FAQ's

• Finstral Contacts is een applicatie die door Finstral is ontworpen om binnenkomende aanvragen van eindklanten en prospects te verwerken en op te volgen. De applicatie begeleidt alle aanvragen van prospects: vanaf de registratie van de aanvraag tot de succesvolle afsluiting of annulering, en zorgt er zo voor dat niets over het hoofd wordt gezien en dat er te allen tijde transparantie bestaat over alle verkoopprocessen. 
• Het Finstral Contacts-systeem zorgt ervoor dat u tijd bespaart bij het verwerken van aanvragen.
• Door het aan te bieden als SaaS-applicatie (Software as a Service) in de browser is het systeem altijd up-to-date en worden je gegevens opgeslagen op meervoudig beveiligde Europese servers. 
• Finstral Contacts is geen sectoronafhankelijke, standaard software voor het beheer van aanvragen, maar een systeem dat specifiek is ontwikkeld voor de verkoop van ramen en huisdeuren, waarbij gebruiksvriendelijkheid centraal staat.
• Finstral Contacts maakt deel uit van de Finstral Cloud, de verzameling digitale tools ter ondersteuning van raamverdelers en -monteurs. Via https://finstral.cloud/ heb je toegang tot Finstral Contacts en alle andere diensten van de Finstral Cloud. Finstral werkt voortdurend aan het optimaliseren en uitbreiden van zijn aanbod.
• Er zijn twee hoofdweergaven: het aanvraagoverzicht en de detailweergave van een bepaalde aanvraag. Elke stap van een aanvraag gaat vergezeld van intuïtieve formulieren, zodat er bij geen enkele actie iets over het hoofd wordt gezien.
• Finstral Contacts richt zich altijd op de volgende stap. In plaats van alleen aan de eindstreep te denken - namelijk het afsluiten van een verkoop - helpt Finstral Contacts je steeds op de volgende activiteit te focussen, zonder welke je überhaupt niet tot een orderbevestiging komt. Wanneer je een bepaalde activiteit hebt voltooid, zal Finstral Contacts je eraan herinneren om de volgende te plannen.
• Klik op het Finstral Contacts-logo linksboven om terug te keren naar het beginscherm (aanvraagoverzicht).

Ga naar Inloggen

• Log eerst in bij Finstral Contacts.
• Klik bij het aanvraagoverzicht rechts op de actie > “Nieuwe aanvraag aanmaken”.
• Vul de verplichte velden in voor het contact (links, witte achtergrond) en de aanvraag (rechts, lichtblauwe achtergrond) en bevestig de invoer. 
• Als je een e-mailadres invoert dat al bestaat in Finstral Contacts, worden alle andere velden automatisch overgenomen van het bestaande contact. Let op: als je dan nieuwe gegevens invoert in deze velden, wordt het bestaande contact overschreven.
• De nieuw aangemaakte aanvraag staat bovenaan de lijst met alle aanvragen, aangezien deze initieel altijd gesorteerd is op aanvraagnummer.
• Een nieuw contact kan alleen in combinatie met een aanvraag worden aangemaakt, nooit afzonderlijk (uitzondering: koppeling van contacten).
• Als er verder nog geen acties hebben plaatsgevonden, kun je als aanmaker/verwerker een aangemaakte aanvraag ook weer verwijderen. Dit is enkel bedoeld voor wanneer je de aanvraag verkeerdelijk hebt aangemaakt. Als de prospect bijvoorbeeld niet langer geïnteresseerd is of Finstral besluit de aanvraag niet door te zetten, klik dan in plaats daarvan op de actie > “Aanvraag annuleren”.

