Dernières nouveautés

Nouvelles fonctionnalités pour une collaboration encore plus efficace, des améliorations de design et bien plus encore !

Partager des demandes créées soi-même avec Finstral

Les partenaires revendeurs peuvent désormais partager facilement avec Finstral les demandes qu’ils ont créées eux-mêmes. Cela améliore considérablement la collaboration avec les prescripteurs et les contacts commerciaux.
Pour activer cette fonction, il suffit de cliquer sur l’icône du crayon dans les données principales de la demande concernée.
Pour des raisons de protection des données, cette fonction est uniquement disponible pour les contacts de type « Prescripteur » ou « Commercial ». Les contacts privés sont exclus.
Finstral n’a normalement pas accès aux demandes créées par les partenaires – avec cette nouvelle fonction, c’est vous qui décidez ce que vous souhaitez partager.

Copier les données de contact – avec confirmation active

Vous pouvez désormais copier facilement des données telles que l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ou l’adresse du client final dans le presse-papiers. Une confirmation visuelle vous indique immédiatement si la copie a réussi.

Données principales de la demande améliorées

Les données principales ont été mises à jour visuellement et fonctionnellement : les anciennes icônes bleues ont été remplacées et les champs de saisie ont été réorganisés pour une utilisation plus claire et intuitive.

Export Excel enrichi avec la colonne « Position » et autres améliorations

L’export Excel inclut désormais une nouvelle colonne « Position » pour une vue d’ensemble encore plus complète.
Autres améliorations :

• L’e-mail pour l’attribution externe a été adapté au nouveau design.
• La gestion des mots-clés a été optimisée.
• Les performances ont été améliorées.
• Divers bugs ont été corrigés.

Nouveautés intéressantes dans le Contacts Reporting

Sélection optimisée de la période

Désormais, vous pouvez utiliser le filtre de période dans l'aperçu « Devis » de manière encore plus ciblée : vous avez désormais le choix de filtrer les demandes selon leur date de création ou leur date de traitement. De plus, vous disposez désormais des nouvelles périodes « Semestre » et « Trimestre » pour encore plus de flexibilité dans l'évaluation.

Nouveau filtre pour les mots-clés

Un filtre pour les mots-clés est également une nouveauté. Il vous permet désormais d'analyser les taux de conclusion de manière ciblée en fonction des mots-clés enregistrés dans les demandes, ce qui est idéal pour les évaluations thématiques.

Filtre avancé « Visite en studio »

Le filtre « Visite en studio » a également été amélioré : vous pouvez désormais évaluer les demandes d'offre en fonction des différents points de vente au sein d'une organisation, ce qui est parfait pour comparer les performances de différents sites.

Accès sans mot de passe au Compendium (*disponible uniquement pour les collaborateurs Finstral à partir de mi-juin 2025) 

Les architectes peuvent désormais accéder rapidement et en toute sécurité au Compendium, notre bibliothèque numérique contenant tous les documents Finstral, grâce à un « Magic Link ». L'inscription se fait simplement via un formulaire sur finstral.com. Après vérification de la demande par Finstral, l'accès peut être autorisé ou refusé directement dans Contacts (type de demande : Gestion de la relation client). Le Magic Link permet de se connecter en un seul clic, sans mot de passe. Il est valable une semaine et peut être demandé à nouveau à tout moment. 

Important : l'accès au Compendium est autorisé exclusivement par les collaborateurs de Finstral. Les architectes qui font une demande via un distributeur sont invités à s'inscrire directement via le formulaire d'inscription sur finstral.com. 

Pour plus d'infos, voir le chapitre « Gestion de la relation client (architectes) ». 

Nouvelles règles pour l'anonymisation des contacts dans Contacts 

La protection des données est notre priorité absolue. C'est pourquoi nous avons adapté le délai d'anonymisation des contacts dans Contacts, conformément aux règles de protection des données de tous les pays où Finstral est présent. Vous trouverez les règles actuelles dans la section « Données personelles ». 

Un nouveau look pour ta boîte de réception - nouvelles notifications par e-mail Contacts 

Toutes les notifications par e-mail de Contacts ont maintenant un nouveau design, parfaitement adapté à la mise en page de l'application. Et grâce à vos commentaires, les liens dans les e-mails vous mènent désormais directement à la vue détaillée de votre demande, et non plus seulement à l'aperçu. Vous gagnez ainsi du temps et arrivez encore plus rapidement à destination ! 

Icônes modernes 

Votre expérience utilisateur est notre priorité. C'est pourquoi nous avons modernisé les icônes dans Contacts. Désormais, on utilise les « material icons » de Google, qui sont populaires, familières, claires et esthétiques. Vous en connaissez déjà beaucoup grâce aux applications Google. Vous vous y retrouverez donc encore plus facilement.

