Inserimento manuale di nuove richieste

Procedura

1. Dall’elenco delle richieste clicca a destra su “Creare nuova richiesta”.
2. Compila i campi obbligatori per il contatto (a sinistra, sfondo bianco) e per la richiesta (a destra, sfondo blu chiaro), poi conferma. 

Campi specifici di una nuova richiesta

Tipo di contatto

Sul lato sinistro della schermata sono presenti tre schede con i tre tipi di contatto disponibili in Finstral Contacts. Seleziona se la richiesta proviene da un cliente privato, da una società o da un progettista. In base al tipo di contatto vengono visualizzati campi aggiuntivi, come il numero di partita IVA, il nome dell’azienda, ecc.

Indirizzo e-mail e/o numero di telefono

Per ogni contatto devi indicare un numero di telefono o un indirizzo e-mail. Puoi anche inserire diversi indirizzi mail e numeri di telefono. Il prefisso digitato la prima volta viene impostato come predefinito, così si velocizza la creazione di richieste future.

Lingua

Qui viene specificata la lingua del potenziale cliente. Per evitare di doverla inserire ogni volta, il campo viene sempre compilato con l’ultima lingua selezionata.

Indirizzo

È necessario indicare l’indirizzo in base al tipo di richiesta (ad esempio, se si seleziona il tipo di richiesta “Catalogo”, Contacts richiede l’indirizzo per l’invio del catalogo corrispondente). Anche qui il campo di selezione “Paese” è sempre compilato con il Paese selezionato per ultimo. Una funzione pratica: dopo l’inserimento di un indirizzo, basta cliccarci sopra per visualizzare in Google Maps la posizione corrispondente. Così puoi pianificare meglio i tuoi itinerari. 

Consenso al trattamento dei dati

Una volta creata una richiesta, devi documentare il consenso al trattamento dei dati da parte del potenziale cliente, come previsto dal regolamento europeo sulla privacy. In base all’origine della richiesta, puoi effettuare questa documentazione in diversi modi: in caso di una richiesta telefonica dovrai annotare l’ora della telefonata e la conferma dell’utente. Qualora dovessi incontrare di persona il potenziale cliente, il consenso al trattamento dei dati andrebbe fornito per iscritto. Il documento firmato può essere caricato su Finstral Contacts.

Indirizzo diverso del progetto

Puoi inserire un indirizzo del progetto diverso dai dati di contatto sul lato destro (sfondo blu chiaro) della schermata. Inoltre è disponibile un campo di testo opzionale per assegnare un nome al progetto. Nel caso di un contatto commerciale, ad esempio, è utile differenziare le singole richieste per i diversi progetti utilizzando indirizzi diversi all’interno delle richieste e lasciando sempre invariato l’indirizzo di contatto.

Tipi di richiesta

Tipo di progetto (opzionale)

Ti preghiamo di operare una distinzione tra ristrutturazioni e nuove costruzioni (o altro). Questo campo compare solo per il tipo di richiesta “Preventivo”.

Origine della richiesta

Seleziona l’origine della richiesta da una lista di possibili canali. 

Composizione planner

In questo campo puoi creare il collegamento con una composizione del planner (5 cifre), se questa è già stata creata con il/dal potenziale cliente.

Note & File

Qui hai la possibilità di aggiungere brevi note sulle circostanze e i dettagli della richiesta. Puoi inserire il testo direttamente nel relativo campo o copiarlo, ad esempio da una mail. Devi semplicemente selezionare il testo desiderato con il puntatore del mouse e copiarlo (es. con la combinazione di tasti Ctrl+C). Poi basta cliccare sul campo delle note e incollare il testo (es. con la combinazione di tasti Ctrl+V). Anche i file inviati contestualmente alla richiesta, come foto o progetti, possono essere salvati direttamente qui. Puoi trascinare e rilasciare (“Drag & Drop”) nel campo delle note i file che desideri allegare. Clicca sull’icona del file e tieni premuto il pulsante del mouse, quindi trascina l’icona nel campo delle note e rilascia. Funziona con tutti i file fino a una dimensione massima di 20 megabyte. Questi file compariranno nei dettagli della richiesta, nelle note e sotto “File caricati” nella colonna sinistra.

Riconoscimento automatico di contatti esistenti

Se aggiungi un contatto con un indirizzo e-mail già presente in Finstral Contacts, tutti gli altri campi vengono copiati automaticamente da questo contatto esistente. Nota: se apporti modifiche in questi campi, il contatto esistente verrà sovrascritto.

Eliminazione di una richiesta

Se non sono state ancora eseguite ulteriori azioni, è possibile eliminare una richiesta dopo averla creata. L’eliminazione è prevista solo nel caso in cui la richiesta sia stata creata per errore. Le richieste in cui i potenziali clienti hanno risposto negativamente non vengono eliminate, ma se ne interrompe l’elaborazione tramite l’azione “Scartare richiesta”. Così si conservano le relative informazioni e si può analizzare il numero di richieste concluse negativamente a fini statistici.