Questions fréquentes

• Finstral Contacts est un système conçu par Finstral pour traiter et suivre les demandes de clients finaux et de prospects. L’application suit chaque demande à travers toutes ses étapes, de l’enregistrement à la conclusion, positive ou négative, ce qui permet une gestion rationalisée et transparente de tous les processus de vente. 
• Le système Finstral Contacts vous permet de gagner du temps lors du traitement des demandes.
• Disponible en SaaS (Software as a service), cette solution logicielle est accessible via Internet et constamment mise à jour, vos données étant conservées sur des serveurs européens multi-sécurisés. 
• Finstral Contacts est un logiciel de gestion des demandes spécialement conçu pour répondre, de la manière la plus simple et intuitive possible, aux exigences spécifiques de la vente de fenêtres et de portes d’entrée.
• Finstral Contacts fait partie des outils numériques destinés aux distributeurs et installateurs de fenêtres et disponibles sur le cloud Finstral. Pour accéder à Finstral Contacts et à tous les autres services accessibles depuis le cloud Finstral : https://finstral.cloud/. L’offre de services est constamment optimisée et développée par Finstral.
• Finstral Contacts se résume à deux vues principales : la liste de toutes les demandes et la fiche détaillée de chaque demande. Chaque étape de traitement d’une demande prévoit le remplissage d’un certain nombre de champs, pour que rien ne soit oublié.
• Finstral Contacts est conçu de manière à toujours se préparer en vue de l’étape suivante. Cela signifie qu’au lieu de se focaliser sur la ligne d’arrivée, à savoir la vente, Finstral Contacts vous aide à vous concentrer sur chacune des activités qui vous permettront effectivement d’atteindre votre but. Lorsqu’une activité est terminée, Finstral Contacts vous rappelle de planifier la suivante.
• Pour revenir à l’écran d’accueil avec la liste de toutes les demandes, il suffit de cliquer sur le logo Finstral Contacts situé en haut à gauche de l’écran.

Voir Connexion (login)

• Logge Dich zunächst in Finstral Contacts ein.
• Klicke auf der Anfragenübersicht rechts auf den Knopf „Neue Anfrage erstellen“.
• Fülle die Pflichtfelder für den Kontakt (links, weiß hinterlegt) und die Anfrage (rechts, blau hinterlegt) aus und bestätige. 
• Falls Du eine E-Mail-Adresse einfügst, die bereits in Finstral Contacts besteht, werden alle weiteren Felder automatisch vom bestehenden Kontakt übernommen. Achtung: Falls Du dann neue Eingaben in diesen Feldern machst, wird der bestehende Kontakt überschrieben.
• Die neu erstellte Anfrage ist in der Liste aller Anfragen ganz oben zu finden, weil diese initial immer nach Anfrage-Nummer sortiert ist.
• Ein neuer Kontakt kann jeweils nur mit einer Anfrage zusammen erstellt werden, niemals einzeln (Ausnahme: Verknüpfung von Kontakten).
• Eine erstellte Anfrage kannst Du als Ersteller bzw. Bearbeiter wieder löschen, wenn noch keine weitere Aktion stattgefunden hat. Das Löschen ist nur für den Fall vorgesehen, dass Du die Anfrage aus Versehen erstellt hast. Hat z. B. der Interessent kein Interesse mehr oder entscheidet sich Finstral gegen die Weiterverfolgung der Anfrage, so klicke stattdessen auf die Aktion > „Anfrage abbrechen“.

