Controllare duplicato
Finstral Contacts è in grado di rilevare i duplicati di richieste e contatti. Per motivi di privacy questa funzione non viene applicata a tutti i dati, ma si limita solo al database di Finstral Contacts. In questo modo si evita di mantenere duplicati all’interno di Finstral Contacts. Tuttavia, è possibile che la stessa richiesta o il medesimo contatto sia presente nel database di Finstral o di un altro partner.
Ogni volta che si inseriscono nuove richieste e, di conseguenza contatti, in Finstral Contacts, viene effettuato un controllo automatico dei duplicati sulla base del tuo database. Si considerano duplicati le richieste di contatti con lo stesso indirizzo e-mail già presenti nel sistema. Si tratta principalmente di richieste inviate dallo stesso potenziale cliente tramite il sito web. Il sistema segnala automaticamente questi duplicati con il messaggio “Controllare duplicato”.
Procedura
A questo punto devi verificare le differenze tra i due contatti e decidere se utilizzare quello esistente o quello nuovo o se creare un contatto aggiuntivo con un indirizzo e-mail diverso.
Descriviamo di seguito le opzioni disponibili.
- Clicca su “Utilizzare contatto esistente” per utilizzare i recapiti esistenti anche per la nuova richiesta ricevuta e scartare i nuovi dati di contatto. La richiesta viene collegata al contatto esistente.
- Clicca su “Utilizzare nuovo contatto” per utilizzare i nuovi dati di contatto della richiesta appena ricevuta e sovrascrivere i vecchi dati. Le richieste vengono collegate al nuovo contatto.
- Clicca su “Creare un ulteriore contatto” per mantenere i dati di contatto esistenti e quelli nuovi salvando la richiesta appena ricevuta come un nuovo contatto con un nuovo indirizzo e-mail.
Una volta effettuato questo controllo e scelto come procedere, potrai visualizzare i dettagli della richiesta e procedere con l’elaborazione. Se necessario, puoi modificare nuovamente i dati di contatto delle richieste. La richiesta appena ricevuta e verificata può essere infine trovata anche nella ricerca ed è visibile ai membri del team con diritti di lettura.
I duplicati non vengono (ancora) considerati richieste e dunque non sono inclusi nella ricerca né visibili ai membri del team con diritti di lettura nell’elenco delle richieste. L’utente incaricato dell’elaborazione deve prima verificarli e risolvere i conflitti.
Esempio
- Ricevi una richiesta con il messaggio “Controllare duplicato”. Ciò significa che è stata ricevuta una richiesta da parte di un contatto già presente con lo stesso indirizzo e-mail nel database del tuo Finstral Contacts.
- Clicca su “Controllare duplicato” per visualizzare la schermata di verifica dei duplicati. Puoi anche visualizzare in anticipo la vista dettagliata.
- Nella schermata di verifica dei duplicati, a sinistra visualizzi il contatto già esistente nel database e a destra quello nuovo. A questo punto puoi osservare le differenze nei dati di contatto e scegliere una delle tre opzioni disponibili (“Utilizzare contatto esistente”, “Utilizzare nuovo contatto” o “Creare un ulteriore contatto”).