Domande frequenti

• Finstral Contacts è un’applicazione sviluppata da Finstral per la gestione delle richieste ricevute da clienti finali e potenziali. L’applicazione accompagna tutte le richieste dei potenziali clienti, dall’accettazione alla decisione finale, offrendo una visione d’insieme chiara e trasparente.
• Finstral Contacts consente di risparmiare tempo nell’elaborazione delle richieste.
• Viene fornito come soluzione Saas (Software as a Service) nel browser ed è sempre aggiornato. I tuoi dati vengono archiviati su server europei sicuri. 
• Finstral Contacts non è un software standard per la gestione delle richieste, ma un sistema sviluppato specificamente per le esigenze della vendita di serramenti, con particolare attenzione alla facilità d’uso.
• Finstral Contacts fa parte di Finstral Cloud, la raccolta di strumenti digitali a supporto di rivenditori e posatori di finestre. È possibile accedere a Finstral Contacts e a tutti gli altri servizi Finstral Cloud tramite https://finstral.cloud/. Finstral ottimizza e amplia continuamente la propria offerta.
• Ci sono due schermate principali: l’elenco di tutte le richieste e la vista dettagliata di una singola richiesta. Ogni fase di una richiesta è accompagnata da moduli intuitivi, in modo da ricordarsi sempre tutto per ogni azione.
• Finstral Contacts si concentra sempre sul prossimo passo. Invece di pensare solo al traguardo, ovvero la vendita, ti aiuta a concentrarti sull’attività successiva, premessa per arrivare a una conclusione positiva dell’ordine. Una volta completata un’attività, Finstral Contacts ti ricorda di pianificare quella successiva.
• Per tornare alla schermata iniziale con l’elenco di tutte le richieste, basta cliccare sul logo Finstral Contacts in alto a sinistra.

Vai a Login

• Per prima cosa esegui l’accesso a Finstral Contacts.
• Dall’elenco delle richieste cliccare a destra su “Creare nuova richiesta”.
• Compila i campi obbligatori per il contatto (a sinistra, sfondo bianco) e per la richiesta (a destra, sfondo blu chiaro), poi conferma. 
• Se inserisci un indirizzo e-mail già esistente in Finstral Contacts, tutti gli altri campi vengono copiati automaticamente dal contatto esistente. Attenzione: se apporti modifiche in questi campi, il contatto esistente verrà sovrascritto.
• La nuova richiesta creata viene aggiunta in cima all’elenco di tutte le richieste, visto che quest’ultimo inizialmente è sempre ordinato secondo il relativo numero.
• Un nuovo contatto può essere creato solo insieme a una richiesta, mai singolarmente (eccezione: collegamento di contatti).
• Se non sono state ancora eseguite ulteriori azioni, è possibile eliminare una richiesta dopo averla creata. La cancellazione è prevista solo nel caso in cui tu abbia creato per errore la richiesta. Se, ad esempio, il potenziale cliente non mostra più interesse o Finstral decide di non proseguire il follow up, non devi eliminare la richiesta bensì cliccare su “Scartare richiesta”.

Vai a Nuove richieste

• Tutte le richieste sono inserite in una tabella con diverse colonne.
  • Colonna 1: Tipo richiesta (icona)
  • Colonna 2: ID richiesta, nome e indirizzo progetto
  • Colonna 3: Paese indirizzo cantiere
  • Colonna 4: Contatto
  • Colonna 5: Stato
  • Colonna 6: Responsabile
  • Colonna 7: Scadenza
  • Colonna 8: Prossimo passo suggerito o ulteriori azioni possibili tramite un elenco a discesa
• Significato dei filtri sopra l’elenco delle richieste.
• Le tue richieste/Tutte le richieste: puoi selezionare il filtro “Le tue richieste” o “Tutte le richieste”. Puoi impostare il rispettivo filtro tramite un pulsante di scorrimento (toggle button) per visualizzare una lista specifica di richieste.
  • Le tue richieste: comprende solo le richieste di tua esclusiva competenza.
  • Tutte le richieste: comprende tutte le richieste che riguardano il tuo team.
• Richieste aperte/Richieste evase: puoi inoltre visualizzare le “Richieste aperte” o le “Richieste evase” selezionando il filtro corrispondente.
  • Richieste aperte: richieste in corso di elaborazione (da te, se hai selezionato contemporaneamente il filtro “Le tue richieste”; o nel team, se hai selezionato contemporaneamente il filtro “Tutte le richieste”).
  • Richieste evase: richieste che sono state completate (da te, se hai selezionato contemporaneamente il filtro “Le tue richieste”; o nel team, se hai selezionato contemporaneamente il filtro “Tutte le richieste”).
• Significato dei punti colorati nella colonna “Scadenza”
  • Rosso: richieste in scadenza o scadute; da elaborare urgentemente
  • Arancione: richieste in scadenza a breve; da elaborare prontamente
  • Verde: richieste non ancora in scadenza; da elaborare prossimamente
• Di default le richieste sono ordinate secondo il relativo numero (colonna “Progetto”). Per ordinarle secondo altri parametri, cliccare sui rispettivi titoli delle colonne.

