Nieuwe filters voor type contact en ongelezen aanvragen

Je kunt de aanvraaglijst nu filteren op type contact (particuliere opdrachtgever, zakelijk, planner) door op het filtericoontje naast de kolomkop "Contact" te klikken.

Een andere filter "Ongelezen" boven de aanvraaglijst toont alle aanvragen die als ongelezen gemarkeerd staan. Je kunt ook kiezen of je de open ongelezen en/of de afgehandelde ongelezen aanvragen wil weergeven.

Aanmaken van een nieuwe aanvraag voor een bestaand contact vereenvoudigd

Als je als actuele verwerker van een aanvraag nog een bijkomende aanvraag wil aanmaken voor een bestaand contact, dan kan je dit nu veel sneller door middel van de actie "Nieuwe navraag aanmaken" in de detailweergave van de aanvraag rechts boven de acties. Je hoeft dan geen contactgegevens meer in te voeren, alleen de gegevens van de aanvraag.

Ingevoerde informatie in de historiek onderverdeeld in categorieën

In de historiek van een aanvraag (detailweergave) zijn de ingevoerde items nu onderverdeeld in verschillende categorieën, zodat je bepaalde informatie sneller kan terugvinden en je niet ver naar beneden hoeft te scrollen. Eén klik op "Aanvraagtekst" is bijvoorbeeld voldoende om de originele tekst van de aanvraag te zien te krijgen.

Afspraakmeldingen worden niet verzonden voor afspraken die per e-mail plaatsvinden

Zodra je "Afspraken via e-mail ontvangen" hebt geactiveerd als melding in je profiel, stuurt Contacts je via e-mail alle afspraken voor adviesgesprekken en offerteoverhandigingen. We hebben nu de afspraken die "Via e-mail" staan gedocumenteerd uitgesloten van deze meldingen. De reden hiervoor is dat deze afspraken niet fysiek plaatsvinden en er dus geen Outlook-afspraak dient aangemaakt te worden.

Nieuwe handleiding voor Finstral Contacts online

Je vindt nu onder de Support-link in het programma of in de Cloud een nieuwe handleiding voor Contacts met uitlegvideo’s, schermafbeeldingen en veelgestelde vragen en antwoorden. Zo kun je snel hulp krijgen als je die nodig hebt.

De acties “Aanvraag toewijzen” & “Aanvraag extern toewijzen” samengevoegd

De twee acties “Aanvraag toewijzen” & “Aanvraag extern toewijzen” zijn samengebracht. Contacts herkent automatisch of de aanvraag intern (binnen het programma) of extern (buiten het programma, via e-mail) moet worden toegewezen. Je hoeft alleen maar te zoeken op naam, klantcode of e-mailadres en de toewijzing te bevestigen.

Tweede telefoonnummer voor een contact

Bij het aanmaken van een aanvraag of direct in de contactgegevens van een bestaand contact is het nu mogelijk een tweede mobieletelefoonnummer voor een contact in te voeren via de link “Telefoon toevoegen”.

Melding nadat een aanvraag is overgenomen door een andere verantwoordelijke

Als een van je aanvragen wordt overgenomen en verwerkt door een andere verantwoordelijke, verschijnt er in het aanvraagoverzicht daaromtrent een korte melding. Deze melding verdwijnt zodra u de detailweergave van deze aanvraag opent. Op deze manier bewaar je het overzicht en merk je snel wanneer je aanvragen door anderen worden verwerkt.

E-mailmelding voor afgehandelde aanvragen na overname door een andere verantwoordelijke

In de profielinstellingen heb je nu de optie om de melding voor offerteaanvragen die werden afgehandeld na overname door een andere verantwoordelijke te activeren/deactiveren. De melding bevat alle aanvragen die een andere persoon heeft overgenomen en afgehandeld (met een positief of negatief resultaat). Zo ben je op de hoogte wanneer je aanvragen door het team werden afgehandeld.