Ga naar Nieuwe aanvragen

• De lijst is gestructureerd in een tabel met de volgende kolommen:
  • 1e kolom: aanvraagtype (icoontje)
  • 2e kolom: aanvraag-ID, adres en naam van het bouwproject
  • 3e kolom: land waar het bouwproject zich bevindt
  • 3e kolom: contact van de aanvraag
  • 5e kolom: status
  • 6e kolom: verantwoordelijke
  • 7e kolom: vervaldatum
  • 8e kolom: aanbevolen volgende actie of andere opties voor acties via een dropdown-lijst
• De betekenis van de filters boven de aanvraaglijst:
• Jouw/alle aanvragen: je kunt de filter “Jouw aanvragen” of “Alle aanvragen” selecteren. De betreffende filter kan worden ingesteld via een “toggle button” (schakelknop), waardoor je een bepaalde weergave van je aanvragen te zien krijgt.
  • Jouw aanvragen: omvat alle aanvragen die enkel betrekking hebben op jou.
  • Alle aanvragen: omvat alle aanvragen die betrekking hebben op jouw team in het algemeen.
• Open/afgehandelde aanvragen: je kunt ook de filter “Open aanvragen” of “Afgehandelde aanvragen” selecteren door de betreffende filter aan te vinken.
  • Open aanvragen: aanvragen die op dat moment worden verwerkt (door jou, als je tegelijkertijd de filter “Jouw aanvragen” hebt geselecteerd; of door het team, als je tegelijkertijd de filter “Alle aanvragen” hebt geselecteerd).
  • Afgehandelde aanvragen: aanvragen die op dat moment zijn afgerond (door jou, als je tegelijkertijd de filter “Jouw aanvragen” hebt geselecteerd; of door het team, als je tegelijkertijd de filter “Alle aanvragen” hebt geselecteerd).
• De betekenis van de gekleurde stippen in de kolom “Vervaldatum”:
  • rood: aanvragen waarvan de vervaldatum (bijna) verlopen is; moeten dringend worden verwerkt
  • oranje: aanvragen waarvan de vervaldatum binnenkort is; moeten snel worden verwerkt
  • groen: aanvragen waarvan de vervaldatum nog niet heel snel is; mogen in de toekomst worden verwerkt
• De lijst wordt standaard gesorteerd op aanvraagnummer (kolom “Bouwproject”). Je kunt de lijst ook sorteren op basis van andere kolommen door op de betreffende kopjes te klikken.

Ga naar Overzicht van alle aanvragen

• Het linkergedeelte (witte achtergrond) bevat de contactgegevens van de prospect. Het rechtergedeelte (lichtblauwe achtergrond) bevat de gegevens over de aanvraag/aanvragen van dit contact.
• Elk tabblad hoort bij een aanvraag. Elke aanvraag wordt gemarkeerd met een icoontje voor het type aanvraag en een automatisch gegenereerde ID. 
• In het midden van elk tabblad wordt de aanvraaghistoriek gedocumenteerd. Bovendien kunnen op elk gewenst moment opmerkingen worden ingevoerd of bestanden (max. 20 MB per opmerking) worden geüpload. Per aanvraag kan één werfadres/commissie worden genoteerd dat afwijkt van het contactadres. De aanvraag kan ook worden gekoppeld aan een ander contact of meerdere contacten (bijv. planners).
• In elk tabblad worden aan de rechterzijde de mogelijke acties voor de betreffende aanvraag weergegeven: de aanbevolen actie staat tegen een donkerblauwe achtergrond. Andere mogelijke acties worden minder duidelijk benadrukt en hebben een lichtblauwe achtergrond. Boven de acties worden nogmaals de actuele status van de aanvraag en de vervaldatum herhaald. Onder de acties staan er (afhankelijk van de gebruikersrechten) alternatieve acties voor het downloaden/verwijderen van de aanvraag.

Ga naar Detailoverzicht van een aanvraag

• Door op de avatar in de rechterbovenhoek te klikken, kun je je status en bestaande gebruikersrechten bekijken en je profielinstellingen bewerken.
• Je kunt je profiel als volgt bewerken:
  • meldingen (dagelijkse samenvatting, bericht wanneer een aanvraag is toegewezen, e-mailberichten met de gemaakte afspraken)
  • profielfoto, contactgegevens, taal
  • afwezigheid (opmerking: als je hier een afwezigheid instelt, kan er geen aanvraag aan jou worden toegewezen).