Vai a Elenco di tutte le richieste

• A sinistra (sfondo bianco) sono riportati i dati di contatto del potenziale cliente. A destra (sfondo blu chiaro) sono riportati i dati relativi alla richiesta/alle richieste di questo contatto.
• Ogni scheda è associata a una richiesta. Ogni richiesta è contrassegnata da un’icona a seconda del tipo e da un ID generato automaticamente. 
• In ogni scheda vengono documentate tutte le fasi di elaborazione della richiesta. Inoltre si possono sempre inserire note o caricare file (massimo 20MB per nota). Per ogni richiesta è possibile annotare un indirizzo/una commissione differente dall’indirizzo del contatto. La richiesta può essere inoltre collegata a un altro contatto/a più contatti (es. progettisti).
• In ogni scheda a destra sono indicate le azioni disponibili per la rispettiva richiesta: l’opzione suggerita ha uno sfondo blu scuro. Altre azioni disponibili sono meno in evidenza e presentano uno sfondo blu chiaro. Sopra le azioni si ripetono nuovamente lo stato attuale della richiesta e la relativa scadenza. Sotto le azioni, a seconda dei diritti di cui si è in possesso, si possono visualizzare azioni alternative per scaricare/eliminare la richiesta.

Vai a Dettagli della richiesta

• Cliccando sull’icona in alto a destra, puoi visualizzare il tuo stato e i diritti assegnati, oltre a modificare le impostazioni del tuo profilo.
• Di seguito le opzioni modificabili.
  • Notifiche (riepilogo giornaliero, notifica quando viene assegnata una richiesta, invio via e-mail degli appuntamenti creati)
  • Foto del profilo, dati di contatto, lingua
  • Assente (nota: se imposti un’assenza, non ti potrà essere assegnata alcuna richiesta)

Vai a Il profilo Finstral Contacts

• Nella pagina “Dettagli della richiesta” clicca su “Collegare richiesta” per associare la richiesta ad un altro contatto. Questo caso si verifica principalmente quando un cliente privato pianifica un progetto di costruzione insieme a un architetto e invia una richiesta a Finstral. 
• Il contatto da collegare può essere cercato tra quelli esistenti o creato ex novo.
• Per motivi di privacy è possibile collegare solo un tipo di contatto, società o progettista.

Vai a Ulteriori azioni per utenti esperti

• Clicca su una richiesta per visualizzarne i dettagli. 
• Clicca sui tre puntini nella barra di navigazione in alto a destra per aprire le impostazioni del browser. Seleziona “Stampa” (alternativa: combinazione di tasti Ctrl+P ).
• Si apriranno le opzioni di stampa, dove potrai selezionare la stampante che preferisci e stampare il documento (è possibile anche la stampa come PDF).

Vai a Download e stampa

Ci sono due possibilità.

• Non sei responsabile per questa richiesta. Non puoi selezionare “Prossimo passo” nell’elenco delle richieste (testo nero) e nella vista dettagliata non compare alcuna azione. Il collaboratore responsabile è indicato a destra nella vista dettagliata.
• La richiesta è stata resa anonima dopo 6 mesi (vale per ogni tipo di richiesta eccetto “Preventivo” o “Reclamo”).

Vai a Dettagli della richiesta

Per farlo, è necessario completare diversi passaggi.

Per il tipo di richiesta “Preventivo”, sono previste le seguenti azioni.

1. “Fissare consulenza” (documentazione consulenza)
2. “Concordare consegna preventivo” (documentazione consegna preventivo)
3. Eventualmente fissare un appuntamento per la trattativa e quindi confermare l’ordine (esito positivo) o scartare la richiesta (esito negativo) (feedback del potenziale cliente)

Con l’azione “Confermare ordine” la richiesta viene conclusa positivamente dopo l’accettazione del preventivo. Termina l’elaborazione in Finstral Contacts e l’ordine viene confermato. Viene registrato che la richiesta si è trasformata in un ordine. Tutto il resto (ordine a Finstral) viene svolto nel Finstral Composer.