Kopie van de externe e-mail ontvangen

In de profielinstellingen heb je nu de optie om wel/niet een kopie te ontvangen van een extern toegewezen aanvraag. Door deze meldingsoptie te activeren, kun je controleren of en met welke inhoud de externe e-mail (bijvoorbeeld naar een partner) werd verstuurd. 

Aanvraaglijst toont alle Finstral-klantcodes

Voor extern toegewezen aanvragen staan alle Finstral-klantcodes (hoofdzetel en Studio’s of filialen) weergegeven in de aanvraaglijst en de detailweergave. Je kunt zoeken naar deze Finstral-klantcodes in de kolom “Verantwoordelijk” en bijvoorbeeld gemakkelijk alle aanvragen vinden die extern werden toegewezen aan een dealerpartner (en de bijbehorende filialen).

Nieuw aanvraagtype “Evenement”

Onder de aanvraagtypes bevindt er zich nu ook de nieuwe optie “Evenement”. Met dit aanvraagtype kun je alle aanvragen in verband met evenementen van welke aard dan ook opslaan en terugvinden.

Offertes en orders gekoppeld met Finstral Composer

Je kunt nu offerte-/ordernummers en -bedragen rechtstreeks vanuit Composer koppelen met Contacts. In plaats van deze informatie handmatig in te voeren in Contacts, kun je in de headergegevens van de offerte/order in Composer (“Contacts-ID”, vroeger “BTW-nr.”) bij een of meerdere offertes/orders de ID van de Contacts-aanvraag invoeren en zo het offerte-/ordernummer en -bedrag automatisch laten overdragen. Deze gegevens zijn vervolgens te zien in de detailweergave van een Contacts-aanvraag in het dropdown-menu “Offerte- en orderoverzicht”. De synchronisatie vindt elk uur plaats. Per aanvraag kunnen meerdere offertes worden toegevoegd. Contacts accepteert slechts één hoofdofferte en beschouwt de andere gekoppelde offertes als “alternatieven”. Je kunt een alternatieve offerte in de plaats zetten van de hoofdofferte door in het dropdown-menu van de detailweergave in Contacts te klikken op > “Offerte door alternatief vervangen”. In de reporting telt alleen de hoofdofferte, niet de alternatieven.

Reporting met offerte- en ordergegevens

In het tweede tabblad van de reporting werden aan de kolommen per aanvraag de offerte-/ordernummers en -bedragen toegevoegd. Hier worden de hoofdofferte met het overeenkomstig nummer en bedrag, alsook alle orders met het overeenkomstig bedrag en nummer per aanvraag weergegeven.

Selectievak voor redenen van een geannuleerde aanvraag

Aanvullend op de opmerkingen is er nu ook de optie om een reden te selecteren waarom een aanvraag werd geannuleerd. Er wordt onderscheid gemaakt tussen “Reden voor de prospect” en “Reden voor ons” (Finstral en Finstral-dealerpartners). Op deze manier kun je de geannuleerde aanvragen in de toekomst beter analyseren.

Nieuwe velden voor architecten-events

We hebben de volgende nieuwe velden toegevoegd in Contacts om deelnemers aan architecten-events op te slaan in Contacts:

• Toestemming voor gegevensverwerking voor reclamedoeleinden (contactgegevens)
• Toestemming voor gegevensverwerking door geautoriseerde partners voor reclamedoeleinden (contactgegevens)
• Fiscaal identificatienummer van het contact (contactgegevens)
• Naam deelnemer (in de historiek van de aanvraag en bij het downloaden)

Aanvragen van Meta

Contacten en aanvragen die zijn gegenereerd via leadadvertenties op Instagram/Facebook (bijv. raamcheck-advertenties) worden nu ook opgenomen in Contacts.

Selectieveld voor datum en tijdstip gewijzigd

Dankzij jullie feedback hebben we de opgave van datum en tijdstip voor een afspraak (adviesgesprek, offerteoverhandiging, offertebespreking) verder geoptimaliseerd, zodat de keuze tussen een exacte datum en tijdstip of een termijn (bijv. “Over een week”) duidelijker wordt.

