Comprobar duplicado

Finstral Contacts dispone de una función para reconocer duplicados de solicitudes y contactos. Por motivos de protección de datos, esta función no se aplica a todos los datos, sino solo dentro de tu base de datos en Finstral Contacts. Esto evita que haya dobles dentro de tu Finstral Contacts. No obstante, sí puede ser que la misma solicitud o el mismo contacto esté también en la base de datos de Finstral o de otro Partner. 

Siempre que entran nuevas solicitudes y, por tanto, contactos en tu Finstral Contacts se realiza automáticamente una comprobación de duplicados basándose en tu base de datos. Duplicados son solicitudes de contactos con la misma dirección de correo electrónico que una que ya está guardada en el sistema. Suele surgir sobre todo por solicitudes realizadas por la misma persona a través de la página web. El sistema informa automáticamente sobre tales duplicados con la nota “Comprobar duplicado”. 

Procedimiento

En este momento tienes que comprobar las diferencias entre el contacto ya existente y el nuevo y decidir si deseas utilizar el contacto existente o el nuevo o si deseas guardar el nuevo contacto adicionalmente con otra dirección de correo electrónico. 

Para ello existen las siguientes opciones:

• Hacer clic en > “Utilizar existente” significa que quieres utilizar los datos de la dirección existentes también para la nueva solicitud entrante y que deseas desechar los nuevos datos de contacto. Las solicitudes se agrupan bajo el contacto existente.
• Hacer clic en > “Utilizar nuevo” significa que quieres utilizar los nuevos datos de contacto de la nueva solicitud entrante y que deseas sobrescribir los datos de contacto antiguos. Las solicitudes se agrupan bajo el nuevo contacto. 
• Hacer clic en > “Guardar el nuevo contacto adicionalmente” significa que quieres conservar los datos de contacto existentes y los nuevos y, por lo tanto, guardarás la nueva solicitud entrante en un nuevo contacto con una nueva dirección de correo electrónico.

Tras la comprobación y la decisión pasarás a la vista detallada de la solicitud y ya puedes tramitarla. En caso necesario, los datos de contacto de las solicitudes se pueden volver a adaptar de nuevo. Por último, la nueva solicitud que ha entrado, una vez hecha la comprobación, también es visible en la búsqueda y para todos los miembros del equipo con derechos de lectura.

Ejemplo

1. Recibes una solicitud con la nota “Comprobar duplicado”. Esto significa que ha entrado una solicitud de un contacto que ya existe en la tu base de datos en Finstral Contacts con la misma dirección de correo electrónico.

2. Haciendo un clic en la acción > “Comprobar duplicado” accederás a la página para la comprobación de duplicados. Antes, si quieres, también puedes ver la vista detallada.

3. En la página para la comprobación de duplicados verás en la parte izquierda el contacto que ya existe en la base de datos y en la parte derecha el nuevo contacto entrante. Así podrás ver las diferencias entre los datos de contacto y seleccionar una de las tres posibilidades de actuación (“Utilizar existente”, “Utilizar nuevo” o “Guardar el nuevo contacto adicionalmente”).