Finstral Contacts ayuda a documentar todas las actividades en torno a la tramitación de una solicitud de presupuesto, de modo que toda la información se pueda encontrar siempre en un lugar de forma centralizada. Las citas se siguen teniendo que introducir en la propia agenda, por ejemplo, Outlook, pero también puedes recibirlas por correo electrónico desde Contacts (-> perfil Finstral). Los avances en la tramitación del presupuesto, sin embargo, se puede ver cómodamente en Finstral Contacts.

La tramitación de solicitudes de presupuesto en Finstral Contacts prevé los siguientes pasos:

1. Cita de asesoramiento
2. Entrega del presupuesto
3. Cita de negociación y confirmación del pedido o finalización de la solicitud

Procedimiento

1. Si el estado de la solicitud de presupuesto es “Solicitud abierta” o “Solicitud asignada”, con ayuda de la acción “Concertar asesoramiento” puedes planificar la primera charla de asesoramiento con el interesado, si dispones de los derechos correspondientes. 
2. Para documentar la cita de asesoramiento recomendamos crear una anotación. También se pueden subir directamente a las anotaciones de la solicitud fotos del objeto realizadas en visitas al lugar. Estas imágenes estarán disponibles a continuación en las anotaciones o en la columna izquierda bajo “Archivos cargados” en forma de lista. Puedes hacer clic en ellas, verlas directamente en el navegador y ordenarlas como lo desees haciendo clic en la estrella.
3. Si es necesaria otra cita de asesoramiento, también puedes guardar esta cita en Finstral Contacts. 

4. Tras la cita de asesoramiento viene la entrega del presupuesto. Para ello, selecciona “Acordar entrega presupuesto” y selecciona la cita. Hemos constatado que lo mejor es llevar a cabo la entrega en el Showroom, ya que ahí no solo se pueden comentar los detalles del producto, sino además demostrarlos. Por regla general, surgen aquí toda una serie de deseos adicionales de los interesados que se pueden tener en cuenta en la composición de los productos. Pero también una entrega “a domicilio” se puede introducir en Finstral Contacts. E incluso se puede documentar poco recomendada solución de emergencia de una entrega del presupuesto por correo electrónico. No obstante, a ser posible deberías evitar esta solución o solo permitirla en el caso de interesados que ya te hayan hecho muchos pedidos y de los que puedas asumir que conocen muy bien las posibilidades de nuestros productos, lo cual, por regla general, no es el caso.

   Para la entrega del presupuesto tiene sentido anotar un primer importe. Este puede ser una estimación o corresponderse de hecho con el presupuesto. Este se puede introducir manualmente o se puede enlazar directamente al presupuesto en el Finstral Composer. Para ello, en Finstral Composer se introduce el identificador de la solicitud en el encabezado de la solicitud bajo “ID Contacts” (puede copiarse simplemente utilizando el símbolo de copiar en la vista detallada de una solicitud). De este modo se insertan automáticamente en la solicitud el número de presupuesto, el importe y la moneda. La adición de datos sobre el presupuesto se puede hacer antes, durante o después de hacer clic en “Acordar entrega presupuesto”.

5. Si tras la entrega del primer presupuesto se conciertan otras citas para ajustar el presupuesto modificado, estas también se pueden documentar en Finstral Contacts.
6. Tras la entrega del presupuestos existen varias opciones: “Concertar cita de negociación” o “Confirmar pedido” si la reacción es positiva o “Finalizar solicitud” si la reacción es negativa. Antes de que se pueda confirmar un pedido, en la lista desplegable “Presupuestos y pedidos” de la vista destallada este se tiene que o bien crear manualmente o bien enlazar automáticamente con el Composer. La vinculación se realiza en el Finstral Composer mediante el campo “ID contactos” en el encabezado del pedido. Si seleccionas “Confirmar pedido” en Finstral Contacts, el interesado se convierte en cliente. En este momento se puede añadir al expediente un número de cliente propio.

Además de solicitudes de presupuesto, Finstral Contacts contempla otros tipos de solicitud. Estos tienen menos pasos predefinidos que el tipo de solicitud “Presupuesto”. Aquí, las acciones previstas son solo “Cerrar solicitud” o “Finalizar solicitud”. Puedes elegir entre estos otros tipos de solicitud:

• Información general
• Asesoramiento productos
• Muestra
• Catálogos
• Textos para mediciones
• Diseños CAD
• Asistencia técnica
• Reclamación
• Evento

Procedimiento

1. Los tipos de solicitud mencionados anteriormente se cierran positivamente con la acción “Tramitar solicitud” (es decir, se ha enviado la muestra/folleto/textos para mediciones/datos de CAD o bien se ha dado respuesta a la solicitud al Servicio de atención al cliente/reclamación).
2. Si las solicitudes se tienen que finalizar de forma negativa (es decir, no se ha enviado la muestra/folleto/textos para mediciones/datos de CAD o bien no se ha dado respuesta a la solicitud al Servicio de atención al cliente/reclamación), puedes documentarlo mediante la acción “Finalizar solicitud”.
3. Haciendo clic en la dirección de correo electrónico en la vista detallada de la solicitud se abrirá tu programa de correo electrónico (por ejemplo, Outlook) con una plantilla para responder al interesado de acuerdo con el tipo de solicitud y el idioma. Por favor, ponte en contacto con el equipo de atención al usuario si deseas guardar una plantilla específica propia.

Ejemplo

Puedes enviar al cliente final el catálogo solicitado.

Con ayuda de la acción > “Tramitar solicitud” documentas el cierre positivo.