Documenter votre processus d'acquisition (d'architectes) dans Contacts 

La condition préalable à une prospection réussie, quel que soit le moyen utilisé, est une documentation continue. Une gestion propre de la relation client contribue à la réussite du processus d'acquisition. Le nouveau type de demande « Gestion de la relation client » offre la possibilité de consigner et de réfléchir à des données utiles déjà pendant la phase d'acquisition du contact au moyen de notes et d'actions spécifiques. Contrairement à la procédure précédente, Contacts permet désormais, avec ce type de demande, une documentation AVANT une demande effective. Ce type de demande est ouvert à tous les types de contacts, mais il est particulièrement intéressant pour la gestion des relations avec les architectes. Les actions « Visiter l'architecte » et « Inviter l'architecte » documentent les premières rencontres avec le contact. En tant que commercial responsable, vous pouvez documenter numériquement et de manière centralisée la progression de la relation et augmenter ainsi l'efficacité et le succès grâce à une prospection structurée des clients. Seul un historique complet des clients peut garantir que tu saches encore, même après des mois, de quel contenu vous avez parlé avec un contact, quand et où.  

Reconnaître les collaborateurs de la même entreprise

Si le nom d'une entreprise correspond à celui d'un autre contact dans la base de données Contacts, ce contact s'affiche automatiquement dans la vue détaillée sous « Autres contacts de <nom de l'entreprise> », dans les coordonnées de contact à gauche. Un nouveau contact de l'entreprise peut également être créé manuellement à l'aide de « Ajouter un contact » ou de l'icône plus. Un contact existant peut être ajouté à l'entreprise au moyen de « Ajouter un contact » (les données d'entreprise existantes sont alors remplacées). L'avantage pour vous est que vous pouvez rapidement reconnaître les contacts qui travaillent dans la même entreprise (exemple : plusieurs architectes d'un studio d'architecture).  

Indiquer les rendez-vous dans le studio exact

Pour toutes les actions avec des rendez-vous (fixer un rendez-vous, fixer la remise du devis, convenir la date de négociation, etc.) en salle d'exposition, il sera désormais possible de sélectionner le studio individuel dans une liste déroulante. Les studios indiqués seront affichés par mandant. Ainsi, vous pourrez à l'avenir évaluer non seulement un taux de conclusion avec et sans studio, mais aussi par site de studio. Il est ainsi possible de constater l'efficacité de chaque studio. 

Analyser les raisons de la fin négative d'une demande dans le fichier à télécharger

Dans le fichier Excel à télécharger, vous voyez maintenant aussi la raison indiquée pour l'interruption d'une demande, afin de pouvoir l'analyser. 

Les demandes Finstral sont renvoyées à Finstral au bout de 48 heures si le distributeur ne réagit pas. 

Après l'attribution d'une demande par Finstral à un distributeur, celui-ci dispose de 48 heures (jours ouvrables) pour accepter ou refuser la demande. En l'absence de réaction, la demande est automatiquement renvoyée à Finstral et transmise à d'autres distributeurs. La raison de cette mesure est que les demandes sont traitées rapidement et que les réponses aux clients finaux intéressés doivent être données le plus rapidement possible.
 

L'historique des demandes attribuées aux distributeurs par Finstral est désormais visible pour Finstral. 

Les notes et les actions documentées par un partenaire lors du traitement d'une demande attribuée par Finstral sont dès à présent également visibles pour Finstral. Finstral peut ainsi voir tout l'historique des demandes Finstral, à l'exception des valeurs de commande et de devis ajoutées pour les demandes de devis. Toutes les demandes créées par le distributeur restent inaccessibles à Finstral.

Nouveaux rapports 

Grâce aux fonctions d'analyse intégrées, vous pouvez calculer le nombre de vos demandes, le pourcentage de contrats conclus pour chaque canal de demande, vous pouvez vérifier quel vendeur a généré le plus de transformation et bien plus encore. Vous avez ainsi toujours une vision claire de l'évolution des ventes, du nombre de demandes et de leur statut. Vous pouvez ainsi faire des prévisions assez précises sur l'évolution de votre chiffre d'affaires. 

Voici les rapports disponibles : 

• Aperçu : graphique du nombre de demandes pour chaque type de demande et tableau récapitulatif de toutes les données relatives aux demandes (également disponible en téléchargement). 
• Devis : pourcentage de contrats conclus, statut, canal d'origine, pays, utilisateur et tableau récapitulatif de toutes les données relatives aux demandes (également disponible en téléchargement).
• Échantillons : nombre de demandes d'échantillons par article et par pays 
• Documentations : nombre de demandes de catalogues par article et par pays. 

Explication des filtres : 

• Responsable : unité organisationnelle de la personne qui traite la demande
• Utilisateur:  personne qui traite la demande
• Pays : pays où se trouve le chantier objet de la demande 
• Statut : statut de la demande 
• Type : demande traitée en interne (dans Contacts) ou attribuée en externe (par e-mail) 
• Visite au Studio : demande avec/sans visite documentée dans le Studio 
• Zone : secteur de la demande 
• Origine : canal d'origine de la demande 
• Referrer : origine du visiteur du site web/de la landing page  
• Type de demande : type de demande 

Note : 

Finstral ne peut analyser que les demandes Finstral provenant du partenaire revendeur (et non les demandes saisies manuellement par le partenaire revendeur) et n’a pas accès aux montants des devis/commandes. Le partenaire revendeur, quant à lui, dispose de toutes les options de visualisation et d'un aperçu complet du reporting. 

