Häufige Fragen

• Finstral Contacts ist eine von Finstral konzipierte Anwendung zur Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Anfragen von Endkunden und Interessenten. Die Anwendung begleitet alle Interessenten-Anfragen von der Aufnahme der Anfrage bis zum Abschluss bzw. bis zu der Absage und sorgt so dafür, dass nichts vergessen wird und jederzeit Transparenz über alle Verkaufsprozesse hergestellt wird. 
• Das System Finstral Contacts spart Dir Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen.
• Durch die Bereitstellung als Software-as-a-Service-Lösung im Browser ist es stets auf dem aktuellsten Stand und Deine Daten auf mehrfach gesicherten europäischen Servern verwahrt. 
• Finstral Contacts ist keine branchenunabhängige Standard-Software für Anfragemanagement, sondern ein eigens für die Anforderungen des Fenster- und Haustürenverkaufs entwickeltes System mit besonderem Fokus auf einfache Bedienbarkeit.
• Finstral Contacts ist Teil der Finstral Cloud, der Sammlung digitaler Werkzeuge zur Unterstützung für Fensterhändler und -monteure. Sie erreichen Finstral Contacts wie auch alle anderen Dienste der Finstral Cloud über https://finstral.cloud/. Das Angebot wird von Finstral laufend optimiert und ausgebaut.
• Es gibt zwei wesentliche Ansichten: die Anfragenübersicht sowie die Detailansicht einer einzelnen Anfrage. Jeder Schritt einer Anfrage wird mit einfach gestalteten Formularen begleitet, sodass bei jeder Aktion immer an alles gedacht ist.
• Finstral Contacts hat immer den nächsten Schritt im Fokus. Anstatt nur an die Ziellinie - den Verkaufsabschluss - zu denken, hilft Dir Finstral Contacts, Dich auf die jeweils nächste Aktivität zu konzentrieren, durch die ein guter Auftragsabschluss überhaupt erst möglich wird. Wenn Du eine Aktivität abschließt, wirst Du von Finstral Contacts daran erinnert, die nächste zu planen.
• Mit einem Klick auf das Finstral Contacts-Logo oben links gelangst Du jeweils wieder auf den Startbildschirm (Anfragenübersicht).

Gehe zu Login

• Logge Dich zunächst in Finstral Contacts ein.
• Klicke auf der Anfragenübersicht rechts auf den Knopf „Neue Anfrage erstellen“.
• Fülle die Pflichtfelder für den Kontakt (links, weiß hinterlegt) und die Anfrage (rechts, blau hinterlegt) aus und bestätige. 
• Falls Du eine E-Mail-Adresse einfügst, die bereits in Finstral Contacts besteht, werden alle weiteren Felder automatisch vom bestehenden Kontakt übernommen. Achtung: Falls Du dann neue Eingaben in diesen Feldern machst, wird der bestehende Kontakt überschrieben.
• Die neu erstellte Anfrage ist in der Liste aller Anfragen ganz oben zu finden, weil diese initial immer nach Anfrage-Nummer sortiert ist.
• Ein neuer Kontakt kann jeweils nur mit einer Anfrage zusammen erstellt werden, niemals einzeln (Ausnahme: Verknüpfung von Kontakten).
• Eine erstellte Anfrage kannst Du als Ersteller bzw. Bearbeiter wieder löschen, wenn noch keine weitere Aktion stattgefunden hat. Das Löschen ist nur für den Fall vorgesehen, dass Du die Anfrage aus Versehen erstellt hast. Hat z. B. der Interessent kein Interesse mehr oder entscheidet sich Finstral gegen die Weiterverfolgung der Anfrage, so klicke stattdessen auf die Aktion > „Anfrage abbrechen“.