Melding van wijziging in contactgegevens

Zodra een aanvraag toegewezen is aan een verkoopadviseur en een andere gebruiker voert een wijziging door in de contactgegevens of uploadt notities/documenten binnen deze aanvraag, dan wordt de wijziging voor de verkoopadviseur gemarkeerd in het overzicht van alle aanvragen. (Zo is de verkoopadviseur altijd op de hoogte van alle wijzigingen en aanpassingen van een aanvraag.)

Interne toewijzing van aanvragen aan Finstral-partners via Contacts

We hebben het technische mogelijk gemaakt dat in de toekomst aanvragen intern via het Finstral Contacts-systeem kunnen worden toegewezen aan onze partners, bijvoorbeeld aan dochterondernemingen of dealerpartners.

Dealerpartner-aanvragen vanuit de website in Contacts

Ook de aanvragen die op de website rechtstreeks aan de dealerpartners worden gericht, zullen in de toekomst in Contacts worden geïntegreerd. Gedurende de periode dat de dealerpartners nog geen toegang hebben tot het systeem, zullen deze aanvragen in het systeem te zien zijn als extern toegewezen aanvragen. Contacts stuurt dan een automatisch gegenereerde e-mail naar de dealerpartners.

Acties voor externe toewijzing

Het is nu ook mogelijk voor extern toegewezen aanvragen de stappen van adviesgesprek, offerteoverhandiging en orderbevestiging te documenteren. In de lay-out onderscheiden we deze externe acties nog duidelijker van de interne acties.

Koppeling naar alle dealerpartner-gegevens in FinCRM

In geval van een externe toewijzing kunnen de gegevens van een dealerpartner die opgeslagen zijn in het ERP-systeem, via de KKZ (klantcode) worden opgezocht en opgevraagd. Op dit moment is deze zoekfunctie nog gebaseerd op de dealerpartners van de dealerzoekfunctie. Dit wordt nu uitgebreid zodat de zoekfunctie ALLE dealerpartners van het ERP-systeem zal bevatten en een externe toewijzing ook mogelijk zal zijn aan dealerpartners die (nog) niet geactiveerd zijn in de dealerzoekfunctie.

Uitbreiding Excel-bestand van de aanvraaglijst

Wij voegen extra kolommen toe in het downloadbestand om verschillende evaluaties en de verzending van F_03 te vergemakkelijken.

Melding van wijziging in contactgegevens

Zodra een aanvraag toegewezen is aan een verkoopadviseur en een andere gebruiker voert een wijziging door in de contactgegevens of uploadt notities/documenten binnen deze aanvraag, dan wordt de wijziging voor de verkoopadviseur gemarkeerd in het overzicht van alle aanvragen. (Zo is de verkoopadviseur altijd op de hoogte van alle wijzigingen en aanpassingen van een aanvraag.)

Interne toewijzing van aanvragen aan Finstral-partners via Contacts

We hebben het technische mogelijk gemaakt dat in de toekomst aanvragen intern via het Finstral Contacts-systeem kunnen worden toegewezen aan onze partners, bijvoorbeeld aan dochterondernemingen of dealerpartners.

Dealerpartner-aanvragen vanuit de website in Contacts

Ook de aanvragen die op de website rechtstreeks aan de dealerpartners worden gericht, zullen in de toekomst in Contacts worden geïntegreerd. Gedurende de periode dat de dealerpartners nog geen toegang hebben tot het systeem, zullen deze aanvragen in het systeem te zien zijn als extern toegewezen aanvragen. Contacts stuurt dan een automatisch gegenereerde e-mail naar de dealerpartners.

Acties voor externe toewijzing

Het is nu ook mogelijk voor extern toegewezen aanvragen de stappen van adviesgesprek, indiening offerte en orderbevestiging te documenteren. In de lay-out onderscheiden we deze externe acties nog duidelijker van de interne acties.