Mise à jour du design et améliorations fonctionnelles 

Design modernisé de l’interface utilisateur 

L’ensemble de l’interface utilisateur a reçu une mise à jour complète du design, sans modifier les fonctionnalités existantes. L’interface est plus moderne et claire, rendant l’utilisation plus intuitive et agréable. De plus, il y a trois améliorations principales : 

Vues mobiles optimisées 

L’interface utilisateur a été optimisée pour les appareils mobiles tels que les tablettes et les smartphones, afin que vous puissiez accéder facilement à toutes les fonctionnalités lors de vos déplacements. Cela améliore l’ergonomie et l’efficacité dans le traitement des demandes. 

Nouveaux styles d’impression pour les demandes 

Nous avons revu les styles d’impression pour les demandes afin de garantir une présentation plus claire et professionnelle. Cela facilite le partage des demandes et améliore la lisibilité. 

Possibilité d’étiqueter les demandes 

Vous pouvez maintenant étiqueter vos demandes avec des mots-clés (tags). Cela vous aide à garder une vue d’ensemble et à catégoriser et trouver les demandes plus rapidement. Les mots-clés peuvent être créés, ajoutés et personnalisés individuellement pour correspondre au mieux votre façon de travailler. 
 

Affichage compact de la liste des demandes 

En cliquant sur l'icône en haut à droite de la liste des demandes, vous pouvez réduire la liste à une forme compacte afin de pouvoir voir plus de demandes à la fois (une seule ligne à la fois) sur l'écran. Pour voir plus de détails, il suffit de cliquer à nouveau sur l'icône pour afficher la liste dans sa forme normale avec plus d'informations. 

Nouveau champ « Numéro de TVA du contact » pour le type de contact privé 

Le champ « n° de TVA du contact » a maintenant été ajouté pour le type de contact « privé ». Vous pouvez maintenant le saisir pour chaque type de contact (privé, professionnel, architecte). Le numéro est associé à une personne imposable et son utilisation varie selon le pays.
 

Prolongation de l'échéance après le statut « Après remise du devis ». 

L'échéance d'une demande a été prolongée pour le statut de demande « Après remise du devis » (de 24 heures à 5 jours ouvrables). La raison en est que concernant les devis les clients finaux ne répondent généralement pas directement, mais seulement après quelques jours.
 

Nom de l'entreprise visible dans l'aperçu de la demande pour les contacts commerciaux 

Le nom de l'entreprise d'un contact commercial est désormais présent dans l'aperçu des demandes. Il s'affiche dans la colonne « Contact » sous le nom.
 

Provinces pour le Portugal/Espagne 

En sélectionnant le pays « Portugal » ou « Espagne » dans les données de contact, un champ supplémentaire apparaît désormais pour indiquer la province (similaire à l'Italie).
 

Architect Talks

Les demandes des landing pages Architect Talk sont directement attribuées à l'organisateur de l'événement (revendeur partenaire) au sein de Contacts (pour les événements dans les studios Finstral, c’est à l’iterlocuteur architecte correspondant). Les administrateurs de Contacts peuvent également générer un lien vers la liste des participants pour chaque événement et le mettre à votre disposition ou à celle des agences évènementielles.

Nouvelle gestion pour les administrateurs Contacts des partenaires distributeurs

En cliquant sur « Droits d’utilisateurs » dans le profil, les administrateurs Contacts de votre entreprise peuvent modifier les droits des collaborateurs de votre organisation de la manière suivante :

• voir et modifier les unités organisationnelles attribuées
• voir et modifier les rôles attribués
• voir et modifier les paramètres de notification attribués
• voir et modifier les secteurs attribués

En cliquant sur « Administration » dans le profil, les administrateurs Contacts de votre entreprise peuvent gérer les aspects suivants pour votre organisation :

• voir et modifier (créer, modifier, supprimer) des unités organisationnelles
• voir et modifier (créer, modifier, supprimer) les secteurs de vente
• voir les doublons

Intégration des demandes de rendez-vous Calendly dans Contacts

Les demandes de rendez-vous effectuées directement auprès des Studios Finstral via l'outil "Calendly" entrent désormais aussi dans Contacts comme demande de devis, avec une note de rendez-vous pour être traitées plus tard dans le système. Si le client final ou le contacts manager annule le rendez-vous, la demande est automatiquement supprimée dans les contacts (importation horaire). Contacts ne montre pas toutes les modifications de rendez-vous. Pour avoir une vision complète, il est nécessaire d'utiliser le programme de messagerie Outlook.

Changement de format du numéro de demande et copie plus facile du numéro de demande

Nous avons modifié le format du numéro de la demande dans la liste des demandes et dans la vue détaillée afin de faciliter l'identification de la date de création. Le numéro d'ordre attribué automatiquement à chaque demande se trouve après une barre oblique. Il est désormais encore plus facile d'enregistrer le numéro de la demande dans le presse-papiers grâce à l'icône (copier) située à côté du numéro lui-même. Une fois l'icône cliquée, le numéro habituel à chiffres progressifs est copié sans barre oblique, ce et peut être utilisé, par exemple, pour être inséré dans un devis/commande Composer.

