Finstral Contacts helpt bij het documenteren van alle activiteiten met betrekking tot de verwerking van een offerteaanvraag, zodat alle informatie altijd centraal op één plek te vinden is. Afspraken moeten nog steeds worden ingevoerd in je eigen agenda (bijvoorbeeld d.m.v. Outlook), maar kunnen je vanuit Contacts ook per e-mail worden toegezonden (à Finstral-profiel). De voortgang van het offerteproces is anderzijds ook altijd snel te raadplegen in Finstral Contacts.

De verwerking van offerteaanvragen in Finstral Contacts voorziet de volgende stappen:

1. Adviesgesprek
2. Offerteoverhandiging
3. Offertebespreking en orderbevestiging of annulering aanvraag

Hoe werkt het?

1. Als de status van een offerteaanvraag “Aanvraag open” of “Aanvraag toegewezen” aangeeft, kun je door middel van de actie “Adviesgesprek plannen” het eerste adviesgesprek met de prospect inplannen. 
2. Om het adviesgesprek zelf vervolgens te documenteren, raden we je aan om aantekeningen te maken onder “Opmerkingen”. Ook foto’s van het object die zijn gemaakt tijdens een bezoek ter plaatse kunnen rechtstreeks worden geüpload bij de opmerkingen voor de aanvraag. Deze afbeeldingen zijn dan beschikbaar als een lijst bij de opmerkingen of in de linkerkolom onder “Opgeslagen bestanden”. Je kunt erop klikken, ze rechtstreeks in de browser bekijken en ze desgewenst sorteren door op het sterretje te klikken.
3. Als er nog een extra adviesgesprek nodig is, kun je deze afspraak ook opnieuw opslaan in Finstral Contacts. 
4. Na het adviesgesprek wordt de offerte overhandigd. Om dit te doen, selecteer je “Offerteoverhandiging plannen” en kies je een datum. De ervaring leert dat je de offerte het beste in de eigen showroom overhandigt omdat hier alle productdetails niet alleen besproken maar ook gedemonstreerd kunnen worden. In de regel ontstaan hier nog diverse bijkomende wensen bij de prospects, waarmee rekening kan gehouden worden bij de samenstelling van de producten. Maar in Finstral Contacts kan ook worden aangegeven dat de klant de offerte ter plaatse overhandigd wil krijgen. En ook de offerteoverhandiging per e-mail kan hier bij wijze van ongunstige noodoplossing worden gedocumenteerd. Dit moet je echter zoveel mogelijk vermijden, of alleen doen bij prospects die al vaker een aankoop bij je hebben gedaan. Want hierbij moet je zeker weten dat de ontvanger al heel goed op de hoogte is van alle mogelijkheden van onze producten - iets wat meestal niet het geval is.
   Voor de offerteoverhandiging is het zinvol om een eerste offertebedrag te noteren. Dit kan ofwel een raming zijn ofwel het daadwerkelijke aanbod. Dit bedrag kan handmatig worden toegevoegd of direct worden gekoppeld aan de feitelijke offerte in Finstral Composer. Hiervoor, wordt in de Finstral Composer de ID van de aanvraag ingevoerd in de kopgegevens van de offerte onder 'Contacts ID' (dit kan eenvoudig worden gekopieerd met het kopieersymbool in de detailweergave van een aanvraag). Op die manier worden het offertenummer, het bedrag en de valuta automatisch overgenomen in de aanvraag. Het is mogelijk gegevens toe te voegen aan de offerte vóór, tijdens en na het klikken op ‘Offerteoverhandiging plannen’.
5. Als er na de eerste offerteoverhandiging nog meer afspraken volgen voor afstemming in het kader van een herziene offerte, kan ook dit worden gedocumenteerd in Finstral Contacts.
6. Nadat de offerte is overhandigd, zijn er verschillende vervolgopties: “Offertebespreking plannen” of “Order bevestigen” bij een positieve reactie, of “Aanvraag annuleren” bij een negatieve reactie. Voordat een order kan worden bevestigd, moet de order handmatig worden aangemaakt in het dropdown-menu “Offertes en orders” van de detailweergave of automatisch worden gekoppeld aan Composer. De koppeling wordt gemaakt in Finstral Composer via het veld “Contacts-ID” in de headergegevens van de order. Wanneer je in Finstral Contacts “Order bevestigen” selecteert, wordt de prospect een klant. In deze context kun je ook je eigen klantnummer aan het proces toevoegen.

Naast offerteaanvragen voorziet Finstral Contacts ook andere types aanvragen. Deze hebben minder voorgedefinieerde stappen dan het aanvraagtype “Offerte”. De enige mogelijke acties zijn hier “Aanvraag afsluiten” of “Aanvraag annuleren”. Volgende bijkomende aanvraagtypes kunnen worden geselecteerd:

• Algemeen
• Productadvies
• Staal
• Brochure
• Bestekteksten
• CAD-data
• Klantendienst
• Klacht
• Evenement

Hoe werkt het?

1. De bovenstaande aanvraagtypes worden door middel van de actie “Aanvraag afsluiten” positief beëindigd (d.w.z. de gevraagde stalen/brochures/bestekteksten/CAD-data zijn verzonden of aanvragen met betrekking tot de klantendienst/een klacht zijn beantwoord).
2. Als de aanvraag negatief moet worden beëindigd (d.w.z. de gewenste stalen/brochures/bestekteksten/CAD-data werden niet verzonden of aanvragen met betrekking tot de klantendienst/een klacht werden niet beantwoord), kun je dit documenteren door middel van de actie “Aanvraag annuleren”.
3. Door op het e-mailadres te klikken in de detailweergave van de aanvraag, wordt je e-mailprogramma (bijv. Outlook) geopend met een standaardtekst - op basis van type aanvraag en taal - die dienst kan doen als bijbehorend antwoord aan de prospect. Als je je eigen, specifieke standaardteksten wilt instellen, neem dan contact op met de User Support.

Voorbeeld

Je hebt de aangevraagde brochure naar de eindklant verstuurd.

Met behulp van de actie > “Aanvraag afsluiten” documenteer je een succesvolle afsluiting.