Gehe zu Neue Anfragen

• Die Liste ist in einer Tabelle mit folgenden Spalten strukturiert:
  • 1. Spalte: Anfrage-Typ (Icon)
  • 2. Spalte: Anfrage-ID und Adresse des Bauvorhabens inklusive Name des Bauvorhabens
  • 3. Spalte: Land der Bauadresse
  • 4. Spalte: Kontakt der Anfrage
  • 5. Spalte: Status
  • 6. Spalte: Zuständige Person
  • 7. Spalte: Fälligkeit
  • 8. Spalte: Empfohlene nächste Aktion bzw. weitere Aktionsmöglichkeiten über eine Drop-Down-Liste
• Die Bedeutung der Filter über der Anfrageliste:
• Deine/Alle Anfragen: Du kannst entweder den Filter „Deine Anfragen“ oder „Alle Anfragen“ auswählen. Der jeweilige Filter ist über einen „toggle button“ einstellbar und ermöglicht Dir eine bestimmte Ansicht auf die Anfragen:
  • Deine Anfragen: beinhaltet alle Anfragen, die ausschließlich Dich betreffen.
  • Alle Anfragen: beinhaltet alle Anfragen, die Dein Team generell betreffen.
• Offene/Erledigte Anfragen: Zusätzlich kannst Du entweder den Filter „Offene Anfragen“ oder „Erledigte Anfragen“ auswählen, indem Du beim entsprechenden Filter einen Haken setzt.
  • Offene Anfragen: Anfragen, die derzeit bearbeitet werden (von Dir, wenn Du gleichzeitig den Filter „Deine Anfragen“ ausgewählt hast; oder im Team, wenn Du gleichzeitig den Filter „Alle Anfragen“ ausgewählt hast).
  • Erledigte Anfragen: Anfragen, die abgeschlossen sind (von Dir, wenn Du gleichzeitig den Filter „Deine Anfragen“ ausgewählt hast; oder im Team, wenn Du gleichzeitig den Filter „Alle Anfragen“ ausgewählt hast).
• Die Bedeutung der farbigen Punkte in der Spalte „Fälligkeit“:
  • Rot: (über)fällige Anfragen; dringend zu bearbeiten
  • Orange: bald fällige Anfragen; zeitnah zu bearbeiten
  • Grün: noch nicht fällige Anfragen; in Zukunft zu bearbeiten
• Die Liste ist standardmäßig nach Anfragenummer sortiert (Spalte „Bauvorhaben“). Eine Sortierung der Liste nach den anderen Spalten ist mittels Klick auf die jeweiligen Überschriften möglich.

Gehe zu Übersicht aller Anfragen

• Im linken (weiß hinterlegten) Bereich befinden sich jeweils die Kontaktdaten des Interessenten. Auf dem rechten (blau hinterlegten) Bereich befinden sich die Daten zu der Anfrage bzw. den Anfragen dieses Kontakts.
• Jedes Tab gehört zu einer Anfrage. Jede Anfrage ist mit einem Icon für den Anfrage-Typ sowie einer automatisch generierten ID gekennzeichnet. 
• In jedem Tab wird in der Mitte der Anfragenverlauf dokumentiert. Zudem können jederzeit Notizen eingetragen bzw. Dateien (max. 20 MB pro Notiz) hochgeladen werden. Pro Anfrage kann eine von der Kontaktadresse abweichende Bauadresse/Kommission notiert werden. Die Anfrage kann außerdem mit einem Kontakt bzw. mehreren Kontakten (z. B. Planern) verknüpft werden.
• In jedem Tab sind auf der rechten Seite die Aktionsmöglichkeiten zur Anfrage dargestellt: Auf dunkelblauem Hintergrund steht jene Aktion, die empfohlen wird. Andere mögliche Aktionen sind weniger stark hervorgehoben und stehen auf hellblauem Hintergrund. Über den Aktionen werden nochmals der aktuelle Status der Anfrage sowie die Fälligkeit wiederholt. Unter den Aktionen gibt es je nach Berechtigung alternative Aktionen für das Herunterladen/Löschen der Anfrage.

Gehe zu Detailansicht eines Kontakts mit seiner/seinen Anfrage/n

• Mit einem Klick auf den Avatar in der rechten oberen Ecke kannst Du Deinen Status sowie bestehende Rechte einsehen und Deine Profileinstellungen bearbeiten.
• Du kannst Dein Profil wie folgt bearbeiten:
  • Benachrichtigungen (Tägliche Zusammenfassung, Nachricht bei Zuweisung einer Anfrage, E-Mail-Versand der erstellten Termine)
  • Profilbild, Kontaktdaten, Sprache
  • Abwesenheit (Hinweis: Stellst Du hier eine Abwesenheit ein, kann Dir keine Anfrage zugewiesen werden.)