Nouveaux filtres pour le type de contact et les demandes non lues

Il est désormais possible de filtrer la liste des demandes en fonction du type de contact (client privé, entreprise, architecte) en cliquant sur l'icône de filtre située à côté du titre de la colonne « Contact ».

Un filtre supplémentaire « non lu » au-dessus de la liste des demandes affiche toutes les demandes marquées comme non lues. Vous pouvez également décider d'afficher les demandes en cours non lues et/ou les demandes traitées non lues.

Création plus simple d'une nouvelle demande pour un contact existant

Le responsable du traitement peut désormais créer une demande supplémentaire pour un contact existant beaucoup plus rapidement grâce à l'option « Créer une nouvelle demande » dans la vue détaillée à droite au-dessus des actions. Il n'est plus nécessaire de saisir les coordonnées de la personne à contacter, mais seulement les détails de la demande.

Répartition en catégories des entrées de l'historique des demandes

Dans l'historique d'une demande (vue détaillée), les entrées sont désormais divisées en différentes catégories afin de faciliter la recherche d'informations. Par exemple, il suffit de cliquer sur « Texte de la demande » pour afficher le texte original de la demande.

Pas de notification pour les rendez-vous pris par e-mail

Lorsque la notification « Recevoir les rendez-vous par e-mail » est activée dans le profil de l'utilisateur, Contacts envoie tous les rendez-vous pour les entretiens et les devis par e-mail. Les rendez-vous documentés « par e-mail » sont exclus de ces notifications, parce qu'ils n'ont pas lieu en présentiel et qu'il n'est donc pas nécessaire de créer un rendez-vous Outlook.

Nouveau manuel pour Finstral Contacts en ligne 

Un nouveau manuel pour « Finstral Contacts » avec vidéos explicatives, captures d’écran et questions fréquentes est désormais disponible sur la page d’assistance du programme ou directement dans le cloud. Vous pouvez ainsi trouver rapidement les informations dont vous avez besoin. 

Une seule action pour « Attribuer une demande » et « Attribuer une demande en externe ». 

Les deux actions « Attribuer une demande » & « Attribuer une demande en externe » ont été fusionnées. Contacts reconnaît automatiquement si une demande doit être attribuée en interne (au sein du programme) ou en externe (en dehors du programme, par e-mail). Il vous suffit de faire une recherche par nom, code client ou adresse e-mail et de confirmer l’affectation. 

Deuxième numéro de téléphone pour un contact 

Lors de la création d’une demande ou directement dans les données d’un contact existant, il est désormais possible de saisir un deuxième numéro de téléphone portable pour un contact en cliquant sur « Ajouter un téléphone ». 

Notification de la prise en charge d’une demande par un autre utilisateur 

Si l’une de vos demandes est prise en charge et traitée par un autre utilisateur, vous recevrez une brève notification dans l’aperçu des demandes. La notification disparaît dès que les détails de la demande sont ouverts. Ainsi, vous disposez toujours d’une vue d’ensemble et pouvez rapidement identifier vos demandes traitées par d’autres utilisateurs. 

Notification par e-mail des demandes traitées après leur prise en charge par un autre utilisateur 

Dans les paramètres de votre profil, vous pouvez désormais activer/désactiver la notification pour les demandes de devis terminées après leur prise en charge par un autre utilisateur. La notification contient toutes les demandes qui ont été prises en charge et traitées par un autre utilisateur (avec ou sans succès). Vous saurez donc toujours quand vos demandes sont traitées par l’équipe. 

Copie de l’e-mail externe 

Dans les paramètres de votre profil, vous pouvez désormais choisir de recevoir ou non une copie d’une demande attribuée en externe. En activant cette option de notification, vous pouvez contrôler si l’e-mail externe (par ex. au partenaire) a été envoyé et avec quel contenu.  

Tous les sigles clients dans la liste des demandes 

Pour les demandes attribuées à l’extérieur, tous les sigles clients Finstral (siège et Studios ou filiales) sont affichés dans la liste des demandes et dans la vue détaillée. Vous pouvez rechercher ces sigles dans la colonne « Responsable » et, par exemple, trouver facilement toutes les demandes attribuées en externe à un partenaire distributeur (et à ses filiales). 

Nouveau type de demande « Événement » 

Parmi les types de demandes, la nouvelle option « Événement » est désormais disponible. Sous cette rubrique, vous pouvez enregistrer et consulter toutes sortes de demandes liées à des événements. 

Devis et commandes associés à Finstral Composer

Vous pouvez désormais associer dans Contacts les numéros et les montants des devis/commandes directement de Composeur. Au lieu d’insérer manuellement ces informations dans Contacts, vous pouvez indiquer l’ID de la demande dans l’en-tête du devis/commande de Composer (« ID Contacts », anciennement « N° TVA »), pour un ou plusieurs devis/commandes. Le numéro du devis/commande et le montant sont ajoutés automatiquement. Ces informations seront visibles dans les détails de la demande dans le menu déroulant « Devis et commandes pour cette demande ». La synchronisation se fait toutes les heures.