Koppeling naar alle dealerpartnergegevens in FinCRM

In geval van een externe toewijzing kunnen de gegevens van een dealerpartner die opgeslagen zijn in het ERP-systeem, via de KKZ (klantcode) worden opgezocht en opgevraagd. Op dit moment is deze zoekfunctie nog gebaseerd op de dealerpartners van de dealerzoekfunctie. Dit wordt nu uitgebreid zodat de zoekfunctie ALLE dealerpartners van het ERP-systeem zal bevatten en een externe toewijzing ook mogelijk zal zijn aan dealerpartners die (nog) niet geactiveerd zijn in de dealerzoekfunctie.

Uitbreiding Excel-file van de aanvragenlijst

Wij voegen extra kolommen toe in het downloadbestand om verschillende evaluaties en de verzending van F_03 te vergemakkelijken.

Zoekfunctie dealerpartners voor het extern doorsturen van aanvragen

Er zijn nu twee opties voor het extern doorsturen van aanvragen naar gebruikers buiten het Contacts-systeem:

1. De dealerpartner-zoekfunctie

   Er is een interface met FinCRM opgezet om het zoeken naar dealerpartners en hun contactgegevens te vergemakkelijken bij het extern doorsturen van aanvragen. Er kan worden gezocht op e-mailadres, klantnummer of dealernaam.
   De daarin opgenomen e-mailadressen komen overeen met veld 13 (contactpersoon) van de FinCRM-invoergegevens.

2. Handmatig invoeren van een e-mailadres naar keuze
   Extern doorsturen naar een ander e-mailadres is nog steeds mogelijk, zolang het niet gaat over een dealerpartner of interne gebruiker van Contacts.

Reporting Finstral Contacts

Voor bepaalde management-rollen is nu er een link beschikbaar voor de reporting van de inhoud van Finstral Contacts. Centraal hierbij staat het afsluitpercentage voor offertes.

Referrer URL in Finstral Contacts

De via de website binnenkomende aanvragen worden vanaf nu aangevuld met extra informatie over de herkomst van de website-bezoeker. Deze 'Referrer URL' komt meestal overeen met de URL van de pagina die daarvóór is bezocht en die de bezoeker naar de Finstral-website heeft geleid. Door deze informatie over de website waar de bezoeker vandaan komt, kan er beter worden gecontroleerd of marketingmaatregelen effect hebben en kunnen deze worden geoptimaliseerd.

Kennisgeving via e-mail toegevoegd bij contacten

Om de eindklant te informeren dat diens aanvraag aan de betreffende dealerpartner/planadviseur werd doorgestuurd, wordt tot op heden een e-mail met de betreffende contactgegevens verstuurd. Deze kennisgeving via e-mail hebben we nu bij het contact in Contacts ondergebracht: als de gebruiker op het e-mailadres van een contact klikt, wordt het door de gebruiker ingestelde e-mailprogramma (bijv. Outlook) geopend en verschijnt er een e-mailtemplate met vooraf ingevulde tekst, onderwerp en e-mailadres van de ontvanger. Deze template kan natuurlijk altijd vóór verzending worden aangepast.

Verticale fulltext-zoekfunctie nu ook voor mobiel

Op vraag van de Contacts-gebruikers zijn de zoekfunctie en de weergave van de zoekresultaten nu ook verticaal beschikbaar voor mobiele toestellen. De horizontale weergave blijft wel bestaan (zodra de smartphone dwars wordt gehouden), zodat de gebruiker in de betreffende situatie nog overzichtelijker kan zoeken en zoekresultaten krijgt. 

Optimalisatie van de user experience

Regelmatige usability-tests en feedbackrondes hebben laten zien op welke punten de gebruikersvriendelijkheid en bediening nog geoptimaliseerd zouden moeten of kunnen worden. We hebben daarom een aantal optimatisatiemaatregelen doorgevoerd, zoals:

• De kolommen kunnen nu worden gesorteerd door eenvoudig te klikken aan de bovenkant van een kolom.
• Er wordt alleen nog maar bij Italiaanse adressen de provincie aangegeven, die via een dropdown-menu kan worden geselecteerd.
• Dropdown-keuzes kunnen nu ook worden gemaakt via de toets van de eerste beginletter.

