Controleer duplicaat

Finstral Contacts heeft een functie om dubbelingen op te sporen bij aanvragen en contacten. Vanwege privacy-redenen wordt deze functie niet toegepast op alle gegevens, maar alleen binnen je Finstral Contacts-database. Hierdoor hoef je binnen je Finstral Contacts zelf geen dubbelingen bij te houden. Het kan echter goed zijn dat dezelfde aanvraag of hetzelfde contact wel bij Finstral zelf of een andere partner in de database zit. 

Telkens wanneer er nieuwe aanvragen en dus contacten in je Finstral Contacts worden ingevoerd, wordt er een automatische dubbelingencheck uitgevoerd op basis van je database. Dubbelingen zijn aanvragen van contacten met hetzelfde e-mailadres als al in het systeem opgeslagen. Dubbelingen worden vooral veroorzaakt door aanvragen die dezelfde persoon via de website indient. Het systeem meldt zulke dubbelingen automatisch met de opmerking “Controleer duplicaat”. 

Hoe werkt het?

Op dit punt moet je de verschillen tussen het bestaande en het nieuwe contact controleren en beslissen of je het bestaande of het nieuwe contact wilt gebruiken, en of het nieuwe contact daarnaast moet worden aangemaakt met een ander e-mailadres. 

Hiervoor zijn er de volgende opties:

• Als je klikt op > “Gebruik bestaand contact”, betekent dit dat je de bestaande adresgegevens ook wilt gebruiken voor de nieuwe aanvraag en dat je de nieuwe contactgegevens wilt negeren. De aanvragen worden toegevoegd aan het bestaande contact.
• Als je klikt op > “Gebruik nieuw contact” betekent dit dat je de nieuwe contactgegevens van de nieuwe aanvraag wilt gebruiken en de oude contactgegevens wilt overschrijven. De aanvragen worden toegevoegd aan het nieuwe contact. 
• Als je op “Nieuwe contact aanvullend opslaan” klikt, betekent dit dat je de bestaande én nieuwe contactgegevens wilt behouden en dus de nieuwe aanvraag wilt opslaan als een nieuw contact met een nieuw e-mailadres.

Na deze check en beslissing krijg je een detailoverzicht van de aanvraag en kun je deze bewerken. Indien nodig kunnen de contactgegevens van de aanvragen nogmaals worden aangepast. Tot slot is de nieuwe en gecheckte aanvraag ook te vinden via de zoekfunctie en is deze zichtbaar voor teamleden met leesrechten.

Voorbeeld

1. Je ontvangt een aanvraag met de aanmerking “Controleer duplicaat”. Dit betekent dat er sprake is van een aanvraag van een contact dat al bestaat in je Finstral Contacts database met hetzelfde e-mailadres.

2. Door te klikken op de actie > “Controleer duplicaat” kom je terecht in de template voor het checken van dubbelingen. Je kunt desgewenst ook vooraf het detailoverzicht bekijken.

3. In de template voor het checken van dubbelingen zie je links het contact dat al in de database zit en rechts het nieuwe contact. Je kunt nu de verschillen in de contactgegevens zien en een van de drie mogelijke acties selecteren (“Gebruik bestaand contact”, “Gebruik nieuw contact” of “Nieuw contact aanvullend opslaan”).