Ga naar Het Finstral Contacts-profiel

• In de detailweergave van de aanvraag kun je klikken op “Aanvraag koppelen” om een aanvraag met nog een ander contact te verbinden. Dit is voornamelijk voor het geval dat een particuliere opdrachtgever samen met een architect een bouwproject plant en een aanvraag stuurt naar Finstral. 
• Het te koppelen contact kan ofwel in de bestaande contacten worden gezocht of nieuw worden aangemaakt.
• Vanwege de privacyregelgeving kan slechts één type contact (namelijk zakelijke opdrachtgever of planner) worden gekoppeld.

Ga naar Verdere geavanceerde acties

• Klik op een aanvraag om naar de detailweergave te gaan. 
• Klik op de drie puntjes in de browserbalk rechtsboven om naar de browserinstellingen te gaan. Kies daar “Afdrukken” (kan ook met de toetsencombinatie Ctrl + P ).
• Je komt in de afdrukweergave terecht, en daar kun je de gewenste printer selecteren en het document afdrukken (afdrukken als PDF is ook mogelijk).

Ga naar Downloaden en afdrukken

Er zijn twee mogelijkheden:

• Je bent niet verantwoordelijk voor de aanvraag. De kolom “Volgende stap” in de aanvraaglijst kan niet worden aangeklikt (zwarte tekst) en in de detailweergave verschijnen er geen actieopties. De verantwoordelijke wordt weergegeven in de detailweergave aan de rechterkant.
• De aanvraag werd na 6 maanden geanonimiseerd (geldt voor alle aanvraagtypes behalve “Offerte” of “Klacht”).

Ga naar Detailoverzicht van een aanvraag

Hiervoor moet een aantal stappen worden doorlopen.

Voor het aanvraagtype “Offerte” zijn de volgende acties voorzien:

1. “Een adviesgesprek plannen” (documenteren van de adviesafspraak)
2. “Offerteoverhandiging plannen” (documenteren van de offerteoverhandiging)
3. eventueel “Offertebespreking plannen” en dan “Order bevestigen” (positief) of “Aanvraag annuleren” (negatief) (feedback van de potentiële klant)

Door de actie “Order bevestigen” wordt de aanvraag in het geval van een offerte positief afgesloten. De verwerking in Finstral Contacts wordt beëindigd en de order wordt bevestigd. Er wordt geregistreerd dat de aanvraag een order is geworden. Al het overige (bestelling aan Finstral) wordt dan afgehandeld in Finstral Composer.

De bovenstaande stappen kunnen alleen worden uitgevoerd door gebruikers met bepaalde gebruikersrollen.

Ga naar Verwerken van aanvragen

Finstral Contacts biedt een duplicaatscontrole om te voorkomen dat er contactinformatie onnodig dubbel in het systeem staat.

Het systeem merkt automatisch wanneer het e-mailadres van een nieuw contact dat een aanvraag doet al in het systeem zit en biedt dan de actie “Duplicaten controleren” aan. Hierbij zijn er drie opties:

1. het bestaande contact behouden (en de aanvragen onder dit contact samenbrengen)
2. kiezen voor het nieuwe contact (en de aanvragen onder dit contact samenbrengen)
3. een apart contact aanmaken en een apart e-mailadres invoeren

Ga naar Duplicaat controleren

Selecteer in de detailweergave van de aanvraag de menuoptie “In stand-by zetten/opnieuw voorleggen” of “Offerte in stand-by zetten/opnieuw voorleggen”. Je kunt de vervaldatum verplaatsen naar een bepaalde datum, waarna de aanvraag in de aanvraaglijst weer groen gemarkeerd is.

Ga naar Meer acties

Dit is een veiligheidswaarschuwing, maar deze kun je in dit geval negeren.

In het profiel is er de mogelijkheid om een derde melding ”Afspraken via e-mail” in te stellen op “Ontvangen”. Zodra je een afspraak hebt gepland in Finstral Contacts, stuurt het systeem je een e-mail met een .ics-bestand. Door te dubbelklikken op dit bestand kun je de afspraak toevoegen aan je eigen Outlook-agenda met alle relevante informatie (naam van contact, adres, tijdstip, enz.).