Interface met productstalen en brochures van de website

Zodra in Finstral Contacts een nieuwe aanvraag wordt aangemaakt voor een 'staal' of 'brochure', kan het gewenste product/kunnen de gewenste producten vanaf nu uit een actuele lijst met alle bij Finstral verkrijgbare productstalen/brochures (overeenkomstig de website) worden geselecteerd, zonder dat dit dus handmatig hoeft te worden genoteerd in de tekst.

Optimalisatie van de verwerking van website-aanvragen in Finstral Contacts

De toewijzing in Italië is ingevoerd per postcode om de verantwoordelijkheid voor de aanvragen nauwkeurig te verdelen tussen SGF1 en SGF2. Aanvragen die via de nu bijgewerkte huisdeurconfigurator worden gesteld, worden rechtstreeks doorgestuurd naar Finstral Contacts, waar ze direct verwerkt/toegewezen kunnen worden. Daarmee werden verschillende fouten bij het doorsturen van website-aanvragen naar Contacts dan ook verholpen.

Fulltext-zoekfunctie op datum

De zoekfunctie is uitgebreid en kan nu worden beperkt tot een specifieke periode of datum. Op die manier verschijnen alleen de resultaten die binnen de geselecteerde data vallen.

Download van de aanvraaglijst inclusief filters

Bij het downloaden van de aanvraaglijst wordt nu rekening gehouden met de ingestelde filters (open/afgehandeld/alle vs. jouw) of met de zoekresultaten en wordt niet langer automatisch de volledige aanvraaglijst gedownload.

Nieuwe actie “Aanvraag heropenen”

De nieuw beschikbare actie “Aanvraag heropenen” laat de laatste verwerker van een aanvraag toe om een aanvraag die per vergissing geannuleerd werd te heropenen en de laatste actieve aanvraagstatus te herstellen.

Bewerken en verwijderen van eigen opmerkingen

Eigen opmerkingen ingevoerd tijdens het verloop van de aanvraag kunnen nu achteraf worden bewerkt en verwijderd. Dit geldt niet voor opmerkingen van andere verwerkers en voor berichten die uitgevoerde acties documenteren (b.v. “Aanvraag aangemaakt” of “Adviesgesprek gepland”).

Optimalisatie van de externe toewijzing via e-mail

Zodra er na de externe toewijzing wijzigingen worden aangebracht in de aanvraag of in de gegevens van het contact (bv. nieuwe informatie over de aanvraag of adreswijzigingen), kan er nu nogmaals een externe e-mail worden gegenereerd. Bij een externe toewijzing via e-mail kunnen nu  alle bijlagen via een URL worden opgehaald.

Verwerking van website-aanvragen in Finstral Contacts

Een essentieel onderdeel van deze update was de voorbereiding van het systeem voor de automatische integratie en verwerking van website-aanvragen. Dit omvat de functie voor het controleren van duplicaten en slimme regels voor het automatisch toewijzen van aanvragen aan de juiste verantwoordelijke binnen Finstral om een snel en kwalitatief eerste adviesgesprek mogelijk te maken.

Fulltext-zoekfunctie

De zoekfunctie werd aanzienlijk uitgebreid en een fulltext-zoekactie mogelijk gemaakt. Het is nu mogelijk vrij te zoeken in alle aanvragen of per categorie (aanvraagnummer, documenten, adres van het bouwproject, contactgegevens, opmerkingen, verantwoordelijke).

Wijs een vervanger aan in geval van afwezigheid

Een afwezigheid (periode of terugkerende weekdag) kan nu in het profiel worden ingevoerd en een vervanger kan voor deze tijd worden aangewezen.

Nieuwe actie "AAnvraag overnemen"

Met de nieuw beschikbare actie "Aanvraag overnemen" kunt u aanvragen van een andere gebruiker overnemen voor verwerking en aan uzelf toewijzen. Deze actie is alleen beschikbaar voor bepaalde rollen.

Nieuwe functie “Offertebespreking plannen”

De nieuw beschikbare functie “Offertebespreking plannen” maakt het na de offerteoverhandiging mogelijk optioneel een bijkomende afspraak te documenteren om de contractvoorwaarden te bespreken. Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met bepaalde rollen (verkoopadviseurs, verkopers, planadviseurs, enz.).