Vous pouvez ajouter plusieurs devis pour chaque demande. Contacts ne reconnaît toujours qu’un seul devis principal et considère les autres devis associés comme des « alternatives ». Vous pouvez remplacer le devis principal par une alternative dans le menu déroulant de la vue détaillée de Contacts en cliquant sur > « Faire une alternative à l’offre ». Dans le reporting, seul le devis principal est pris en compte, pas les alternatives.

Reporting avec les données des devis et des commandes

Dans le deuxième onglet du reporting, les numéros des devis/commandes et les montants ont été ajoutés dans les colonnes pour chaque demande. Ici, le devis principal est affichée avec son numéro et le montant, ainsi que toutes les commandes avec le montant et le numéro par demande.

Choix des raisons d’une demande annulée

En plus des notes, il est désormais possible de sélectionner une raison pour laquelle une demande a été annulée. Une distinction est faite entre les « raisons du prospect de la personne intéressée » et les « raisons pour nous » (Finstral et les partenaires distributeurs). Cela vous permettra d’analyser plus en détail les demandes rejetées.

Nouveaux champs pour les événements dédiés aux architectes

Nous avons ajouté les nouveaux champs suivants dans Contacts pour enregistrer les participants aux événements architectes :

• Consentement au traitement des données personnelles à des fins promotionnelles (coordonnées)
• Consentement au traitement des données par des partenaires autorisés à des fins publicitaires (coordonnées)
• N° TVA du contact coordonnées 
• Nom du participant (dans l’historique de la demande et dans le téléchargement)

Demandes de Meta

Les contacts et les demandes générés par les annonces lead de Instagram/Facebook (par ex. annonces coffret check-up fenêtres) entrent désormais aussi dans Contacts. 

Modification du champ de sélection pour la date et l’heure

Grâce aux commentaires des utilisateurs, nous avons optimisé l’écran de saisie d’un rendez-vous (entretien, remise d’un devis, négociation). Il est désormais plus facile de choisir entre une date et une heure précises ou un intervalle de temps (par exemple, « dans une semaine »). 

Liste des demandes avec filtres/recherches par colonne et nouvelles colonnes

La liste des demandes contient désormais un filtre/fonction de recherche par colonne, ce permet de trouver plus facilement des demandes simples ou multiples. De plus, les colonnes « Type de demande », « Projet de construction » et « Pays » ont été adaptées et ajoutées afin de favoriser l’utilisation ultérieure de filtres. 

Traitement de demandes simultanées

Il est possible de marquer plusieurs demandes et de les traiter simultanément donc plus rapidement, à l’aide des actions « Traiter la demande », « Mettre en attente », « Mettre le devis en attente » et « Clôre la demande ». 

Nouveau champ « Nom du projet de construction »

Il est désormais possible d’associer un nom / une référence à un projet dans chaque demande. Le nom apparaît à la fois dans la liste des demandes et dans la vue détaillée d’une demande.

Nouveau champ « titre »

Les données de contact ont été complétées par un champ obligatoire « titre » (Madame/Monsieur) afin de faciliter un envoi postal. Ce champ est également intégré dans le téléchargement d’Excel.

Miniatures cliquables et favoris pour un aperçu des fichiers

Pour les fichiers téléchargés dans une demande, il existe désormais des miniatures (thumbnails) pour les formats de fichiers courants, qui peuvent être visualisées et agrandies directement dans le navigateur d’un simple clic. Il est aussi possible de marquer les fichiers favoris qui, grâce à ce repérage, se retrouvent toujours en tête de l’aperçu des fichiers. Exemple: lors d’un entretien de vente sur place, les photos du chantier peuvent être directement chargées et consultées dans Contacts.

Mise à jour des contacts

Si le travail dans Contacts est interrompu et que l’on travaille sur d’autres onglets du navigateur, Contacts s’actualise régulièrement et automatiquement. Lors du retour à Contacts, les données sont donc à jour et ne doivent pas être rechargées manuellement.

Marquer les demandes comme non lues

Après leur lecture, les demandes peuvent être marquées comme non lues afin d’être mises en évidence pour un traitement ultérieur. 

Modèles d’e-mail pour les clients finaux

En cliquant sur l’adresse e-mail du contact, des modèles d’e-mail personnalisables s’ouvrent dans Outlook par type de demande et par langue. Ils servent de base pour informer les prospects du suivi de leur demande.

Extension du téléchargement Excel 

Nous avons ajouté d’autres colonnes dans le fichier à télécharger :

• Société
• Titre
• Commentaires
• Échéance
• Lieu du rendez-vous (si un rendez-vous a été fixé)

Type de projet de construction

Notification lors du changement de coordonnées

Dès qu’une demande est attribuée à un conseiller commercial et qu’un autre utilisateur modifie des coordonnées ou télécharge des notes/documents au sein de cette demande, la modification est signalée au conseiller commercial dans l’aperçu de toutes les demandes. (Ainsi, le conseiller commercial est toujours informé de toutes les modifications et ajustements d’une demande)

Attribution interne des demandes aux partenaires Finstral via Contacts

Une solution technique est créée pour permettre de déléguer des demandes en interne via le système Finstral Contacts à nos partenaires ou filiales

Intégration des demandes aux partenaires distributeurs du site web

Les demandes adressées directement aux partenaires distributeurs sur le site web seront à l’avenir également intégrées à Contacts. Pendant la période où les distributeurs n’ont pas encore accès au système, ces demandes seront identifiées comme étant attribuées en externe. Contacts enverra un e-mail automatiquement aux partenaires distributeurs.

