Duplikat checken

Finstral Contacts verfügt über die Funktion, Duplikate von Anfragen und Kontakten zu erkennen. Aus Gründen des Datenschutzes wird diese Funktion nicht über alle Daten, sondern nur innerhalb deines Finstral Contacts Datenbestandes angewendet. Dies sorgt dafür, dass innerhalb deines Finstral Contacts keine Dubletten gepflegt werden müssen. Es kann jedoch gut sein, dass dieselbe Anfrage oder derselbe Kontakt bei Finstral selbst oder einem anderen Partner ebenfalls in der Datenbank liegt. 

Immer wenn neue Anfragen und damit Kontakte in dein Finstral Contacts eingehen, erfolgt ein automatischer Duplikats-Check auf Basis deines Datenbestandes. Duplikate sind Anfragen von Kontakten mit derselben E-Mail-Adresse, die bereits im System gespeichert sind. Sie entstehen vor allem durch Anfragen derselben Person über die Website. Das System meldet solche Duplikate automatisch mit dem Hinweis „Duplikat checken“. 

Vorgehen

An dieser Stelle musst Du die Unterschiede zwischen bestehendem und neuem Kontakt überprüfen und entscheiden, ob Du den bestehenden oder neuen Kontakt benutzen möchtest oder ob der neue Kontakt zusätzlich mit einer anderen E-Mail-Adresse angelegt werden soll. 
Hierfür gibt es folgende Optionen:

• Ein Klick auf > „Bestehenden verwenden“ bedeutet, dass Du die bestehenden Adressdaten auch für die neu eingegangene Anfrage verwenden und die neuen Kontaktdaten verwerfen möchtest. Die Anfragen werden bei dem bestehenden Kontakt zusammengeführt.
• Ein Klick auf > „Neuen verwenden“ bedeutet, dass Du die neuen Kontaktdaten der neu eingegangenen Anfrage verwenden und die alten Kontaktdaten überschreiben möchtest. Die Anfragen werden bei dem neuen Kontakt zusammengeführt. 
• Ein Klick auf „Neuen Kontakt zusätzlich speichern“ bedeutet, dass Du die bestehenden und neuen Kontaktdaten erhalten möchtest und somit die neu eingegangene Anfrage bei einem neuen Kontakt mit neuer E-Mail-Adresse abspeicherst.
  Nach dieser Prüfung und Entscheidung gelangst Du zur Detailansicht der Anfrage und kannst sie bearbeiten. Notfalls können auch die Kontaktdaten der Anfragen nochmals angepasst werden. Schließlich   ist die neu eingegangene und geprüfte Anfrage auch in der Suche auffindbar und für Teammitglieder mit Leserechten sichtbar.

Nach dieser Prüfung und Entscheidung gelangst Du zur Detailansicht der Anfrage und kannst sie bearbeiten. Notfalls können auch die Kontaktdaten der Anfragen nochmals angepasst werden. Schließlich ist die neu eingegangene und geprüfte Anfrage auch in der Suche auffindbar und für Teammitglieder mit Leserechten sichtbar.

Beispiel

1. Du erhältst eine Anfrage mit dem Hinweis „Duplikat checken“. Das bedeutet, dass eine Anfrage eines Kontakts eingegangen ist, den es bereits mit derselben E-Mail-Adresse in Deiner Finstral Contacts-Datenbank gibt.

2. Mit Klick auf die Aktion > „Duplikat checken“ gelangst Du in die Maske für die Überprüfung der Duplikate. Du kannst Dir vorher wahlweise auch die Detailansicht ansehen.

3. In der Maske für die Überprüfung der Duplikate siehst Du auf der linken Seite den bereits in der Datenbank bestehenden Kontakt und auf der rechten Seite den neu eingegangenen Kontakt. Du kannst nun die Unterschiede der Kontaktdaten sehen und eine der drei Aktionsmöglichkeiten wählen („Bestehenden verwenden“, „Neuen verwenden“ oder „Neuen Kontakt zusätzlich speichern“).