Gehe zu Neue Anfragen

• Die Liste ist in einer Tabelle mit folgenden Spalten strukturiert:
  • 1. Spalte: Anfrage-Typ (Icon)
  • 2. Spalte: Anfrage-ID und Adresse des Bauvorhabens inklusive Name des Bauvorhabens
  • 3. Spalte: Land der Bauadresse
  • 4. Spalte: Kontakt der Anfrage
  • 5. Spalte: Status
  • 6. Spalte: Zuständige Person
  • 7. Spalte: Fälligkeit
  • 8. Spalte: Empfohlene nächste Aktion bzw. weitere Aktionsmöglichkeiten über eine Drop-Down-Liste
• Die Bedeutung der Filter über der Anfrageliste:
• Deine/Alle Anfragen: Du kannst entweder den Filter „Deine Anfragen“ oder „Alle Anfragen“ auswählen. Der jeweilige Filter ist über einen „toggle button“ einstellbar und ermöglicht Dir eine bestimmte Ansicht auf die Anfragen:
  • Deine Anfragen: beinhaltet alle Anfragen, die ausschließlich Dich betreffen.
  • Alle Anfragen: beinhaltet alle Anfragen, die Dein Team generell betreffen.
• Offene/Erledigte Anfragen: Zusätzlich kannst Du entweder den Filter „Offene Anfragen“ oder „Erledigte Anfragen“ auswählen, indem Du beim entsprechenden Filter einen Haken setzt.
  • Offene Anfragen: Anfragen, die derzeit bearbeitet werden (von Dir, wenn Du gleichzeitig den Filter „Deine Anfragen“ ausgewählt hast; oder im Team, wenn Du gleichzeitig den Filter „Alle Anfragen“ ausgewählt hast).
  • Erledigte Anfragen: Anfragen, die abgeschlossen sind (von Dir, wenn Du gleichzeitig den Filter „Deine Anfragen“ ausgewählt hast; oder im Team, wenn Du gleichzeitig den Filter „Alle Anfragen“ ausgewählt hast).
• Die Bedeutung der farbigen Punkte in der Spalte „Fälligkeit“:
  • Rot: (über)fällige Anfragen; dringend zu bearbeiten
  • Orange: bald fällige Anfragen; zeitnah zu bearbeiten
  • Grün: noch nicht fällige Anfragen; in Zukunft zu bearbeiten
• Die Liste ist standardmäßig nach Anfragenummer sortiert (Spalte „Bauvorhaben“). Eine Sortierung der Liste nach den anderen Spalten ist mittels Klick auf die jeweiligen Überschriften möglich.

Gehe zu Übersicht aller Anfragen

• Im linken (weiß hinterlegten) Bereich befinden sich jeweils die Kontaktdaten des Interessenten. Auf dem rechten (blau hinterlegten) Bereich befinden sich die Daten zu der Anfrage bzw. den Anfragen dieses Kontakts.
• Jedes Tab gehört zu einer Anfrage. Jede Anfrage ist mit einem Icon für den Anfrage-Typ sowie einer automatisch generierten ID gekennzeichnet. 
• In jedem Tab wird in der Mitte der Anfragenverlauf dokumentiert. Zudem können jederzeit Notizen eingetragen bzw. Dateien (max. 20 MB pro Notiz) hochgeladen werden. Pro Anfrage kann eine von der Kontaktadresse abweichende Bauadresse/Kommission notiert werden. Die Anfrage kann außerdem mit einem Kontakt bzw. mehreren Kontakten (z. B. Planern) verknüpft werden.
• In jedem Tab sind auf der rechten Seite die Aktionsmöglichkeiten zur Anfrage dargestellt: Auf dunkelblauem Hintergrund steht jene Aktion, die empfohlen wird. Andere mögliche Aktionen sind weniger stark hervorgehoben und stehen auf hellblauem Hintergrund. Über den Aktionen werden nochmals der aktuelle Status der Anfrage sowie die Fälligkeit wiederholt. Unter den Aktionen gibt es je nach Berechtigung alternative Aktionen für das Herunterladen/Löschen der Anfrage.

Gehe zu Detailansicht eines Kontakts mit seiner/seinen Anfrage/n

• Mit einem Klick auf den Avatar in der rechten oberen Ecke kannst Du Deinen Status sowie bestehende Rechte einsehen und Deine Profileinstellungen bearbeiten.
• Du kannst Dein Profil wie folgt bearbeiten:
  • Benachrichtigungen (Tägliche Zusammenfassung, Nachricht bei Zuweisung einer Anfrage, E-Mail-Versand der erstellten Termine)
  • Profilbild, Kontaktdaten, Sprache
  • Abwesenheit (Hinweis: Stellst Du hier eine Abwesenheit ein, kann Dir keine Anfrage zugewiesen werden.)