Actions pour attribution externe

Il est désormais possible de documenter les étapes du rendez-vous commercial, de la remise du devis et de la passation de la commande, même pour les demandes externes. Nous distinguons encore plus clairement dans la mise en page ces actions externes des actions internes.

Interface avec toutes les données des distributeurs dans FinCRM

En cas d’attribution externe, il est possible de chercher et consulter les données d’un partenaire distributeur enregistré dans l’ERP au moyen de son code client KKZ. Pour l’instant, cette recherche concerne les partenaires présents dans la recherche distributeurs. Cette fonction a été étendue pour englober TOUS les distributeurs présents dans l’ERP et pour qu’une attribution externe soit également possible aux partenaires non (encore) activés dans la recherche distributeurs.

Ajout de colonnes au tableau excel des demandes

Nous ajoutons d’autres colonnes dans le fichier à télécharger afin de faciliter différentes évaluations et l’envoi de F-03.

Recherche de partenaires distributeurs pour la transmission externe des demandes 

Lors de la transmission externe de demandes à des utilisateurs en dehors du système Contacts, il existe désormais deux options : 

1. La recherche de partenaires distributeurs

   Une interface avec le FinCRM a été mise en place afin de faciliter la recherche de partenaires distributeurs et de leurs coordonnées lors de la transmission externe de demandes. La recherche du distributeur peut être effectuée par adresse e-mail, sigle client (KKZ*) ou nom du distributeur Finstral. 

   Les adresses e-mail qui y figurent correspondent au champ 13 (gestionnaire de contacts) des entrées FinCRM.

2. La saisie manuelle d’une adresse e-mail de votre choix

   Une redirection externe vers une autre adresse e-mail est toujours possible, tant qu’elle ne concerne pas un partenaire commerçant ou un utilisateur interne de Contacts. 

Rapport de Finstral Contacts

Un lien vers le rapport des contenus de Finstral Contacts est désormais mis à la disposition de certains gestionnaires. C’est le taux de transformation qui est mis en avant.

URL référent dans Finstral Contacts

Les demandes Internet entrantes sont désormais complétées d’une information concernant la provenance de l’internaute. Cet « URL référent » correspond en général à la page précédemment visitée qui contient le lien sur lequel il a cliqué pour être dirigé vers le site Finstral. L’analyse de l’URL référent vous permet de mieux contrôler et évaluer l’efficacité de vos actions marketing afin de les optimiser.

Ajout d’une notification par courriel aux contacts

Jusqu’à présent, pour informer le client final que sa demande avait été transmise au partenaire distributeur/responsable prescription, un courriel contenant les coordonnées nécessaires était envoyé. Nous avons désormais intégré cette notification par e-mail aux contacts : en cliquant sur l’adresse e-mail d’un contact, le programme de messagerie électronique par défaut (par ex. Outlook) s’ouvre et affiche un modèle d’e-mail avec un texte prédéfini, un objet et l’adresse e-mail du destinataire. Ce canevas peut bien-sûr être modifié avant envoi.

Recherche plein texte en mode portrait également sur mobiles

À la demande des utilisateurs de Contacts, la visualisation verticale sur les terminaux mobiles est désormais également disponible pour la fonction de recherche et ses résultats. Le mode paysage (lorsque l’écran est tenu horizontalement) est également maintenu pour garantir en cas de besoin un affichage de ces champs encore plus clair. 

Optimisation de l’expérience utilisateur

Des tests de convivialité réguliers et les commentaires des utilisateurs ont révélé les besoins et le potentiel d’optimisation en termes de confort d’utilisation. Nous avons donc apporté plusieurs améliorations, dont les suivantes :

• Possibilité de trier les colonnes par un simple clic sur l’en-tête de la colonne.
• Affichage de la province uniquement pour les adresses italiennes et sélection par menu déroulant.
• La sélection des éléments du menu déroulant se fait également par la saisie au clavier des premières lettres.

Interface pour les échantillons et les brochures du site

Dès qu’une nouvelle requête de type « échantillon » ou « brochure », est créée dans Finstral Contacts, on peut désormais sélectionner le ou les produits souhaités dans une liste actualisée de tous les échantillons/brochures disponibles chez Finstral (sur la base du site web).

Optimisation traitement demandes site web dans Finstral Contacts

L’attribution des demandes en Italie est définie par code postal afin de distinguer clairement la zone de responsabilité entre SGF1 et SGF2. 

Les demandes faites via le configurateur de portes, désormais actualisé, sont directement transmises à Finstral Contacts où elles peuvent être traitées/attribuées directement.

Plusieurs erreurs de transmission des demandes du sites web à Contacts ont également été résolues.

Recherche plein texte par date

La fonction de recherche a été étendue et peut désormais être limitée à une période spécifique. Ainsi, seuls les résultats qui se situent entre les dates sélectionnées apparaissent.