Gehe zu Das Finstral Contacts-Profil

• In der Detailansicht der Anfrage kannst Du auf „Anfrage verknüpfen“ klicken, um eine Anfrage mit einer weiteren Kontaktperson zu verbinden. Dieser Fall tritt vor allem auf, wenn ein privater Bauherr ein Bauvorhaben gemeinsam mit einem Architekten plant und eine Anfrage an Finstral richtet. 
• Der zu verknüpfende Kontakt kann in den bestehenden Kontakten gesucht oder neu erstellt werden.
• Aus Datenschutzgründen kann nur ein Kontakt-Typ, nämlich entweder gewerblich oder Planer, verknüpft werden.

Gehe zu Weitere Aktionen für Fortgeschrittene

• Klicke auf eine Anfrage, um in die Detailansicht zu gelangen. 
• Klicke auf die drei Punkte der Browserleiste oben rechts, um die Browser-Einstellungen aufzurufen. Wähle dort „Drucken“ (auch mittels Tastenkombination Strg + P möglich).
• Du gelangst zur Druckansicht, kannst Deinen bevorzugten Drucker auswählen und das Dokument drucken (auch ein Druck als PDF ist möglich).

Gehe zu Download & Druck

Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Du bist nicht zuständig für die Anfrage. Die Spalte „nächster Schritt“ in der Anfrageliste ist nicht klickbar (schwarzer Text) und es fehlen jegliche Aktionsmöglichkeiten in der Detailansicht. Der Zuständige wird in der Detailansicht auf der rechten Seite dargestellt.
• Die Anfrage wurde nach 6 Monaten anonymisiert (gilt für alle Anfrage-Typen außer „Angebot“ oder „Reklamation“).

Gehe zu Detailansicht eines Kontakts mit seiner/seinen Anfrage/n

Dafür müssen verschiedene Schritte durchlaufen werden.

Für den Anfrage-Typ „Angebot“ sind die Aktionen wie folgt vorgesehen:

1. Beratungstermin vereinbaren (Dokumentation des Beratungstermins)
2. Angebotsübergabe vereinbaren (Dokumentation der Angebotsübergabe)
3. ggf. Verhandlungstermin vereinbaren und dann Auftrag erteilen (positiv) oder Anfrage abbrechen (negativ) (Feedback des potenziellen Kunden)

Durch die Aktion „Auftrag erteilen“ wird die Anfrage im Falle eines Angebots positiv abgeschlossen. Die Bearbeitung in Finstral Contacts wird beendet und der Auftrag wird erteilt. Es wird registriert, dass die Anfrage zu einem Auftrag geworden ist. Alles Weitere (Bestellung an Finstral) wird dann im Finstral Composer erledigt.

Die oben genannten Schritte können nur von bestimmten Anwenderrollen durchgeführt werden.

Gehe zu Bearbeitung Angebotsanfragen

Finstral Contacts propose une fonction de vérification des doublons afin d’éviter la présence inutile de contacts en double.

Le système détecte automatiquement si l’adresse e-mail du contact associé à la nouvelle demande a déjà été enregistrée et propose l’opération « Vérifier les doublons ». À partir de là, trois possibilités s’offrent à vous :

1. conserver l’ancien contact (et y rattacher les demandes)
2. remplacer l’ancien contact par le nouveau (et y rattacher les demandes)

Voir Vérifier les doublons

Dans la vue détaillée de la demande, sélectionner l’option du menu « Mettre en attente » ou « Mettre le devis en attente ». L’échéance sera ainsi reportée à une date précise et la demande sera à nouveau visualisée avec un point vert dans la liste des demandes.

Voir Autres actions

Il s’agit d’un avertissement de sécurité qui, dans ce cas, peut être ignoré sans risque.

Dans votre profil, vous avez la possibilité de paramétrer l’envoi d’une notification automatique lorsque vous planifiez un rendez-vous dans Finstral Contacts. Pour cela, modifiez votre profil et cliquez sur « Recevoir » dans la section « Rendez-vous par e-mail ». Lorsque ce paramètre est activé, le système vous envoie un e-mail contenant un fichier .ics correspondant au rendez-vous que vous venez de planifier. Lorsque vous recevez le message, double-cliquez sur ce fichier pour ajouter le rendez-vous à votre calendrier Outlook avec toutes les informations nécessaires (nom du contact, adresse, heure, etc.)

