Finstral Contacts helpt bij het documenteren van alle activiteiten met betrekking tot de verwerking van een offerteaanvraag, zodat alle informatie altijd centraal op één plek te vinden is. Afspraken moeten nog steeds worden ingevoerd in je eigen agenda (bijvoorbeeld d.m.v. Outlook), maar kunnen ook per e-mail naar u worden verzonden vanuit Contacten (à Finstral-profiel). In Finstral Contacts kun je echter altijd snel de voortgang van het offerteproces zien.

De verwerking van offerteaanvragen in Finstral Contacts kent de volgende stappen:

1. Adviesafspraak
2. Offerteoverhandiging
3. Afspraak om nadere afspraken te maken, plaatsen opdracht of annulering van de aanvraag

Hoe werkt het?

1. Als de status van een aanvraag “Aanvraag open” of “Aanvraag toegewezen” is, kun je door middel van de actie “Adviesgesprek plannen” het eerste adviesgesprek met de prospect inplannen. 
2. Om de adviesafspraak te documenteren, raden we je aan om aantekeningen te maken. Ook foto’s van het object die zijn gemaakt tijdens een locatiebezoek kunnen rechtstreeks worden geüpload in de opmerkingen bij de aanvraag. Deze afbeeldingen zijn dan beschikbaar als een lijst in de opmerkingen of in de linkerkolom onder “Opgeslagen bestanden”. Je kunt erop klikken, ze direct in de browser bekijken en ze desgewenst te sorteren door op het sterretje te klikken.
3. Als er nog een extra adviesafspraak nodig is, kun je deze afspraak ook opnieuw opslaan in Finstral Contacts. 
4. Na de adviesafspraak wordt de offerte overhandigd. Om dit te doen, selecteer je “Offerteoverhandiging plannen” en kies je een datum. De ervaring heeft geleerd dat je de offerte het beste in de eigen showroom kan worden overhandigd omdat hier alle productdetails niet alleen besproken maar ook gedemonstreerd kunnen worden. In de regel ontstaan hier nog diverse andere wensen van de prospects, waarbij bij de samenstelling van de producten rekening kan worden gehouden. Maar in Finstral Contacts kan ook worden aangegeven dat de klant de offerte op locatie overhandigd wil krijgen. En ook kan hier worden vastgelegd als de offerte eventueel per e-mail wordt toegezonden. Maar dit doen we het liefst niet. Dit moet je zoveel mogelijk vermijden, of alleen bij prospects die al vaker een aankoop bij je hebben gedaan. Want hierbij moet je zeker weten dat de ontvanger al heel goed op de hoogte is van alle mogelijkheden van onze producten - iets wat meestal niet het geval is.
   Het is handig om voor de overhandiging van de offerte een eerste offertebedrag te noteren. Dit kan ofwel een raming zijn of de daadwerkelijke offerte. Dit bedrag kan handmatig worden ingevoerd of direct worden gekoppeld aan de feitelijke offerte in Finstral Composer. Om dit te doen, wordt de ID vande navraag ingevoerd in de Finstral Composer in de kopgegevens van de offerte onder 'Contacts ID' (dit kan eenvoudig worden gekopieerd met het kopieersymbool in de detailweergave van een navraag). Op die manier worden het offertenummer, het bedrag en de valuta automatisch overgenomen in de aanvraag. Zowel vóór, tijdens als na het klikken op ‘Offerteoverhandiging plannen’ kan er informatie worden toegevoegd aan de offerte.
5. Als er na de eerste overhandiging van de offerte nog meer afspraken volgen voor afstemming over de aangepaste offerte, kan dit ook worden vastgelegd in Finstral Contacts.
6. Nadat de offerte is overhandigd, zijn er verschillende vervolgopties: “Offertebespreking plannen” of “Bevestig opdracht” bij een positieve reactie, of “Aanvraag beëindigen” bij een negatieve reactie. Voordat een opdracht kan worden geplaatst, moet de opdracht handmatig worden aangemaakt in het dropdown-menu “Offertes en aanvragen” van het detailoverzicht of automatisch worden gekoppeld aan Composer. De koppeling in Finstral Composer wordt gemaakt via het veld “Contacts ID” in de headergegevens van de opdracht. Wanneer je “Bevestig opdracht” selecteert in Finstral Contacts, wordt de prospect een klant. Hierbij kun je ook je eigen klantnummer aan het proces toevoegen.

Naast offerteaanvragen kunnen er in Finstral Contacts ook andere soorten aanvragen worden afgehandeld. Deze hebben minder vooraf vastgelegde stappen dan het aanvraagtype “Offerte”. Hier zijn de enige acties “Aanvraag afhandelen” of “Aanvraag beëindigen”. Er kunnen de volgende extra aanvraagtypes worden geselecteerd:

• Algemeen
• Productadvies
• Demo
• Brochure
• Bestekteksten
• CAD-data
• Klantendienst
• Reclamatie
• Evenement

Hoe werkt het?

1. De bovenstaande aanvraagtypes worden door middel van de actie “Aanvraag afhandelen” positief afgesloten (d.w.z. de gevraagde demos/brochures/bestekteksten/CAD-data zijn verzonden of aanvragen met betrekking tot de klantendienst/een reclamatie zijn beantwoord).
2. Als de aanvraag negatief moet worden afgesloten (d.w.z. de gewenste demos/brochures/bestekteksten/CAD-data werden niet verzonden of aanvragen met betrekking tot de klantendienst/een reclamatie zijn niet beantwoord), kun je dit vastleggen door middel van de actie “Aanvraag beëindigen”.
3. Door op het e-mailadres te klikken in het detailoverzicht van de aanvraag, open je e-mailprogramma (bijv. Outlook) met een standaard tekst - afhankelijk van het aanvraagtype en in de betreffende taal - voor het bijbehorende antwoord aan de prospect. Als je je eigen, specifieke standaard teksten wilt kunnen genereren, kun je contact opnemen met User Support.

Voorbeeld

Je hebt de aangevraagde brochure naar de eindklant verstuurd.

Met behulp van de actie > “Aanvraag afhandelen” leg je vast dat de aanvraag succesvol is afgerond.