Gehe zu Das Finstral Contacts-Profil

• In der Detailansicht der Anfrage kannst Du auf „Anfrage verknüpfen“ klicken, um eine Anfrage mit einer weiteren Kontaktperson zu verbinden. Dieser Fall tritt vor allem auf, wenn ein privater Bauherr ein Bauvorhaben gemeinsam mit einem Architekten plant und eine Anfrage an Finstral richtet. 
• Der zu verknüpfende Kontakt kann in den bestehenden Kontakten gesucht oder neu erstellt werden.
• Aus Datenschutzgründen kann nur ein Kontakt-Typ, nämlich entweder gewerblich oder Planer, verknüpft werden.

Gehe zu Weitere Aktionen für Fortgeschrittene

• Klicke auf eine Anfrage, um in die Detailansicht zu gelangen. 
• Klicke auf die drei Punkte der Browserleiste oben rechts, um die Browser-Einstellungen aufzurufen. Wähle dort „Drucken“ (auch mittels Tastenkombination Strg + P möglich).
• Du gelangst zur Druckansicht, kannst Deinen bevorzugten Drucker auswählen und das Dokument drucken (auch ein Druck als PDF ist möglich).

Gehe zu Download & Druck

Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Du bist nicht zuständig für die Anfrage. Die Spalte „nächster Schritt“ in der Anfrageliste ist nicht klickbar (schwarzer Text) und es fehlen jegliche Aktionsmöglichkeiten in der Detailansicht. Der Zuständige wird in der Detailansicht auf der rechten Seite dargestellt.
• Die Anfrage wurde nach 6 Monaten anonymisiert (gilt für alle Anfrage-Typen außer „Angebot“ oder „Reklamation“).

Gehe zu Detailansicht eines Kontakts mit seiner/seinen Anfrage/n

Dafür müssen verschiedene Schritte durchlaufen werden.

Für den Anfrage-Typ „Angebot“ sind die Aktionen wie folgt vorgesehen:

1. Beratungstermin vereinbaren (Dokumentation des Beratungstermins)
2. Angebotsübergabe vereinbaren (Dokumentation der Angebotsübergabe)
3. ggf. Verhandlungstermin vereinbaren und dann Auftrag erteilen (positiv) oder Anfrage abbrechen (negativ) (Feedback des potenziellen Kunden)

Durch die Aktion „Auftrag erteilen“ wird die Anfrage im Falle eines Angebots positiv abgeschlossen. Die Bearbeitung in Finstral Contacts wird beendet und der Auftrag wird erteilt. Es wird registriert, dass die Anfrage zu einem Auftrag geworden ist. Alles Weitere (Bestellung an Finstral) wird dann im Finstral Composer erledigt.

Die oben genannten Schritte können nur von bestimmten Anwenderrollen durchgeführt werden.

Gehe zu Bearbeitung Angebotsanfragen

Finstral Contacts bietet einen Duplikatscheck, um unnötige doppelte Kontakt-informationen im System zu vermeiden.

Das System erkennt automatisch, wenn ein neu eingehender Kontakt und dessen Anfrage dieselbe E-Mail-Adresse hinterlegt hat, und bietet die Aktion „Duplikat checken“ an. Bei dieser Aktion gibt es drei Möglichkeiten:

1. den bestehenden Kontakt behalten (und die Anfragen bei diesem Kontakt zusammenführen)
2. den neuen Kontakt wählen (und die Anfragen bei diesem Kontakt zusammenführen)
3. einen separaten Kontakt anlegen und eine separate E-Mail-Adresse einfügen

Gehe zu Duplikat checken

Wähle in der Detailansicht der Anfrage den Menüpunkt „Auf Wiedervorlage legen“ bzw. „Angebot auf Wiedervorlage legen“ aus. Du kannst so die Fälligkeit auf ein bestimmtes Datum verschieben und die Anfrage wird in der Anfrageliste wieder grün markiert.

Gehe zu Weitere Aktionen

Das ist eine Sicherheitswarnung, sie muss aber in diesem Fall nicht beachtet werden.

Im Profil gibt es die Möglichkeit, eine dritte Benachrichtigung „Termine via E-Mail“ mit „Erhalten“ einzustellen. Sobald Du einen Termin in Finstral Contacts planst, versendet das System eine E-Mail mit einer .ics-Datei an Dich. Nach einem Doppelklick auf diese Datei kannst Du den Termin zu Deinem Outlook-Kalender mit allen entsprechenden Informationen (Kontaktname, Adresse, Uhrzeit, etc.) hinzufügen.

