Finstral Contacts aiuta a documentare tutte le attività relative all’elaborazione di una richiesta di preventivo, in modo che tutte le informazioni siano sempre reperibili in un unico posto. Devi comunque inserire gli appuntamenti nel tuo calendario, ad esempio in Outlook, ma puoi anche ricevere una notifica via e-mail da Contacts (profilo Finstral). Lo stato di avanzamento della richiesta è comodamente visualizzabile in Finstral Contacts.

L’elaborazione delle richieste di preventivo prevede i seguenti passaggi.

1. Consulenza
2. Consegna del preventivo
3. Appuntamento trattativa e conferma ordine o interruzione richiesta

Procedura

1. Se la richiesta di preventivo presenta come stato “Richiesta aperta” o “Richiesta assegnata”, puoi fissare il primo colloquio di consulenza con il potenziale cliente tramite l’azione “Fissare consulenza”, nel caso in cui tu possieda i diritti corrispondenti. 
2. Per documentare l’incontro, ti consigliamo di prendere appunti. Nelle note puoi caricare direttamente anche foto dell’immobile scattate durante la visita in loco. Queste vengono anche aggiunte come elenco sotto “File caricati” nella colonna sinistra. Puoi cliccarci sopra, visualizzarle direttamente nel browser e metterle in evidenza con un clic sull’icona a forma di stella.
3. Se si rende necessaria una seconda consulenza, puoi aggiungere nuovamente anche questo appuntamento in Finstral Contacts. 
4. La consulenza viene seguita dalla consegna del preventivo. Seleziona “Concordare consegna preventivo” e inserisci una data. La consegna del preventivo nel proprio showroom si è rivelata come l’opzione più efficace, perché qui si possono spiegare e anche mostrare dal vivo tutti i dettagli di prodotto. Generalmente durante l’incontro emergono una serie di ulteriori richieste da parte dei potenziali clienti, che si possono considerare nella composizione dei prodotti. In Finstral Contacts puoi indicare anche la consegna a domicilio e pure la soluzione meno raccomandabile dell’invio del preventivo via e-mail. Se possibile, però, dovresti evitare queste opzioni o limitarle ai clienti fedeli, perché presuppone che il destinatario conosca già bene le possibilità offerte dai nostri prodotti, eventualità poco frequente.
   Per la consegna del preventivo è utile annotare un importo iniziale, che può essere stimato o corrispondere all’offerta effettiva. Hai due opzioni: aggiungerlo manualmente o collegarlo direttamente al preventivo vero e proprio creato con il Finstral Composer. A tal fine nel Composer viene inserito l’ID della richiesta nell’intestazione del preventivo alla voce “ID Contacts” (si può copiare con un clic sull’icona di copia nella vista dettagliata di una richiesta). In questo modo, numero del preventivo, importo e valuta vengono aggiunti automaticamente alla richiesta. L’integrazione di dettagli nel preventivo è possibile prima, durante o dopo aver cliccato su “Concordare consegna preventivo”.
5. Se alla consegna del primo preventivo dovessero seguire altri incontri per definire le modifiche al preventivo stesso, anche questo potrà essere documentato in Finstral Contacts.
6. Dopo la consegna del preventivo hai varie opzioni come prossimo passo: “Fissare appuntamento trattativa” o “Confermare ordine” in caso di risposta positiva oppure “Scartare richiesta” in caso di risposta negativa. Prima di confermare un ordine, devi aggiungerlo manualmente nel menu “Preventivi e ordini per questa richiesta” della vista dettagliata cliccando su ▲ o collegarlo automaticamente al Finstral Composer. Il collegamento viene creato nel Composer tramite il campo “ID Contacts” nell’intestazione dell’ordine. Quando selezioni l’azione “Confermare ordine” in Finstral Contacts, il potenziale cliente diventa un cliente finale. Contestualmente puoi aggiungere al contatto un numero cliente proprio.

Oltre alle richieste di preventivo, Finstral Contacts prevede anche ulteriori tipi di richiesta, che prevedono un numero inferiore di passaggi predefiniti. Le uniche azioni possibili sono “Completare richiesta” o “Scartare richiesta”. Di seguito riportiamo gli ulteriori tipi di richiesta disponibili.

• Informazioni generali
• Consulenza sui prodotti
• Campioni
• Catalogo
• Voci di capitolato
• Dati CAD
• Assistenza
• Reclamo
• Evento

Procedura

1. I tipi di richiesta di cui sopra vengono conclusi positivamente con l’azione “Completare richiesta” (ovvero i campioni/cataloghi/voci di capitolato/dati CAD sono stati inviati o è stata fornita una risposta alle richieste di assistenza tecnica/reclamo).
2. Nel caso in cui dovessi concludere negativamente una richiesta (ad esempio, non sono stati inviati i campioni/cataloghi/voci di capitolato/dati CAD richiesti o non è stata fornita una risposta alle richieste di assistenza tecnica/reclamo), puoi documentarlo con l’azione “Scartare richiesta".
3. Con un clic sull’indirizzo mail nei dettagli della richiesta, si apre il tuo programma di posta elettronica (es. Outlook) con un modello di messaggio in base al tipo di richiesta e alla lingua da utilizzare come risposta al potenziale cliente. Contatta il supporto utenti per richiedere l’impostazione di modelli di messaggio specifici.

Esempio

Hai spedito il catalogo richiesto al cliente finale.

Con l’azione “Completare richiesta” documenti la conclusione positiva.