Voir Votre profil sur Finstral Contacts

Sur l’écran « Nouvelle commande », commencez par saisir l’adresse e-mail du contact dans le champ correspondant. Si cette adresse est déjà associée à un contact présent dans la base de données de Finstral Contacts, le système reprend automatiquement toutes les coordonnées de ce contact. À partir de là, il ne vous reste plus qu’à renseigner les champs concernant la demande dans la partie droite de l’écran (sur fond bleu clair). Lorsque vous avez terminé, vous pouvez enregistrer la demande comme une nouvelle demande provenant d’un contact existant. Dans la vue détaillée, vous verrez plusieurs onglets correspondant aux différentes demandes provenant de ce même contact.

Depuis la vue détaillée d’une demande, il suffit de cliquer sur l’adresse e-mail d’un contact pour déclencher l’ouverture automatique du programme de messagerie configuré par l’utilisateur (p. ex. Outlook). Un modèle de message s’affiche avec un texte prédéfini, un objet et l’adresse e-mail du destinataire (le client final). Il ne s’agit que d’un modèle de message que vous pouvez éventuellement modifier avant de l’envoyer. De cette manière, le client final sera rapidement informé sur le traitement de sa demande ou sa transmission à un distributeur/cabinet d’études. Actuellement, cette fonction n’existe que pour les organisations Finstral.

Finstral Contacts a été mis à la disposition des partenaires distributeurs en tant que service. Beaucoup travaillent donc maintenant avec l’application. Les rares partenaires qui ne l’utilisent pas (encore) sont considérés par le système comme des utilisateurs « externes ». Pour transférer une demande à quelqu’un, il est nécessaire de sélectionner l’action « Attribuer la demande ». Le système reconnaîtra s’il s’agit d’un partenaire commercial interne ou d’un utilisateur externe. 

Pour transférer une demande à une autre personne, il convient, selon le cas, de sélectionner l’action « Attribuer la demande » ou « Attribuer la demande en externe ». Si un partenaire ne travaille pas encore avec l’application, le gestionnaire de contacts correspondant (champ 13 dans FinCRM) recevra un e-mail généré à partir de Finstral Contacts avec les détails du contact et de la demande.

Pour transférer une demande à une personne externe, deux options sont prévues :

1. La recherche parmi les partenaires distributeurs

Une interface avec FinCRM permet de faciliter la recherche des partenaires distributeurs externes et de leurs coordonnées, en vue de leur transférer des demandes. La recherche du distributeur peut se faire par adresse e-mail, sigle client (KKZ) ou par nom.

2. La saisie manuelle d’une adresse e-mail de votre choix

Vous pouvez également transférer une demande à une autre adresse e-mail, à condition qu’elle ne soit associée à aucun partenaire distributeur ou utilisateur de Finstral Contacts.

Voir Accepter et rejeter une demande

Si vous avez cliqué par erreur sur l’action « Clore la demande », vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur « Rouvrir la demande ». La demande sera ainsi ramenée à son dernier statut actif.

Voir Clore une demande et la rouvrir

La première chose à faire est de vérifier qu’il s’agit vraiment de la même demande ou de deux demandes différentes, voire de deux types de demandes provenant d’un même contact. S’il s’agit bien d’une seule et même demande, éventuellement relayée à partir de canaux différents, vous pouvez en clore une en cliquant sur « Clore la demande » et en indiquant le motif « Doublon ». L’autre sera conservée pour être traitée. 

Voir Clore une demande et la rouvrir

Oui, cela est possible à partir de la vue détaillée de la demande. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton ▼ dans l’entête. Vous accéderez ainsi à une fenêtre « Devis et commandes ». Vous pourrez y visualiser le devis formulé pour cette demande dans Finstral Composer (et éventuellement le modifier dans Composer), ou ajouter manuellement un montant et un numéro de devis. Pour modifier le statut de la demande en « Devis remis » / « Remettre le devis », vous devez cliquer sur « Fixer la remise du devis ».