Gehe zu Das Finstral Contacts-Profil

Gib zunächst die bekannte E-Mail-Adresse des Kontakts in der Maske „Neue Anfrage erstellen“ ein. Finstral Contacts registriert über die E-Mail-Adresse, dass dieser Kontakt bereits in der Datenbank besteht. Die Kontaktdaten werden nun automatisch ausgefüllt. Du kannst im Anschluss den rechten, blau hinterlegten Anfrageteil ausfüllen und so eine weitere Anfrage für einen bereits bestehenden Kontakt speichern. Danach siehst Du in der Detailansicht mehrere Tabs (mehrere Anfragen) bei diesem Kontakt.

Bei einem Klick auf die E-Mail-Adresse eines Kontakts in der Detailansicht öffnet sich das vom Finstral Contacts-Benutzer eingestellte E-Mail-Programm (z. B. Outlook) und zeigt eine E-Mail-Vorlage mit vordefiniertem Text, Betreff und der E-Mail-Adresse des Empfängers (Endkunden). Diese Vorlage kannst Du natürlich vor Versand noch entsprechend verändern. So kannst Du den Endkunden per E-Mail bezüglich der Bearbeitung der Anfrage bzw. der Weiterleitung seiner Anfrage an Händlerpartner/Planerberater schnell informieren. Diese Funktion existiert derzeit nur für den Finstral-Mandanten.

Finstral Contacts wurde den Händlerpartnern als Dienst zur Verfügung gestellt und viele der Händlerpartner arbeiten mit der Anwendung. Einige wenige Händlerpartner arbeiten (noch) nicht mit Finstral Contacts und sind somit „externe“ Benutzer. Du musst daher für die Weiterleitung der Anfragen die Aktion „Anfrage zuweisen“ wählen, in welcher erkannt wird, ob ein Händlerpartner interner oder externer Benutzer ist. Arbeitet ein Partner noch nicht mit der Anwendung, so erhält der entsprechende Kontaktmanager (Feld 13 im FinCRM) eine E-Mail mit den Kontakt- und Anfragedetails aus Finstral Contacts.

Bei der Weiterleitung von Anfragen gibt es zwei Optionen:

1. Die Suche nach Händlerpartnern

Es wurde eine Schnittstelle zum FinCRM eingerichtet, um bei der externen Weiterleitung von Anfragen die Suche nach Händlerpartnern und deren Kontaktdaten zu erleichtern. Die Suche des Händlers kann nach E-Mail-Adresse, KKZ oder Händlerpartnername durchgeführt werden.

2. Die manuelle Eingabe einer E-Mail-Adresse Deiner Wahl

Eine Weiterleitung an eine andere E-Mail-Adresse ist immer noch möglich, solange es keinen Händlerpartner oder Finstral Contacts-Benutzer betrifft.

Gehe zu Anfragen zuweisen und zurückweisen

Hast Du aus Versehen auf die Aktion „Anfrage abbrechen“ geklickt, kannst Du durch einen Klick auf > „Anfrage wieder eröffnen“ den Abbruch rückgängig machen und den letzten aktiven Anfragestatus reaktivieren.

Gehe zu Anfrage abbrechen bzw. wieder eröffnen

Zunächst solltest Du prüfen, ob es wirklich inhaltlich die gleiche Anfrage ist oder womöglich auch zwei unterschiedliche Anfragen bzw. Anfragetypen eines gleichen Kontakts betrifft. Betrifft es die gleiche Anfrage, die lediglich über mehrere Kanäle eingegangen ist, kannst Du eine der Anfragen mit „Anfrage abbrechen“ und Grund „Dublette“ schließen und die andere Anfrage bearbeiten.

Gehe zu Anfrage abbrechen bzw. wieder eröffnen

Ja, das ist immer mit einem Klick auf den Dropdown in der Kopfleiste der Detailansicht „Angebote und Aufträge“ möglich. Dort kannst Du entweder ein im Composer verknüpftes Angebot sehen (und im Composer entsprechend ändern) oder ein Angebot manuell hinzufügen. Um den Angebots-Status zum Status „Angebot übergeben“ anzupassen, ist ein Klick auf die Aktion > „Angebot übergeben“ notwendig.

Gehe zu Bearbeitung Angebotsanfragen

Das Reporting konzentriert sich derzeit auf die Angebotsanfragen und deren Abschlussquote. Es gibt Ansichten der Abschlussquoten pro Zuständige, pro Land und eine Übersicht zu den Anfragestatus. Das Reporting ist derzeit nur für die Geschäftsleitung, SGF-Leiter und Vertriebsleiter sichtbar. Im Moment ist dieses nur für den Finstral-Mandanten verfügbar.

