Duplicaat controleren

Finstral Contacts heeft een functie om duplicaten op te sporen bij aanvragen en contacten. Omwille van privacyredenen wordt deze functie niet toegepast op alle gegevens, maar alleen binnen jouw Finstral Contacts-database. Hierdoor vermijd je binnen jouw Finstral Contacts duplicaten bij te houden. Het kan echter goed zijn dat dezelfde aanvraag of hetzelfde contact wel bij Finstral zelf of een andere partner in de database zit. 

Telkens wanneer er nieuwe aanvragen en dus contacten in jouw Finstral Contacts worden ingevoerd, wordt er een automatische duplicaatscontrole uitgevoerd op basis van jouw database. Duplicaten zijn aanvragen van contacten met hetzelfde e-mailadres als al in het systeem opgeslagen. Duplicaten worden meestal veroorzaakt door aanvragen die eenzelfde persoon via de website indient. Het systeem meldt zulke duplicaten automatisch met de boodschap “Duplicaat controleren”. 

Hoe werkt het?

Op dit punt moet je de verschillen nagaan tussen het bestaande en het nieuwe contact en beslissen of je het bestaande of het nieuwe contact wilt gebruiken, en of het nieuwe contact bijkomend moet worden aangemaakt met een ander e-mailadres. 

Hiervoor zijn er de volgende opties:

• Als je klikt op > “Bestaand contact gebruiken”, betekent dit dat je de bestaande adresgegevens ook wilt gebruiken voor de nieuwe aanvraag en dat je de nieuwe contactgegevens wilt negeren. De aanvragen worden toegevoegd aan het bestaande contact.
• Als je klikt op > “Nieuw contact gebruiken” betekent dit dat je de nieuwe contactgegevens van de nieuwe aanvraag wilt gebruiken en de oude contactgegevens wilt overschrijven. De aanvragen worden toegevoegd aan het nieuwe contact. 
• Als je op “Nieuw contact bijkomend opslaan” klikt, betekent dit dat je de bestaande én nieuwe contactgegevens wilt behouden en dus de nieuwe aanvraag wilt opslaan als een nieuw contact met een nieuw e-mailadres.

Na deze controle en beslissing krijg je een detailweergave van de aanvraag en kun je deze verwerken. Indien nodig kunnen de contactgegevens van de aanvragen nogmaals worden aangepast. Tot slot is de nieuwe, gecontroleerde aanvraag ook te vinden via de zoekfunctie en is deze zichtbaar voor teamleden met leesrechten.

Voorbeeld

1. Je ontvangt een aanvraag met de melding “Duplicaat controleren”. Dit betekent dat er sprake is van een aanvraag van een contact dat al bestaat in je Finstral Contacts-database met hetzelfde e-mailadres.

2. Door te klikken op de actie > “Duplicaat controleren” kom je terecht in de template voor het controleren van duplicaten. Je kunt desgewenst ook vooraf de detailweergave bekijken.

3. In de template voor het controleren van duplicaten zie je links het contact dat al in de database zit en rechts het nieuwe contact. Je kunt nu de verschillen in de contactgegevens zien en een van de drie mogelijke acties selecteren (“Bestaand contact gebruiken”, “Nieuw contact gebruiken” of “Nieuw contact bijkomend opslaan”).