Téléchargement liste de demandes avec filtres

Le téléchargement de la liste des demandes tient désormais compte des filtres définis (Demandes ouvertes/Toutes les demandes ou Vos demandes) et des résultats de la recherche. La liste complète des demandes n’est donc plus téléchargée automatiquement.

Nouvelle action « Rouvrir une demande »

La nouvelle action disponible « Rouvrir une demande » permet à la dernière personne chargée du traitement de rouvrir des demandes fermées par erreur et de réactiver le dernier statut actif de la demande. 

Modifier et supprimer ses propres notes  

Il est désormais possible de modifier et supprimer ultérieurement ses propres notes, insérées durant le traitement d’une demande. Cela n’est pas possible pour les notes d’autres utilisateurs et les informations qui documentent les actions effectuées pour une demande (par exemple « Demande créée » ou « Rendez-vous fixé »).

Optimisation de l’attribution externe par e-mail

Si des modifications sont apportées à la demande ou aux données de contact après l’attribution externe (par exemple, de nouvelles informations sur la demande ou modifications de l’adresse), il est possible de générer à nouveau un e-mail.

Lors de l’attribution externe par e-mail, toutes les pièces jointes sont désormais accessibles via l’URL.

Interface avec les échantillons et les documentations du site web       

Quand une nouvelle demande est créée avec une demande « échantillon » ou « catalogue » dans Finstral Contacts, il est possible de sélectionner les éléments souhaités dans une liste actualisée de tous les échantillons/catalogues disponibles (selon le site Finstral) sans devoir les noter manuellement dans le texte.

Traitement des demandes internet dans Finstral Contact

L’élément essentiel de cette mise à jour est la préparation du système pour l’intégration et le traitement automatiques des demandes des sites internet. Il s’agit notamment de la fonction de vérification des doublons et de règles judicieuses pour l’attribution automatique des demandes aux bonnes personnes au sein de Finstral, afin de permettre un premier traitement rapide et de qualité.

Recherche en texte intégral

La fonction de recherche a été considérablement élargie et permet une recherche du texte complet. Il est désormais possible d’effectuer une recherche libre dans toutes les demandes ou par catégorie (numéro de demande, documents, adresse de chantier, données de contact, notes, personne responsable).

Nouvelle action « Reprendre une demande »

La nouvelle action « Reprendre une demande » permet de traiter les demandes d’un autre utilisateur et de se les affecter. Cette action n’est disponible que pour certains profils.

Désigner un(e) remplaçant(e) en cas d’absence

Dans le profil, il est maintenant possible de saisir une absence (durée ou jour récurrent de la semaine) et de désigner un remplaçant pour cette période.

Nouvelle action « Convenir la date de négociation »

La nouvelle action disponible « Convenir la date de négociation » permet, après la remise du devis, de documenter en option un autre rendez-vous pour discuter des conditions du contrat. Cette action n'est disponible que pour certaines fonctions (conseiller de vente, commercial, responsable prescription, etc.)

Optimisation du temps de chargement

Le temps de chargement de la liste des demandes a été optimisé, ce qui permet d'accélérer considérablement la consultation d'un grand nombre de demandes.

Extension de la liste de téléchargement Excel

Le téléchargement Excel de la liste des demandes a été complété par des colonnes supplémentaires (type de demande, numéro de téléphone contact, adresse e-mail contact).

Type de projet de construction

Lors de la création d'une nouvelle demande de devis, il est désormais possible de sélectionner le type de projet de construction (rénovation, construction neuve ou autre).

Numéro de client

Dès que la commande est passée, il est désormais possible d'ajouter au contact un numéro de client du Finstral Composer/ un numéro de client personnel.

Mise à jour du backend

Nous avons ajouté de nouveaux paramètres importants dans la gestion du système Finstral Contacts pour poser les bases d'une future extension du nombre d'utilisateurs.

Nouvel affichage pour le service interne/studios Finstral SGF1

Les collaborateurs du service interne Unterinn et des studios Finstral de SGF1 sont désormais en mesure de visualiser les demandes, y compris en accès restreint et, le cas échéant, d'adapter ultérieurement les données/notes de contact. Pour ces collaborateurs, la règle suivante s'applique : sous les demandes ouvertes » se trouvent désormais les demandes que vous devez traiter vous-même (colonne « Responsable » : votre nom) et les demandes que vous avez attribuées (colonne « Responsable » : autre nom). Dans les demandes attribuées, les données de contact peuvent être adaptées ultérieurement et des notes ajoutées. Vous ne voyez cependant pas les actions effectuées sur la demande après son attribution. Sous « Demandes terminées », vous trouverez les demandes clôturées.

Lien hypertexte Google Maps pour l'adresse de contact

En cliquant sur les adresses de contact dans l'affichage détaillé d'une demande, Google Maps s'ouvre automatiquement et l'adresse s'affiche sur la carte. Il est donc possible de calculer plus rapidement un itinéraire jusqu'au prospect, particulièrement sur les appareils mobiles.

Mise en évidence des notes dans le processus de la demande

Dans le déroulement d'une demande, les textes des notes sont désormais mis en valeur par rapport à la description des actions effectuées (rendez-vous de conseil établi le, remise de l'offre convenue le, commande passée le, etc.), afin de les localiser rapidement et d'en souligner importance. Les actions réalisées sont en outre assorties des icônes correspondantes.