Optimalisatie van de laadtijd

De laadtijd van de aanvraaglijst is geoptimaliseerd, zodat het weergeven van een groot aantal aanvragen aanzienlijk wordt versneld.

Uitbreiding Excel-download aanvraaglijst

De Excel-download van de aanvraaglijst werd aangevuld met extra kolommen (aanvraagtype, telefoonnummer contact, e-mailadres contact).

Type bouwproject

Bij het aanmaken van een nieuwe offerteaanvraag kan nu ook het type bouwproject (renovatie/vervanging, nieuwbouw/verbouwing of overige) worden geselecteerd.

Klantnummer

Bij het bevestigen van een order kan nu ook een Composer-klantnummer of eigen klantnummer aan het contact worden toegevoegd.

Update van de backend

Wij hebben enkele belangrijke nieuwe instellingen in het systeembeheer van Finstral Contacts aangebracht en daarmee de basis gelegd voor een toekomstige uitbreiding van het aantal gebruikers.

Nieuwe inzagemogelijkheid voor binnendienst/SGF1-Finstral Studio’s

Het personeel van de binnendienst in Unterinn en van de SGF1-Finstral Studio’s kan aanvragen nu ook nadat ze zijn toegewezen met beperkte gegevens inkijken, en eventueel contactgegevens/opmerkingen achteraf aanpassen.

Google Maps-hyperlink

Door te klikken op het contactadres van een aanvraag wordt automatisch Google Maps geopend en wordt het adres op de kaart weergegeven. Op deze manier kan een route naar de potentiële klant sneller worden gepland, vooral op mobiele toestellen.

Opmerkingen duidelijker zichtbaar in detailweergave aanvraag

In de detailweergave van een aanvraag worden de teksten van de opmerkingen nu visueel sterker geaccentueerd in vergelijking met de gedocumenteerde uitgevoerde acties (adviesgesprek gepland op, offerteoverhandiging gepland op, order bevestigd op, enz.). Dit om u in staat te stellen de betreffende inhoud snel te bekijken en het belang ervan te benadrukken. De uitgevoerde acties worden nu ook van de corresponderende pictogrammen voorzien.

Adres bouwproject in template “Nieuwe aanvraag aanmaken”

Het is mogelijk om in de template “Nieuwe aanvraag aanmaken” een adres voor het bouwproject in te voeren dat afwijkt van het contactadres. Indien dit niet is gespecificeerd, toont de template nu automatisch het contactadres in het lichtblauw gemarkeerde veld van de aanvraag.

Details van het bouwproject

In het aanvraagtype “Offerte” kunnen nu specifieke gegevens in verband met het bouwproject optioneel worden toegevoegd. Dit wil zeggen dat het mogelijk is offertebedrag en -nummer, orderbedrag en -nummer alsook het nummer van de samenstelling in de online Planner handmatig in te voeren en ten alle tijden te wijzigen. Hier een overzicht van de beschikbare velden per actie:

• Nieuwe aanvraag aanmaken: nummer Planner-samenstelling
• Adviesgesprek plannen: nummer Planner-samenstelling, offertebedrag en -nummer (schatting)
• Offerteoverhandiging plannen: nummer Planner-samenstelling, offertebedrag en -nummer (zoals ingevoerd in Finstral Composer)
• Order bevestigen: nummer Planner-samenstelling, offertebedrag en -nummer, orderbedrag en -nummer (zoals ingevoerd in Finstral Composer)

Mobiele weergave aanvraaglijst in liggende modus

Zodra de functie “scherm draaien” op uw smartphone is geactiveerd, kunt u de lijst met aanvragen nu ook in liggende modus bekijken.

Afdrukvoorbeeld van detailweergave

Door in de browser op “Afdrukken” te klikken of door de toetsencombinatie CTRL+P te gebruiken, verschijnt een geoptimaliseerd afdrukvoorbeeld van de detailweergave. U kunt uw aanvragen nu overzichtelijk printen.

