Vérifier les doublons
Finstral Contacts dispose d’une fonction permettant de détecter les doublons, à savoir les demandes et les contacts en double. Pour des motifs liés à la protection des données, cette fonction ne s’applique pas à toutes les données, mais uniquement à celles associées à votre profil Finstral Contacts. Elle vous permet donc d’éviter les doublons au sein de votre propre base de données. Par contre, il peut arriver qu’une même demande ou qu’un même contact soit aussi présent dans la banque de données Finstral ou dans celle d’un autre partenaire.
À chaque fois que vous enregistrez une nouvelle demande, et donc un nouveau contact, dans votre profil Finstral Contacts, le système procède à une vérification automatique pour détecter la présence éventuelle d’un doublon dans votre base de données. Le système considère comme doublons les demandes provenant de contacts dont l’adresse e-mail est déjà enregistrée dans le système. Ces demandes proviennent généralement d’internautes via notre site Internet. Dans ce cas, le système les reconnaît automatiquement comme des doublons et invite l’utilisateur à « Vérifier les doublons ».
Procédure
À ce stade, vous devez vérifier s’il y a des différences entre l’ancien et le nouveau contact, puis décider lequel des deux vous souhaitez conserver, ou si vous souhaitez enregistrer un nouveau contact avec une autre adresse e-mail.
Différentes options sont donc possibles :
- En cliquant sur « Conserver le contact existant», vous décidez d’utiliser les coordonnées du contact existant pour la nouvelle demande, et donc d’ignorer les nouvelles données de contact. La nouvelle demande sera donc rattachée au contact existant et regroupée avec la ou les demandes précédemment effectuées par ce contact.
- En cliquant sur « Conserver le nouveau contact», vous décidez d’utiliser les nouvelles coordonnées associées à la nouvelle demande, et donc d’écraser les informations de contact précédemment enregistrées. Les demandes (anciennes et nouvelles) seront donc toutes rattachées à ce nouveau contact.
- En cliquant sur « Ajouter un nouveau contact », vous décidez de conserver les anciennes et les nouvelles coordonnées et donc de rattacher la nouvelle demande à un nouveau contact avec une nouvelle adresse e-mail.
Une fois votre décision prise, vous pouvez traiter la nouvelle demande sur la vue détaillée. Au besoin, vous avez encore la possibilité d’adapter les données de contact des demandes. Une fois la vérification effectuée, la nouvelle demande apparaît dans le système et peut être visualisée par les membres de l’équipe disposant des droits d’utilisateur correspondants.
Dans la mesure où les doublons ne sont pas (encore) considérés comme des demandes, ils n’apparaissent pas dans le système et ne peuvent pas être visualisés par les membres de l’équipe. Il revient donc à la personne qui les traite de les vérifier et de les éliminer.
Exemple
- Lorsque vous recevez une demande avec la mention « Vérifier les doublons », cela signifie que la demande est associée à un contact qui existe déjà avec la même adresse e-mail dans votre base de données Finstral Contacts.
- Cliquez sur l’action « Vérifier les doublons » pour afficher la fenêtre de vérification des doublons. Avant de le faire, vous avez également la possibilité de visualiser la vue détaillée de la demande.
- Sur la fenêtre de vérification des doublons, vous visualisez à gauche le contact précédemment enregistré dans la banque de données et, à droite, le nouveau contact associé à la nouvelle demande. Vous pouvez ainsi comparer aisément les différences entre les informations et choisir parmi les actions proposées (« Utiliser les anciennes coordonnées », « Utiliser les nouvelles coordonnées » ou « Ajouter un nouveau contact »).