Adresse du projet de construction dans le masque de saisie « Créer une nouvelle demande »

Il est possible de saisir une adresse différente de l'adresse de contact pour le projet de construction dans le masque de saisie « Créer une nouvelle demande ». Si cette adresse n'est pas indiquée, le masque de saisie affiche automatiquement l'adresse de contact dans la zone de la demande sur fond bleu.

Détails du projet de construction

Il est désormais possible d'ajouter en option des valeurs de projet pour le type de demande « devis », c'est-à-dire d'insérer manuellement le montant et le numéro du devis, le montant et le numéro de la commande ainsi que le numéro de composition du guide Finstral et de les éditer à tout moment. Voici un aperçu des champs disponibles par action :

• Créer une nouvelle demande : Numéro de composition du guide Finstral
• Prendre rendez-vous pour : Numéro de composition du guide Finstral, montant (estimé) et numéro de l'offre
• Convenir de la remise de l'offre : Numéro de composition du guide Finstral, montant et numéro du devis (tels que saisis dans le Finstral Composer).
• Passer la commande : Numéro de composition du guide Finstral, montant et numéro de l'offre, montant et numéro de la commande (tels que saisis dans le Finstral Composer).

Vue horizontale de la liste des demandes sur les appareils mobiles

Lorsque la fonction « rotation automatique » est activée sur le smartphone, la liste des demandes peut également être affichée en format paysage.

Aperçu avant impression pour la vue détaillée

En cliquant sur « Imprimer » dans le navigateur ou en utilisant la combinaison de touches Ctrl+P, un aperçu avant impression optimisé des détails de la demande apparaît. Les demandes peuvent ainsi être imprimées de manière claire.

Filtre de la liste des demandes

Nous avons encore optimisé les filtres pour les demandes « Ouvertes/Traitées » et « Toutes/Vos ».

Télécharger la liste des demandes

La liste complète des demandes peut être téléchargée sous Excel. En cliquant sur « Télécharger la liste des demandes » et après quelques secondes, la liste apparaît au format csv avec tous les détails de Finstral Contacts.

Tri de la liste des demandes

Il est possible de trier par ordre alphabétique la liste des demandes pour « Contact », « Responsable » et Échéance ». Par défaut, la liste est triée par date d’échéance.

Affichage des coordonnées pour la prise de rendez-vous

Afin de simplifier la prise de rendez-vous par téléphone/e-mail, nous avons placé de manière claire les coordonnées dans l’écran « fixer un rendez-vous ».

Optimisation pour les appareils mobiles

Pour une utilisation en déplacement, nous avons encore optimisé les fiches de demandes dans la vue mobile. Les coordonnées des contacts apparaissent désormais directement sur le premier écran et peuvent être utilisées immédiatement (appel ou e-mail).

Attribution externe par e-mail

Étant donné l’introduction progressive du système Finstral Contacts, il est aussi possible de transmettre des demandes à des personnes qui ne sont pas (encore) utilisateurs de Finstral Contacts. Cela se fait via l’action « Attribuer demande en externe », qui génère un e-mail automatique avec tous les détails de la demande et l’envoie à l’utilisateur externe. Les communications relatives à cette demande se déroulent alors - comme toujours - hors ligne. Dans ce cas, la personne qui a attribué la demande reste toutefois la responsable de la demande dans Finstral Contacts et est chargée de renseigner les notes et actions effectuées.

Modifier/réinitialiser le mot de passe

Le mot de passe peut être modifié à l’intérieur du profil. Il sera valable pour tous les services Finstral Cloud à venir. En cas d’oubli du mot de passe, il est également possible de le réinitialiser en dehors du système, via un e-mail.

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Dans la version Desktop, nous avons ajouté de courtes descriptions pour les icônes utilisées. Ils augmentent la convivialité et rendent Finstral Contacts plus facile à utiliser.

L’adresse e-mail n’est plus un champ obligatoire

Il est possible de saisir de nouvelles demandes et leurs coordonnées sans adresse e-mail. Une pseudo-adresse e-mail temporaire est créée en arrière-plan, qui peut être remplacée à tout moment par l’adresse e-mail correcte du contact (icone stylo au-dessus des données de contact dans la vue détaillée de la demande).

Adresses e-mail supplémentaires

Il est possible de saisir d’autres adresses e-mail pour un contact, en plus de l’adresse principale (masque « Créer une nouvelle demande » puis « Ajouter une adresse e-mail » ou directement dans les données de contact).

Présélection de l’indicatif, de la langue et du pays

Le système reprend automatiquement le préfixe, la langue et le pays précédemment saisis pour les entrées ultérieures dans le masque « Créer une nouvelle demande ».

Notification lors de la réception de nouvelles demandes / aperçu de toutes les demandes

Nous informons nos utilisateurs quotidiennement et dès qu’une nouvelle demande est reçue par e-mail. Vous pouvez spécifier vos préférences dans le profil Finstral Contacts. Après avoir cliqué sur « Ouvrir » dans l’e-mail, vous devez saisir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe avant de pouvoir accéder à Finstral Contacts.