Filter aanvraaglijst

De filteropties voor de “open/afgehandelde aanvragen” en “jouw/alle aanvragen” worden op een verder geoptimaliseerde, meer begrijpelijke manier gepresenteerd. 

Aanvraaglijst downloaden

U kunt de lijst met aanvragen downloaden in Excel. Door te klikken op “Aanvraaglijst downloaden” verschijnt na enkele seconden de lijst in csv-formaat met alle informatie van Finstral Contacts.

Sorteren aanvraaglijst

De lijst van aanvragen kan nu alfabetisch worden gesorteerd op “Contact”, “Verantwoordelijke” en “Vervaldatum”. Standaard wordt de lijst gesorteerd op vervaldatum.

Contactgegevens weergeven bij het maken van afspraken

Om het maken van afspraken via telefoon/e-mail te vereenvoudigen, worden de contactgegevens van de betrokkene binnen de template “Adviesgesprek plannen” duidelijk weergegeven.

Mobiele weergave geoptimaliseerd

Voor gebruik onderweg hebben wij de aanvraagformulieren in de mobiele weergave verder geoptimaliseerd. De contactgegevens worden nu direct in het eerste venster weergegeven en kunnen onmiddellijk zonder verder te hoeven klikken worden gebruikt (bellen of een e-mail sturen).

Externe toewijzing per e-mail

Aangezien het de bedoeling is dat het Finstral Contacts-systeem geleidelijk wordt ingevoerd, is er nu de mogelijkheid om aanvragen ook door te sturen naar personen die (nog) geen Finstral Contacts-gebruiker zijn. Dit gebeurt via de actie “Aanvraag extern toewijzen”, die een automatische e-mail met alle aanvraagdetails genereert en naar de externe gebruiker stuurt. De communicatie omtrent deze aanvraag verloopt dan – zoals gewoonlijk – offline. In dit geval blijft de persoon die de aanvraag heeft toegewezen echter de verantwoordelijke voor de aanvraag in Finstral Contacts. Dit betekent dat het aan hem is om opmerkingen en acties met betrekking tot de aanvraag daar te documenteren.

Wachtwoord wijzigen/resetten

Het wachtwoord kan binnen het profiel zelf worden gewijzigd en zal gelden voor alle toekomstige Finstral Cloud-diensten. Als men het wachtwoord vergeten is, kan het ook buiten het systeem om via e-mail opnieuw worden ingesteld.

Alt-teksten

In de desktopversie hebben we korte beschrijvingen toegevoegd voor de gebruikte pictogrammen. Zij verhogen de bruikbaarheid en maken Finstral Contacts gebruiksvriendelijker.

E-mailadres niet langer een verplicht veld

Nieuwe aanvragen en de bijbehorende contactgegevens kunnen zonder e-mailadres worden ingevoerd. Op de achtergrond wordt een tijdelijk pseudo-e-mailadres aangemaakt, dat op elk moment kan worden overschreven met het juiste e-mailadres van het contact (potloodicoontje boven de contactgegevens in de detailweergave).

Meerdere e-mailadressen

Het is mogelijk om naast een hoofd-e-mailadres nog andere e-mailadressen voor een contact in te voeren (template “Nieuwe aanvraag aanmaken” en dan “E-mailadres toevoegen” of rechtstreeks in de contactgegevens).

Automatisch invullen van landnummer, taal en land

Na een invoer neemt het systeem automatisch het eerder ingevoerde landnummer, taal en land over voor de volgende invoer in de template “Nieuwe aanvraag aanmaken”.

Ontvangstmeldingen bij nieuwe aanvragen/overzicht van alle aanvragen

Dagelijks en bij ontvangst van een nieuwe aanvraag sturen wij via e-mail meldingen naar onze gebruikers. Deze kunnen naar wens worden ingesteld in het Finstral Contacts-profiel. Nadat in de e-mail op “Openen” is geklikt, wordt eerst om de login en het wachtwoord gevraagd voordat toegang tot Finstral Contacts wordt verleend.