Voir Traitement des demandes

Le reporting se concentre actuellement sur les demandes de devis et leur taux de transformation. Il est possible de visualiser les taux de transformation par responsable et par pays, mais aussi d’avoir une vue d’ensemble sur les statuts des différentes demandes. Pour le moment, seuls les dirigeants, les responsables SGF et les responsables commerciaux peuvent accéder au reporting. Cette fonction n’est disponible que pour l’organisation Finstral.

Voir Reporting

Si vous avez créé un devis et plusieurs devis alternatifs de valeur supérieure (matériaux différents par ex.) pour un prospect , vous pouvez les associer/ajouter manuellement dans la même demande.

Toutefois, s’il existe plusieurs devis (par exemple, un devis pour des fenêtres et un autre pour une porte d’entrée), vous devrez associer/ajouter manuellement une demande distincte pour chaque devis.

Procédure à suivre pour créer une nouvelle demande pour un contact existant :

1. Copiez l’adresse e-mail du contact (CTRL + C).
2. Allez sur la liste des demandes et cliquez sur « Créer une nouvelle demande ».
3. Collez l’adresse copiée ci-dessus dans les données de contact sur le masque à gauche (sur fond blanc). Les autres champs sont remplis automatiquement car Contacts reconnaît que ce contact existe déjà. 
4. Saisissez les données requises pour la nouvelle demande (à droite, fond bleu clair) et enregistrez la demande.
5. Vous disposez à présent de plusieurs formulaires de demande (ou ID) pour le même contact. Si vous avez besoin d’ajouter plusieurs devis pour le prospect, vous pouvez associer/ajouter la deuxième offre dans le deuxième ID de demande.

Voir Traitement des demandes de devis

1. Copier l’ID de la demande (CTRL +C).
2. Dans Composer, ajoutez l’ID dans le champ « ID Contacts » (ancien nom « Nr TVA ») dans l’en-tête du devis /commande (« Données de la commande ») au moyen de (CTRL + V) et cliquez sur « Enregistrez ». Contacts met à jour toutes les heures le montant et numéro du devis en provenance de Composer. 
3. Vous pouvez aussi modifier ou supprimer l’ID dans ce champ du Composer. Ainsi, l’information est modifiée ou supprimée en conséquence dans Contacts. 
4. Vous pouvez ajouter plusieurs devis pour chaque demande. Contacts ne reconnaît toujours qu’un seul devis principal et considère les offres associées comme des « alternatives ». Vous pouvez remplacer le devis principal par un devis alternatif dans le menu déroulant des détails de la demande en cliquant sur « Convertir l’alternative en devis». Dans le reporting, seul le devis principal est pris en compte, pas les alternatives.
5. Vous pouvez ajouter plusieurs commandes pour chaque demande. Contacts reprend toutes les commandes et c’est la somme de toutes les commandes qui est enregistrée dans le reporting.

Voir Traitement des demandes de devis

La meilleure façon de faire référence à une demande de contact dans un e-mail ou un autre document est d’envoyer l’URL. Cette dernière est utile, par exemple, pour contacter le service d’assistance aux utilisateurs, car il suffit d’un clic pour savoir de quelle demande il s’agit.

Exemple d’URL : https://contacts.finstral.cloud/details/76710

Pour chaque demande d’un contact, il est possible d’attribuer un nom au projet afin de différencier les différentes demandes d’un même contact.

Il se peut que votre Finstral Contacts soit traduit automatiquement par votre navigateur. C'est pourquoi peuvent apparaitre des termes que nous n'utilisons pas dans notre système. 

Voici les étapes à suivre pour désactiver la traduction automatique : 

• Cliquez sur l'icône Traduire dans la barre d'URL. 
• Cliquez sur les trois points. 
• Cochez la case « Ne jamais traduire ce site » 

Vous pouvez également désactiver cette fonction directement dans le navigateur. 

• Cliquez sur le menu à trois points en haut à droite et sélectionnez Paramètres. 
• Cliquez sur l'option de menu « Langues » à gauche. 
• Naviguez vers la section « Traducteur Google » et désactivez « Utiliser le traducteur Google ». 

Désormais, les traductions utilisées par Finstral seront affichées.