Finstral Contacts hilft dabei, alle Aktivitäten rund um die Bearbeitung einer Angebotsanfrage zu dokumentieren, sodass alle Informationen immer zentral an einem Ort auffindbar sind. Termine müssen weiterhin im eigenen Kalender, zum Beispiel Outlook, eingetragen werden, können von Contacts aber auch per E-Mail an Dich versendet werden (-> Finstral-Profil). Der Fortschritt im Angebotsprozess ist jedoch komfortabel in Finstral Contacts einsehbar.

Die Bearbeitung von Angebotsanfragen in Finstral Contacts sieht folgende Schritte vor:

1. Beratungstermin
2. Angebotsübergabe
3. Verhandlungstermin und Auftragserteilung oder Abbrechen der Anfrage

Vorgehen

1. Ist der Status einer Angebotsanfrage auf „Anfrage offen“ bzw. „Anfrage zugewiesen“ kannst Du mithilfe der Aktion „Beratungstermin vereinbaren“ das erste Beratungsgespräch mit dem Interessenten planen.
2. Zur Dokumentation des Beratungstermins empfehlen wir, Notizen anzulegen. Auch Fotos des Objekts von Vor-Ort-Besuchen können direkt in der Notiz zur Anfrage hochgeladen werden. Diese Bilder sind anschließend in den Notizen oder in der linken Spalte unter „Hinterlegte Dateien“ als Liste verfügbar. Du kannst sie anklicken, direkt im Browser ansehen und mittels Klick auf den Stern je nach Wunsch sortieren.
3. Wird ein weiterer Beratungstermin notwendig, kannst Du auch diesen Termin erneut in Finstral Contacts hinterlegen.
4. Nach dem Beratungstermin folgt die Angebotsübergabe. Hierzu wählst Du „Angebotsübergabe vereinbaren“ und wählst den Termin. Es hat sich bewährt, die Übergabe im eigenen Schauraum durchzuführen, da hier alle Produktdetails nicht nur besprochen, sondern auch vorgeführt werden können. In aller Regel entsteht hier noch eine Reihe weiterer Wünsche der Interessenten, die sie bei der Komposition der Produkte berücksichtigen können. Aber auch die Übergabe vor Ort kann in Finstral Contacts angegeben werden. Und auch die ungünstige Notlösung einer Übergabe des Angebots per E-Mail kann hier dokumentiert werden. Diese solltest Du jedoch nach Möglichkeit vermeiden bzw. nur bei Interessenten ermöglichen, welche schon häufiger bei Dir gekauft haben, denn sie setzt voraus, dass sich der Empfänger bereits sehr gut mit den Möglichkeiten unserer Produkte auskennt – was in aller Regel nicht der Fall ist.
   Für die Angebotsübergabe ist es sinnvoll, eine erste Angebotssumme zu notieren. Diese kann geschätzt sein oder dem tatsächlichen Angebot entsprechen. Sie kann manuell angelegt oder direkt mit dem tatsächlichen Angebot im Finstral Composer verknüpft werden. Hierzu wird im Finstral Composer in den Kopfdaten des Angebots unter ‚Contacts-ID‘ die Anfrage-ID der Anfrage eingetragen (diese kann einfach mit dem Kopiersymbol in der Detailansicht einer Anfrage kopiert werden). So werden Angebotsnummer, Summe und Währung automatisch in die Anfrage übernommen. Die Ergänzung der Angaben zum Angebot ist vor, während oder nach dem Klick auf ‚Angebotsübergabe vereinbaren‘ möglich, wird aber davor empfohlen.

5. Sollten nach der ersten Angebotsübergabe weitere Termine zur Abstimmung des überarbeiteten Angebots folgen, kann auch dies in Finstral Contacts dokumentiert werden.

   Bei allen Aktionen mit Terminen (Beratungstermin vereinbaren, Angebotsübergabe vereinbaren, Verhandlungstermin vereinbaren etc.) in einem Schauraum kann der einzelne Studio-Standort aus einer Dropdownliste ausgewählt werden. Die angegebenen Studios werden pro Mandant angezeigt. So kannst Du zukünftig nicht nur eine Abschlussquote mit und ohne Studio auswerten, sondern sogar pro Studio-Standort. Es lässt sich somit feststellen, wie effektiv jedes einzelne Studio genutzt wird. 

6. Nach der Angebotsübergabe gibt es mehrere nächste Optionen: „Verhandlungstermin vereinbaren“ oder „Auftrag erteilen“ bei positiver Rückmeldung bzw. „Anfrage abbrechen“ bei negativer Rückmeldung. Bevor ein Auftrag erteilt werden kann, muss der Auftrag in dem Dropdown „Angebote und Aufträge“ der Detailansicht entweder manuell erstellt oder automatisiert mit dem Composer verknüpft werden. Die Verknüpfung geschieht im Finstral Composer über das Feld „Contacts-ID“ in den Kopfdaten des Auftrags. Solltest Du im Composer ein Angebot direkt in einen Auftrag kopieren, wird auch die Contacts-ID kopiert und in den Auftrag übernommen. Wenn Du in Finstral Contacts „Auftrag erteilen“ wählst, wird der Interessent zum Kunden. 

Neben Angebotsanfragen sieht Finstral Contacts auch weitere Anfragetypen vor. Diese haben weniger vordefinierte Schritte als der Anfragetyp „Angebot“. Hier sind als Aktionen nur „Anfrage abschließen“ oder „Anfrage abbrechen“ vorgesehen. Folgende weitere Anfragetypen stehen zur Auswahl:

• Allgemein
• Produktberatung
• Muster
• Broschüre
• Ausschreibungstexte
• CAD-Daten
• Kundendienst
• Reklamation
• Event

Vorgehen

1. Die oben genannten Anfragetypen werden mithilfe der Aktion „Anfrage abschließen“ positiv beendet (d. h. die gewünschten Muster/Broschüren/Ausschreibungstexte/CAD-Daten wurden versendet bzw. Kundendienst-/Reklamationsanfragen beantwortet).
2. Müssen die Anfragen negativ beendet werden (d. h. die gewünschten Muster/Broschüren/Ausschreibungstexte/CAD-Daten wurden nicht versendet bzw. Kundendienst-/Reklamationsanfragen nicht beantwortet), so kannst Du dies mittels der Aktion „Anfrage abbrechen“ dokumentieren.
3. Mit Klick auf die E-Mail-Adresse in der Detailansicht der Anfrage öffnet sich Dein E-Mail-Programm (z. B. Outlook) mit einer Text-Vorlage je nach Anfragetyp & Sprache für die entsprechende Antwort an den Interessenten. Bitte melde Dich beim Usersupport, um auf Wunsch Deine spezifischen Text-Vorlagen hinterlegen zu lassen.

Beispiel

Du hast die angefragte Broschüre an den Endkunden versendet. Mithilfe der Aktion > „Anfrage abschließen“ dokumentierst Du den positiven Abschluss.