Ga naar Het Finstral Contacts-profiel

Voer eerst in de template “Nieuwe aanvraag aanmaken” het bekende e-mailadres van het contact in. Finstral Contacts registreert op basis van het e-mailadres dat dit contact al bestaat in de database. De contactgegevens worden nu automatisch ingevuld. Vervolgens kun je rechts het aanvraaggedeelte (lichtblauwe achtergrond) invullen om zo een nieuwe aanvraag voor een bestaand contact op te slaan. In de detailweergave verschijnen dan voor dit contact meerdere tabs (meerdere aanvragen).

Door te klikken op het e-mailadres van een contact in de detailweergave, wordt het e-mailprogramma dat door de Finstral Contacts-gebruiker is ingesteld (bijv. Outlook) geopend en verschijnt er een standaard e-mail met voorgedefinieerde tekst, onderwerp en e-mailadres van de ontvanger (eindklant). Deze standaard e-mail kan natuurlijk altijd vóór verzending worden aangepast. Op die manier kun je de eindklant snel per e-mail informeren dat zijn aanvraag in behandeling is, of dat deze werd doorgestuurd naar een dealerpartner/planadviseur. Deze functie bestaat momenteel alleen voor de mandant Finstral.

Finstral Contacts is beschikbaar gemaakt als service voor de dealerpartners en velen van hen werken met de applicatie. Een aantal dealerpartners werkt (nog) niet met Contacts en is dus “externe” gebruiker. Je moet daarom voor het doorsturen van aanvragen de actie “Aanvraag toewijzen” selecteren, waarbij wordt gedetecteerd of een dealerpartner een interne of externe gebruiker is. Als een partner nog niet met de applicatie werkt, ontvangt de betreffende contactmanager (veld 13 in FinCRM) een e-mail met de contact- en aanvraaggegevens uit Finstral Contacts.

Bij het doorsturen van aanvragen zijn er twee opties:

1. De dealerzoekfunctie

Er is een interface met FinCRM opgezet om het zoeken naar dealerpartners en hun contactgegevens bij het extern doorsturen van aanvragen te vergemakkelijken. Er kan worden gezocht op e-mailadres, klantcode of naam van de dealerpartner.

2. Handmatige invoer van het door jou gewenste e-mailadres

Het doorsturen naar een ander e-mailadres is nog steeds mogelijk, zolang het maar niet gaat om een dealerpartner of een Finstral Contacts-gebruiker.

Ga naar Aanvragen toewijzen en afwijzen

Als je per ongeluk op de actie “Aanvraag annuleren” hebt geklikt, kun je de annulering ongedaan maken en de laatste actieve aanvraagstatus opnieuw activeren door te klikken op > “Aanvraag heropenen”.

Ga naar Aanvraag annuleren of heropenen

Eerst moet je controleren of het inhoudelijk daadwerkelijk om dezelfde aanvraag gaat of dat het gaat om twee verschillende aanvragen (of types aanvragen) van hetzelfde contact. Als het écht om dezelfde aanvraag gaat, die gewoon via verschillende kanalen is ontvangen, kun je een van de aanvragen sluiten via “Aanvraag annuleren” - met als reden “Duplicaten” - en kun je de andere aanvraag verwerken.

Ga naar Aanvraag annuleren of heropenen

Ja, dit is altijd mogelijk door te klikken op het dropdown-menu in de header van de detailweergave “Offertes en orders”. Daar kun je ofwel een in Composer gekoppelde offerte bekijken (en in Composer dus ook wijzigen) of een offerte handmatig toevoegen. Om de offertestatus aan te passen naar de status “Offerte overhandigen”, moet je klikken op de actie > “Offerte overhandigen”.

Ga naar Verwerken van aanvragen

De reporting is momenteel gericht op de offerteaanvragen en het afsluitpercentage daarvan. Er zijn overzichten van de afsluitpercentages per verantwoordelijke medewerker, per land en een overzicht m.b.t. de status van de aanvragen. De reporting is momenteel alleen zichtbaar voor de bedrijfsleiding, de SGF-verantwoordelijken en de verkoopsverantwoordelijken. Op dit moment is deze optie alleen beschikbaar voor de mandant Finstral.

