Aanvragen naar partners bemiddelen

Met de functie ‘Bemiddelen naar partners’ kunnen offerteaanvragen aan meerdere geschikte handelspartners worden aangeboden. De snelste partners kunnen de aanvraag accepteren en vervolgens verder behandelen.

Doel van de functie

De nieuwe bemiddelingsfunctie is bedoeld voor offerteaanvragen. Ze wordt gebruikt wanneer een aanvraag niet aan één enkele partner moet worden toegewezen, maar gelijktijdig aan meerdere geschikte handelspartners wordt aangeboden, of stapsgewijs aan verschillende partners wordt voorgelegd. Het doel is dat geschikte partners de aanvraag actief kunnen accepteren. Zodra een partner een bemiddelde aanvraag accepteert, wordt hij in Contacts de verantwoordelijke behandelaar van deze aanvraag.

Wanneer wordt een aanvraag bemiddeld?

Er zijn twee manieren om een offerteaanvraag te bemiddelen:

• Automatisch via bepaalde websiteformulieren: Wanneer een formulier dat hiervoor is geactiveerd wordt verzonden, kan de aanvraag automatisch aan geschikte handelspartners worden bemiddeld op basis van de ingestelde dealerlogica.
• Handmatig via een actie in Contacts: Bevoegde Finstral-medewerkers kunnen een bestaande offerteaanvraag rechtstreeks in Contacts aan partners bemiddelen.

Aanvragen handmatig naar partners bemiddelen

Als je een offerteaanvraag handmatig wilt bemiddelen, ga dan als volgt te werk:

1. Open de gewenste offerteaanvraag in Contacts.
2. Kies in de detailweergave de actie ‘Aan partners bemiddelen’.
3. Controleer naar welke partners de aanvraag wordt bemiddeld.
4. Controleer het voorgestelde maximale aantal partners dat de aanvraag mag accepteren, of pas dit aantal indien nodig aan. Het aantal mag niet hoger zijn dan het aantal weergegeven partners.
5. Bevestig de actie om het bemiddelingsproces te starten.

In het selectievenster worden de gevonden handelspartners als kaarten weergegeven. Partners uit de eerste golf worden als eerste getoond; daaronder volgen de partners uit de tweede golf. Het maximale aantal partners dat de aanvraag mag accepteren, is standaard ingesteld op 3. Zijn er minder dan drie geschikte partners beschikbaar, dan wordt het aantal beschikbare partners voorgesteld. Je kunt dit aantal aanpassen, maar het mag niet hoger zijn dan het aantal weergegeven partners.

Wat gebeurt er na het starten van de bemiddeling?

Na het starten van de bemiddeling blijft de oorspronkelijke aanvraag bij Finstral bestaan. Voor de geselecteerde handelspartners worden op de achtergrond afzonderlijke kopieën van de aanvraag aangemaakt. Hierdoor kan elke partner de aanvraag onafhankelijk van de andere partners accepteren of niet accepteren.

• De oorspronkelijke aanvraag blijft zichtbaar aan Finstral-zijde.
• In de detailweergave van de oorspronkelijke aanvraag is zichtbaar aan welke partners de aanvraag werd bemiddeld.
• Handelspartners kunnen niet zien aan welke andere partners dezelfde aanvraag eveneens werd bemiddeld.
• Partners ontvangen een melding en kunnen de aanvraag accepteren via de knop Accepteren.
• Zodra een partner de aanvraag accepteert, wordt hij de verantwoordelijke behandelaar van zijn eigen aanvraagkopie.

Acceptatie door de handelspartner

Wanneer een handelspartner de bemiddelde aanvraag via de melding opent, verschijnt er een acceptatiedialoog. In deze dialoog wordt aangegeven dat de aanvraag ook aan andere partners is aangeboden. Als de aanvraag al door een andere partner is geaccepteerd, wordt dit weergegeven. De partner ontvangt daarbij geen informatie over welke andere partners betrokken zijn of welke partner de aanvraag al heeft geaccepteerd.

Indien het maximaal toegestane aantal acceptaties al is bereikt, kan de aanvraag niet meer worden geaccepteerd. In dat geval wordt weergegeven dat de aanvraag reeds is toegewezen. Daarnaast kan het tijdstip van de laatst mogelijke acceptatie worden getoond.

Tijdslogica en terugvalscenario

De bemiddeling kan gefaseerd verlopen. In de eerste golf krijgen Finstral Studio Partners de mogelijkheid om de aanvraag te accepteren. Als het maximaal voorziene aantal acceptaties niet binnen 4 werkuren wordt bereikt, worden vervolgens ook andere geschikte handelspartners betrokken. Als werktijd gelden werkdagen van 07:00 tot 19:00 uur. Wanneer binnen 48 uur geen enkele partneraanvraag is geaccepteerd, wordt de bemiddeling als mislukt afgesloten. De oorspronkelijke aanvraag blijft open of wordt opnieuw vervallen verklaard en kan opnieuw worden bemiddeld of rechtstreeks worden toegewezen.

Statusoverzicht

Tijdens het bemiddelingsproces worden verschillende statussen gebruikt voor de betreffende aanvragen. Deze statussen helpen om te herkennen of een aanvraag momenteel wordt bemiddeld, succesvol werd bemiddeld of dat de bemiddeling is mislukt.

Veelgestelde vragen

Kan ik een aanvraag nog steeds rechtstreeks aan één partner toewijzen?
Ja. Het blijft mogelijk om een aanvraag handmatig aan één enkele partner toe te wijzen.

Kan een partner zien dat andere partners dezelfde aanvraag hebben ontvangen?
De partner krijgt alleen de melding dat de aanvraag aan meerdere partners is aangeboden. Informatie over andere partners wordt niet weergegeven.

Kan ik het maximale aantal acceptaties wijzigen?
Ja. In het bemiddelingsvenster kan het voorgestelde aantal worden aangepast, maar nooit tot een hoger aantal dan het aantal weergegeven partners.

Wat gebeurt er als geen enkele partner de aanvraag accepteert?
Als binnen 48 uur geen enkele partneraanvraag is geaccepteerd, blijft de oorspronkelijke aanvraag open of wordt deze opnieuw vervaldatum-gerechtigd. Daarna kan de aanvraag opnieuw worden bemiddeld of rechtstreeks worden toegewezen.