Transmission des demandes aux partenaires

La fonction "Mise en relation" permet de proposer les demandes de devis à plusieurs distributeurs adaptés. Les partenaires les plus réactifs peuvent accepter la demande puis la traiter.

Objet de la fonction

La nouvelle fonction de mise en relation avec un partenaire est destinée aux demandes de devis. Elle est utilisée lorsqu’une demande ne doit pas être attribuée à un seul partenaire, mais proposée simultanément ou successivement à plusieurs distributeurs adaptés.
L’objectif est de permettre aux partenaires concernés d’accepter activement la demande. Dès qu’un partenaire accepte une demande mise en relation, il devient le responsable du traitement de cette demande dans Contacts.

Quand une demande est-elle mise en relation?

Il existe deux possibilités pour mettre en relation une demande de devis:

• Automatiquement via certains formulaires du site web: lorsqu’un formulaire prévu à cet effet est envoyé, la demande peut être automatiquement proposée à des distributeurs adaptés sur la base de la logique de distribution définie.
• Manuellement via une action dans Contacts: Les collaborateurs Finstral disposant des autorisations nécessaires peuvent mettre en relation une demande de devis existante avec des partenaires directement dans Contacts.

Mettre une demande en relation avec un partenaire

Si vous souhaitez mettre manuellement une demande de devis en relation avec un ou plusieurs partenaires, procédez comme suit:

1. Ouvrez la demande de devis souhaitée dans Contacts.
2. Dans la vue détaillée, sélectionnez l’action «Intermédier vers les partenaires».
3. Vérifiez les partenaires auxquels la demande sera proposée.
4. Contrôlez le nombre maximal de partenaires autorisés à accepter la demande ou modifiez-le si nécessaire. Cette valeur ne peut pas être supérieure au nombre de partenaires affichés.
5. Confirmez l’action pour lancer le processus de mise en relation.

Dans la fenêtre de sélection, les distributeurs identifiés sont affichés sous forme de cartes. Les partenaires de la première vague sont affichés en premier, suivis des partenaires de la seconde vague. Le nombre maximal de partenaires autorisés à accepter la demande est prérempli à 3 par défaut. S’il y a moins de trois partenaires adaptés, le nombre de partenaires disponibles est proposé automatiquement. Vous pouvez modifier cette valeur, mais elle ne peut pas être supérieure au nombre de partenaires affichés.

Que se passe-t-il après le lancement de la mise en relation ?

Après le lancement, la demande d’origine reste enregistrée chez Finstral. En arrière-plan, des copies de la demande sont créées pour les distributeurs sélectionnés. Chaque partenaire peut ainsi accepter ou refuser la demande de manière indépendante.

• La demande d’origine reste visible côté Finstral.
• Dans la vue détaillée de la demande d’origine, il est possible de voir à quels partenaires la demande a été proposée.
• Les distributeurs ne voient pas à quels autres partenaires la même demande a été proposée.
• Les partenaires reçoivent une notification et peuvent accepter la demande à l’aide du bouton Accepter.
• Lorsqu’un partenaire accepte la demande, il devient responsable du traitement de sa propre copie de la demande.

Acceptation par le distributeur

Lorsqu’un distributeur ouvre une demande mise en relation à partir de la notification reçue, une boîte de dialogue d’acceptation s’affiche. Cette boîte de dialogue indique que la demande a également été proposée à d’autres partenaires.
Si la demande a déjà été acceptée par un autre partenaire, cette information est affichée. Toutefois, le partenaire ne reçoit aucune information sur les autres partenaires impliqués ni sur l’identité du partenaire ayant déjà accepté la demande.

Si le nombre maximal d’acceptations autorisées a déjà été atteint, la demande ne peut plus être acceptée. Dans ce cas, un message indique que la demande a déjà été attribuée.
La date et l’heure de la dernière acceptation possible peuvent également être affichées.

Logique temporelle et mécanisme de reprise

La mise en relation peut s’effectuer par étapes. Lors de la première vague, les partenaires Finstral Studio ont la possibilité d’accepter la demande. Si le nombre maximal d’acceptations prévu n’est pas atteint dans un délai de 4 heures ouvrées, d’autres distributeurs adaptés sont ensuite intégrés au processus. Les heures ouvrées correspondent aux jours ouvrables de 07h00 à 19h00. Si aucune demande partenaire n’est acceptée dans un délai de 48 heures, la mise en relation est clôturée comme ayant échoué. La demande d’origine reste ouverte ou redevient active et peut être à nouveau mise en relation ou attribuée directement.

Aperçu des statuts

Pendant le processus de mise en relation, différents statuts sont utilisés pour les différentes demandes. Ces statuts permettent d’identifier si une demande est en cours de mise en relation, si la mise en relation a abouti ou si elle a échoué.

Questions fréquentes

Puis-je continuer à attribuer une demande directement à un seul partenaire?
Oui. L’attribution manuelle existante à un partenaire unique reste possible.

Un partenaire peut-il voir que d’autres partenaires ont reçu la même demande?
Le partenaire est uniquement informé que la demande a été proposée à plusieurs partenaires. Aucune information concernant les autres partenaires n’est affichée.

Puis-je modifier le nombre maximal d’acceptations?
Oui. Dans la fenêtre de mise en relation, il est possible d’adapter le nombre proposé. Toutefois, cette valeur ne peut pas être supérieure au nombre de partenaires affichés.

Que se passe-t-il si aucun partenaire n’accepte la demande?
Si aucune demande partenaire n’est acceptée dans un délai de 48 heures, la demande d’origine reste ouverte ou redevient active. Elle peut ensuite être proposée à nouveau à des partenaires ou être attribuée directement.