I suddetti passaggi possono essere eseguiti solo da utenti con specifici ruoli.

Vai a Elaborazione delle richieste

Il controllo dei duplicati serve a evitare inutili duplicazioni di informazioni.

Finstral Contacts rileva automaticamente se per un nuovo contatto e la relativa richiesta è già presente un indirizzo e-mail nel sistema e propone l’azione “Controllare duplicato”. Per questa azione sono disponibili tre opzioni:

1. mantenere il contatto esistente (e unire le richieste)
2. scegliere il nuovo contatto (e unire le richieste)
3. aggiungere un contatto separato e inserire un indirizzo e-mail separato

Vai a Controllare duplicato

Nella pagina “Dettagli della richiesta”, seleziona la voce “Mettere in stand-by/ricontattare” o “Mettere preventivo in stand-by/ricontattare”. Puoi spostare la scadenza a una determinata data e la richiesta viene nuovamente evidenziata in verde nell’elenco generale.

Vai a Ulteriori azioni

Si tratta di un avviso di sicurezza, ma in questo caso puoi ignorarlo.

Nel profilo è possibile attivare una terza notifica “Appuntamenti via mail” selezionando l’opzione “Ricevere”. Non appena pianifichi un appuntamento in Contacts, il sistema ti invia una mail con un file .ics. Cliccando due volte su questo file, puoi aggiungere l’appuntamento al tuo calendario di Outlook con tutte le relative informazioni (nome del contatto, indirizzo, orario, ecc.).

Vai a Il profilo Finstral Contacts

Inserisci per prima cosa l’indirizzo e-mail conosciuto nella schermata “Creare nuova richiesta”. Questo indirizzo consente al sistema di rilevare che il contatto è già esistente. Finstral Contacts effettua la compilazione automatica dei dati di contatto. Successivamente puoi compilare l’area della richiesta a destra con sfondo blu chiaro per creare una nuova richiesta per un contatto esistente. Nella vista dettagliata verranno poi visualizzate diverse schede (diverse richieste) per questo contatto.

Cliccando sull’indirizzo e-mail di un contatto nella vista dettagliata, si apre il programma di posta elettronica predefinito (es. Outlook) dall’utente Finstral Contacts con un modello di messaggio comprensivo di testo, oggetto e indirizzo e-mail del destinatario (cliente finale). Naturalmente, puoi apportare modifiche prima dell’invio. Così puoi informare rapidamente via mail il cliente finale sull’elaborazione della richiesta o sull’inoltro della stessa al rivenditore partner/consulente progettisti. Questa funzione è attualmente disponibile solo per l’organizzazione Finstral.

Finstral Contacts è stato reso disponibile come servizio per i rivenditori partner e molti di loro utilizzano l’applicazione. Alcuni rivenditori non lavorano ancora con Contacts e dunque attualmente sono utenti “esterni”. Per inoltrare le richieste devi selezionare l’opzione “Assegnare richiesta”, dove viene indicato se il rivenditore partner è un utente interno o esterno. Se un partner non utilizza ancora l’applicazione, il contact manager corrispondente (campo 13 di FinCRM) riceve una mail con i dettagli del contatto e della richiesta da Finstral Contacts.

Esistono due opzioni per inoltrare le richieste.

1. La ricerca di rivenditori partner

È stata creata un’interfaccia con FinCRM per facilitare la ricerca dei rivenditori e dei relativi dati di contatto quando le richieste vengono inoltrate ad un utente esterno. La ricerca può essere effettuata tramite indirizzo mail, codice cliente o nome del rivenditore.

2. Inserimento manuale di un indirizzo mail a scelta

È ancora possibile inoltrare le richieste a un altro indirizzo mail, purché non si tratti di un rivenditore partner o un utente Finstral Contacts.

Vai a Assegnare e respingere richieste

Se hai cliccato inavvertitamente su “Scartare richiesta”, puoi annullare l’azione e riattivare l’ultimo stato attivo selezionando l’opzione “Riaprire richiesta”.

Vai a Scartare/riaprire richiesta

Devi verificare se si tratta effettivamente della stessa richiesta o di due diverse richieste/tipologie di richiesta di un medesimo contatto. Nel caso di due richieste uguali pervenute semplicemente da più canali, ne puoi scartare una selezionando “Scartare richiesta” e la motivazione “Duplicato”. Così ne rimarrà solo una da elaborare. 

