Finstral Contacts vous aide à garder une trace de toutes les activités entreprises pour traiter une demande de devis, de manière à ce que toutes les informations soient toujours disponibles au même endroit. Vous continuerez toujours à inscrire vos rendez-vous dans votre propre calendrier, dans Outlook par exemple mais Contacts peut aussi vous les envoyer par e-mail (-> profil Finstral). Mais l’avantage avec Finstral Contacts est que vous pourrez suivre aisément le processus de préparation du devis.

Le traitement des demandes de devis dans Finstral Contacts passe par les étapes suivantes :

1. Rendez-vous conseil
2. Remise du devis
3. Rendez-vous de négociation et passation de la commande ou clôture de la demande.

Procédure

1. Si le statut d’une demande de devis est « Demande ouverte » (c.-à-d. traitement en cours) ou « Demande attribuée », vous pouvez utiliser l’action « Fixer un rendez-vous conseil » pour planifier un rendez-vous avec le prospect, si vous bénéficiez des droit correspondants.
2. Il est ensuite recommandé d’ajouter quelques notes pour résumer le contenu du rendez-vous. Vous pouvez également ajouter des photos du bâtiment en les téléchargeant dans l’espace des notes. Vous les retrouverez ensuite dans les notes ou dans la colonne de gauche sous la rubrique « Fichiers chargés ». Vous pouvez cliquer dessus pour les afficher directement dans votre navigateur et les mettre en évidence en cliquant sur l’icône en forme d’étoile.
3. Si un autre rendez-vous est nécessaire, vous pouvez aussi l’indiquer dans Finstral Contacts. 
4. L’étape qui suit le rendez-vous conseil est la remise du devis. Pour cela, cliquez sur « Fixer la remise du devis ». Il est préférable de fixer le rendez-vous destiné à la remise du devis dans votre propre salle d’exposition, où vous pourrez non seulement discuter des détails des produits, mais aussi les présenter directement au prospect. En règle générale, c’est dans ce contexte que naissent chez le prospect toute une série de désirs, dont il est possible de tenir compte dans la composition des produits. Mais il est également possible d’indiquer une remise du devis sur place ou, au pire, par e-mail. Cette dernière option est, dans la mesure du possible, à éviter ou à réserver aux clients qui vous ont déjà acheté plusieurs fois des produits. En effet, l’envoi d’un devis par e-mail suppose que le destinataire connaisse déjà très bien les possibilités offertes par nos produits , ce qui n’est généralement pas le cas.
   Pour la remise du devis, il convient de noter un premier montant. Il peut s’agir d’une estimation ou correspondre à une offre réelle. Il peut être ajouté manuellement ou être repris directement du devis réalisé dans Finstral Composer. Pour cela, dans Finstral Composer l’ID de la demande est saisie dans l’en-tête du devis sous l’ID ‘Contacts’ (il peut être copié d’un clic sur l’icône de copie dans la vue détaillée d’une demande). Le numéro de devis, le montant et la devise sont ainsi automatiquement reportés dans la demande. Il est possible de renseigner les détails de l’offre avant, pendant ou après avoir cliqué sur « Fixer la remise du devis ».
5. Après la première remise du devis, il est possible que d’autres rendez-vous soient nécessaires pour discuter et/ou ajuster certains détails de l’offre. Ces rendez-vous de négociation peuvent être également documentés dans Finstral Contacts.
6. Ainsi, une fois le devis remis au prospect, le système propose différentes actions : « Fixer un rendez-vous de négociation » ou « Passer la commande » en cas de retour positif, et « Clore la demande » en cas de réponse négative. Pour pouvoir passer une commande, celle-ci doit être ajoutée manuellement dans le menu déroulant « Devis et commandes » de la vue détaillée à moins que les données ne soient reprises automatiquement dans Finstral Composer. L’association se fait dans Finstral Composer via le champ « Contacts ID » dans l’entête de la commande. Si vous sélectionnez « Passer la commande » dans Finstral Contacts, le prospect devient un client. À la suite de cela, il est possible d’ajouter un numéro de client au contact.

Outre les demandes de devis, Finstral Contacts prévoit également la possibilité de traiter d’autres types de demandes. Leur traitement prévoit moins d’étapes prédéfinies que les demandes de devis. Les actions prévues pour les autres types de demandes sont « Traiter la demande » ou « Clore la demande ». Outre les demandes de devis, Finstral Contacts prévoit la possibilité de choisir parmi les types de demande suivants :

• Informations générales
• Conseils sur les produits
• Échantillons
• Catalogue
• Descriptifs pour appel d’offre
• Données CAO
• Service après-vente
• Réclamation
• Événement

Procédure

1. Pour documenter l’issue positive du traitement des types de demande mentionnés plus haut (c.-à-d. lorsque l’échantillon, le catalogue, le descriptif ou les données CAO ont bien été envoyés ou que le service après-vente a répondu à une réclamation ou à une demande d’assistance technique), il convient de cliquer sur l’action « Traiter la demande ».
2. À l’inverse, pour conclure le traitement d’une demande à laquelle il n’y a pas eu d’issue positive (c.-à-d. si l’échantillon, le catalogue, le descriptif ou les données CAO n’ont pas été envoyés ou si le service après-vente n’a pas répondu à la réclamation ou la demande d’assistance technique), vous devez sélectionner l’action « Clore la demande ».
3. Dans la vue détaillée de la demande, vous pouvez ensuite cliquer sur l’adresse e-mail du contact pour ouvrir le programme de messagerie électronique prédéfini (p. ex. Outlook) et utiliser le modèle de message adapté au type de demande pour communiquer au contact l’issue de sa demande. N’hésitez pas à contacter l’assistance utilisateur si vous souhaitez enregistrer vos propres modèles de message.

Exemple

Vous avez envoyé au client le catalogue qu’il avait demandé.

Sélectionnez l’action « Traiter la demande » pour documenter l’issue positive de la demande.