Enregistrement manuel des nouvelles demandes

Procédure

1. Dans la liste des demandes, cliquez sur l’action « Créer une nouvelle demande » à droite de l’écran.
2. Remplissez les champs obligatoires concernant le contact (à gauche, sur fond blanc) et la demande (à droite, sur fond bleu). Confirmez. 

Explications des champs spécifiques aux nouvelles demandes

Type de contact

Sur la gauche du masque de saisie se trouvent trois encadrés correspondants aux trois types de contacts possibles dans Finstral Contacts. Le type de contact sélectionné s’affiche sur fond bleu. Il peut donc s’agir d’un client privé, d’une société ou d’un architecte. Les champs à renseigner changent selon le type de contact. Dans le cas d’une entreprise par exemple, vous devrez saisir un numéro de TVA et le nom de l’entreprise.

Adresse e-mail et numéros de téléphone

Lorsque vous créez un contact, vous devez obligatoirement indiquer une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Il est en revanche possible d’indiquer plusieurs adresses e-mail et plusieurs numéros de téléphone pour un seul et même contact. Une fois saisi la première fois, le préfixe téléphonique sera déjà renseigné lors des prochaines demandes, ce qui permettra d’accélérer la création des demandes successives.

Langue

Ce champ sert à renseigner la langue du prospect. Afin de ne pas avoir à le faire à chaque fois, ce champ est toujours prérempli avec la langue sélectionnée lors de la demande précédente.

Adresse

Selon le type de demande, il est parfois obligatoire d’indiquer l’adresse du prospect (s’il s’agit d’une demande concernant l’envoi d’un catalogue, il est nécessaire d’indiquer l’adresse de la personne). Là encore, le champ « Pays » est toujours prérempli avec le pays sélectionné lors de la demande précédente. Astuce pratique pour bien planifier votre itinéraire de la journée : une fois la demande créée, vous pouvez cliquer sur l’adresse pour visualiser la position sur Google Maps. 

Consentement au traitement des données

Conformément à la législation européenne sur le traitement des données, vous êtes tenu, lorsque vous créez une demande, d’attester le consentement du prospect au traitement de ses données personnelles. Selon les circonstances, cette attestation peut se faire de différentes manières : dans le cas d’une demande par téléphone, vous devrez noter l’heure de la communication téléphonique et de la confirmation de la personne. Si la demande découle d’une rencontre avec le prospect, ce dernier doit si possible autoriser par écrit le traitement de ses données. Le document signé peut ensuite être téléchargé dans Finstral Contacts.

Adresse de chantier différente

Si l’adresse du projet de construction est différente de celle du contact, vous avez la possibilité de la modifier dans la partie haute de la demande (sur fond bleu ciel). Pour cela, cliquez sur le stylo à côté de l’adresse pour ouvrir le masque de saisie correspondant. Un champ supplémentaire permet également de donner un nom au projet. Dans le cas d’un contact commercial, par exemple, il est utile de différencier les demandes individuelles pour différents projets en utilisant des adresses différentes au sein des demandes et en laissant toujours l’adresse de contact inchangée.

Types de demande

Type de projet de construction (facultatif)

Vous avez la possibilité ici de préciser s’il s’agit d’un projet de rénovation, de construction neuve ou autre. Ce champ n’apparaît que pour les demandes de type « Devis ».

Origine de la demande

Un menu déroulant vous permet de sélectionner le canal de communication d’où provient la demande. 

Composition Guide Finstral

Ce champ vous permet de créer un lien avec une composition dans le Guide Finstral (n° à 5 chiffres), si celle-ci a déjà été réalisée avec ou par le prospect.

Notes & fichiers

Vous avez la possibilité ici d’ajouter quelques notes sur le contexte et les détails de la demande. Pour cela, vous pouvez soit taper votre texte directement dans le champ de saisie, soit le coller, après l’avoir précédemment copié (à partir d’un e-mail par exemple). Pour ce faire, sélectionnez le texte avec le curseur de la souris, copiez-le (en utilisant p. ex. le raccourci clavier Ctrl + C). Puis cliquez dans le champ de saisie des notes pour y coller le texte (raccourci clavier Ctrl + V). Il est également possible de joindre des fichiers (photos, plans, etc.). Vous pouvez les copier par Drag and Drop, c’est-à-dire en les faisant glisser jusqu’au champ de saisie des notes. Pour cela, sélectionnez le fichier que vous souhaitez ajouter dans l’explorateur de fichiers et faites-le glisser en maintenant le bouton de la souris enfoncé jusqu’au champ de saisie. Vous pouvez utiliser cette méthode pour tous les fichiers jusqu’à 20 Mo. Vous les retrouverez ensuite dans la vue détaillée de la demande, dans les notes et sous la rubrique « Fichiers chargés » dans la colonne de gauche.

Reconnaissance automatique des contacts

Si vous enregistrez un contact dont l’adresse e-mail a déjà été enregistrée dans Finstral Contacts, le système renseigne automatiquement tous les autres champs de ce contact. Attention : si vous apportez des modifications à l’un ou plusieurs de ces champs, les données de l’ancien contact seront écrasées.

Supprimer des demandes

En tant qu’auteur ou personne chargée du traitement d’une demande, vous n’avez la possibilité de la supprimer qu’à condition de n’avoir entrepris aucune action. Cette option a été prévue pour les cas où une demande a été créée par erreur. Les demandes annulées ou auxquelles les prospects ne donnent pas suite ne doivent pas être supprimées, mais simplement retirées de la liste des demandes à traiter, en cliquant sur « Clore la demande ». Le fait de clore ou de clôturer une demande ne l’élimine pas de la base de données. Cela permet de les conserver à des fins statistiques et de ne pas perdre les informations des demandes annulées.