Vai a Scartare/riaprire richiesta

Sì, puoi sempre farlo cliccando sul menu a discesa nell’intestazione della vista dettagliata “Offerte e ordini”. Qui puoi vedere un preventivo collegato nel Finstral Composer (e modificarla di conseguenza nel Composer) o aggiungere un’offerta manualmente. Per modificare lo stato del preventivo in “Consegnare preventivo”, devi cliccare sull’azione omonima.

Vai a Elaborazione delle richieste

Attualmente si focalizza sulle richieste di preventivo e sulla rispettiva percentuale di conclusione dei contratti. Si possono visualizzare le percentuali di chiusura per responsabile e paese, oltre a una panoramica dello stato della richiesta. Al momento il reporting è visibile solo dalla Direzione, dai responsabili dell’area strategica e dai direttori vendite. Attualmente è disponibile solo per l’organizzazione Finstral.

Vai a Reporting

Se sono stati creati un preventivo e diversi preventivi alternativi di valore superiore (es. differenza nei materiali, ecc.) per un potenziale cliente, puoi collegarli/aggiungerli manualmente nella stessa richiesta.

In presenza di più preventivi (ad esempio, un preventivo per le finestre e uno per la porta d’ingresso) dovrai invece collegare/aggiungere manualmente una richiesta separata per ogni preventivo.

Di seguito viene descritta la procedura per creare una nuova richiesta per un contatto esistente.

1. Copia l’indirizzo mail del contatto (CTRL + C).
2. Vai all’elenco richieste e seleziona l’opzione “Creare nuova richiesta”.
3. Incolla l’indirizzo copiato in alto nei dati di contatto della schermata a sinistra (sfondo bianco). I campi rimanenti si compilano automaticamente perché Contacts riconosce che questo contatto esiste già. 
4. Inserisci i dati richiesti per la nuova richiesta (schermata a destra, sfondo blu chiaro) e salva la richiesta.
5. Ora hai diverse schede di richiesta (o ID) per lo stesso contatto. Se avessi bisogno di aggiungere più preventivi per il potenziale cliente, puoi collegare/aggiungere la seconda offerta nel secondo ID richiesta.

Vai a Elaborazione delle richieste

1. Copia l’ID richiesta (CTRL +C).
2. Aggiungi l’ID nel campo “ID Contacts” (vecchia denominazione “Codice IVA”) nell’intestazione (“Dati dell’ordine”) dell’offerta/ordine nel Composer (CTRL + V) e clicca su “Salva”. Contacts aggiorna ogni ora l’importo e il numero del preventivo dal Composer.
3. Puoi anche modificare o eliminare l’ID in questo campo del Composer. Così le informazioni in Contacts vengano modificate o eliminate di conseguenza.
4. Puoi aggiungere diversi preventivi per ogni richiesta. Contacts riconosce sempre un solo preventivo principale e considera le altre offerte collegate come “alternative”. Puoi sostituire il preventivo principale con un’offerta alternativa nel menu a discesa dei dettagli della richiesta, cliccando su “Trasformare alternativa in preventivo”. Nel reporting viene considerato solo il preventivo principale, non le alternative.
5. Puoi aggiungere diversi ordini per ogni richiesta. Contacts rileva tutti gli ordini e nel reporting viene salvata la somma di tutti gli ordini.

Vai a Elaborazione delle richieste

Il modo migliore per rimandare a una richiesta Contacts in un’e-mail o in un altro documento è inviare l’URL. Quest’ultimo è utile, ad esempio, quando si contatta il supporto utenti, perché basta un clic per capire di quale richiesta si tratta.

Esempio di URL: https://contacts.finstral.cloud/details/76710

Per ogni richiesta da parte di un contatto è possibile assegnare un nome al progetto, in modo da differenziare le diverse richieste provenienti dal medesimo contatto.

È possibile che il tuo Finstral Contacts venga tradotto automaticamente dal browser. Per questo si vedono termini che non corrispondono a quelli utilizzati nel nostro sistema. 

Ecco i passaggi per disattivare la traduzione automatica: 

• Clicca sull’icona di traduzione nella barra degli URL. 
• Clicca sui tre punti. 
• Attiva la selezione “Non tradurre mai questo sito.” 

Oppure è possibile disattivare questa funzione direttamente nel browser. 

• Clicca sul menu a tre punti in alto a destra e seleziona “impostazioni”. 
• Clicca sulla voce di menu “Lingue” a sinistra. 
• Vai alla selezione “Google Traduttore” e disattiva “usa Google traduttore”. 

D’ora in poi verranno visualizzate le traduzioni utilizzate da Finstral.