Ga naar Reporting

Als er een offerte en meerdere (hoogwaardigere) offertealternatieven (bijv. met betrekking tot materiaal enz.) voor één prospect zijn opgesteld, kun je deze binnen dezelfde Contacts-aanvraag koppelen/handmatig toevoegen.

Als er daarentegen sprake is van meerdere offertes (bijvoorbeeld een offerte voor de ramen en een offerte voor de huisdeur) voor één prospect, dan dien je in Contacts per offerte een aparte aanvraag te koppelen/handmatig toe te voegen.

Procedure om een bijkomende aanvraag voor eenzelfde contact aan te maken:

1. Kopieer het e-mailadres van het contact (CTRL + C).
2. Ga naar de aanvraaglijst en klik op “Nieuwe aanvraag aanmaken”.
3. Plak het gekopieerde e-mailadres eerst in de contactgegevens van de template (linkerzijde, witte achtergrond). De overige contactgegevens worden automatisch ingevuld omdat Contacts herkent dat dit contact al bestaat. 
4. Voer de vereiste gegevens voor de nieuwe aanvraag in (rechterzijde, lichtblauwe achtergrond) en sla de aanvraag op.
5. Je hebt nu meerdere aanvraagtabbladen (of ID’s) voor hetzelfde contact. Als je meerdere offertes dient in te voeren voor dezelfde prospect, kun je de tweede offerte koppelen/toevoegen bij de tweede aanvraag-ID.

Ga naar Verwerken van aanvragen

1. Kopieer de aanvraag-ID van de Contacts-aanvraag (CTRL +C).
2. Voer de aanvraag-ID van Contacts in in het veld “Contacts-ID” (oude benaming “BTW-nummer”) in de headergegevens (“Auftragsdaten", ordergegevens) van de offerte/order in Composer (CTRL + V) en klik op “Opslaan”. Het offerte-/orderbedrag en -nummer in Contacts wordt elk uur gesynchroniseerd met de gegevens in Composer.
3. U kunt de ID in dit Composer-veld ook wijzigen of verwijderen. Hierdoor wordt ook de informatie in Contacts overeenkomstig gewijzigd of verwijderd. 
4. Per aanvraag kunnen meerdere offertes worden toegevoegd. Contacts accepteert slechts één hoofdofferte en beschouwt de andere gekoppelde offertes als “alternatieven”. Je kunt een alternatieve offerte in de plaats zetten van de hoofdofferte door in het dropdown-menu van de detailweergave in Contacts te klikken op > “Offerte door alternatief vervangen”. In de reporting telt alleen de hoofdofferte, niet de alternatieven.
5. Per aanvraag kunnen meerdere orders worden toegevoegd. Contacts neemt alle orders over en in de reporting wordt de som van alle orders opgeslagen.

Ga naar Verwerken van aanvragen

De beste manier om in een e-mail of ander document te verwijzen naar een Contacts-aanvraag is door de URL mee te sturen. Dit laatste is bijvoorbeeld nuttig bij Support-aanvragen. Zo weet de User Support met één klik direct om welke aanvraag het gaat.

Voorbeeld van zo'n URL: https://contacts.finstral.cloud/details/76710

Voor elke aanvraag van een contactpersoon kan een naam aan het bouwproject worden toegewezen, waardoor het mogelijk wordt om verschillende aanvragen van eenzelfde contactpersoon te onderscheiden.

Het is mogelijk dat jouw Finstral Contacts automatisch worden vertaald door de browser. Daarom zie je onjuiste termen verschijnen die wij niet hanteren in ons systeem. 

Dit zijn de stappen om de automatische vertaling te deactiveren: 

• Klik op het vertaalicoontje in de URL-balk. 
• Klik op de 3 puntjes. 
• Activeer de optie “Deze website nooit vertalen.” 

Of je kan de automatische vertaling ook direct in de browser deactiveren: 

• Klik rechtsboven op de drie puntjes om het menu te openen en selecteer Instellingen. 
• Klik links op het menu-item “Talen”. 
• Navigeer naar de sectie “Google Translate” en schakel “Google Translate gebruiken” uit. 

Vanaf nu zie je de correcte vertalingen die wij hebben geÏmplementeerd.