Gehe zu Reporting

Falls ein Angebot und mehrere (höherwertige) Angebotsalternativen (z. B. bezüglich Material etc.) für einen Interessenten erstellt wurden, kannst Du diese bei der selben Contacts Anfrage verknüpfen/manuell hinterlegen.

Falls jedoch mehrere Angebote (z. B. ein Angebot für Fenster und ein Angebot für die Haustür) für einen Interessenten vorliegen, sieht Contacts vor, dass Du pro Angebot jeweils eine separate Anfrage verknüpfst/manuell hinterlegst.

Vorgehen, um eine weitere Anfrage für denselben Kontakt zu erstellen:

1. Kopiere die E-Mail-Adresse des Kontakts (CTRL + C)
2. Gehe auf die Anfrageliste und klicke auf „Neue Anfrage erstellen“.
3. Füge die kopierte E-Mail-Adresse als erstes in die Kontaktdaten der Eingabemaske (linke, weiß hinterlegte Seite) ein. Die restlichen Kontaktdaten füllen sich automatisch aus, da Contacts erkennt, dass dieser Kontakt bereits besteht. 
4. Gib die erforderlichen Daten für die neue Anfrage (rechte, blau hinterlegte Seite) ein und speichere die Anfrage.
5. Du hast nun für den selben Kontakt mehrere Anfragereiter (bzw. IDs). Solltest Du für den Interessenten also mehrere Angebote benötigen, kannst Du das zweite Angebot bei der zweiten Anfrage-ID verknüpfen/hinterlegen.

Gehe zu Bearbeitung Angebotsanfragen

1. Kopiere die Anfrage-ID der Contacts Anfrage (CTRL +C).
2. Füge die Anfrage-ID aus Contacts ins Feld „Contacts-ID“ (alte Bezeichnung „Mwst-Nr“) in den Kopfdaten („Auftragsdaten“) des Angebots/ Auftrags im Composer ein (CTRL + V) und klicke speichern. Contacts wird stündlich mit Angebots-/Auftragssumme und -nummer aus dem Composer aktualisiert.
3. Du kannst die ID in diesem Composer-Feld aber auch ändern oder löschen, somit wird die Information in Contacts entsprechend geändert oder gelöscht. 
4. Pro Anfrage können mehrere Angebote hinterlegt werden. Contacts übernimmt immer nur ein Hauptangebot und zählt die weiteren verknüpften Angebote als „Alternativen“. Du kannst im Aufklappmenü der Detailansicht von Contacts mit Klick auf > „Alternative zum Angebot machen“ ein alternatives Angebot mit dem Hauptangebot tauschen. Im Reporting zählt nur das Hauptangebot, nicht aber die Alternativen.
5. Pro Anfrage können mehrere Aufträge hinterlegt werden. Contacts übernimmt alle Aufträge und im Reporting wird die Summe aller Aufträge gespeichert.

Gehe zu Bearbeitung Angebotsanfragen

Für einen Verweis auf eine Contacts-Anfrage in einer E-Mail oder in einem anderen Dokument eignet sich am besten die Zusendung der URL. Letztere ist zum Beispiel hilfreich bei Support-Anfragen. So weiß der Usersupport direkt per Klick, um welche Anfrage es sich handelt.

Beispiel der URL: https://contacts.finstral.cloud/details/76710

Es kann pro Anfrage eines Kontakts ein Name für das Bauprojekt vergeben werden, womit eine Unterscheidung von mehreren Anfragen desselben Kontakts gelingt.

Es kann sein, dass Dein Finstral Contacts automatisch vom Browser übersetzt wird. Deshalb siehst Du falsche Begriffe, welche wir in unserem System nicht verwenden. 

Hier die Schritte, um dies zu deaktivieren: 

• Klicke auf das Übersetzen-Symbol in der URL-Leiste. 
• Klicke auf die 3 Punkte. 
• Aktiviere die Auswahl "Diese Website nie übersetzen." 

Oder Du deaktivierst es direkt im Browser: 

• Klicke oben rechts auf das Dreipunkt-Menü und wähle Einstellungen 
• Klicke links auf dem Menüpunkt „Sprachen“ 
• Navigiere zum Bereich „Google Übersetzer“ und deaktiviere „Google Übersetzer verwenden“ 

Von nun an siehst du die richtigen Übersetzungen, welche wir eingepflegt haben.