Accepter et refuser une demande
Dans Finstral Contacts, une demande ne peut être traitée que par une seule personne. Si vous êtes responsable d’une demande et que vous souhaitez la transmettre à quelqu’un d’autre, vous devez l’attribuer formellement à cette autre personne. Cette attribution peut aussi être annulée. De même, la personne à laquelle vous voulez attribuer la demande peut éventuellement refuser de la prendre en charge.
Toute modification que d’autres personnes pourraient apporter aux données de contact ou aux notes/documents après l’attribution est affichée dans le système à l’attention de la personne actuellement responsable de la demande.
Procédure
- L’action « Attribuer une demande » permet de rechercher une personne adaptée au sein du système Finstral Contacts et de lui attribuer une demande. Une fois la demande attribuée, le statut de la demande devient « Demande attribuée ». Le nom du nouveau responsable s’affiche sur la droite. Il n’y a plus d’actions possibles.
- L’action « Annuler l’attribution » permet de revenir en arrière et de révoquer une attribution confirmée.
- Via l’action « Refuser la demande », la personne à laquelle une demande a été attribuée peut refuser la demande et la renvoyer à son précédent responsable.
- Si le précédent responsable d’une demande apporte des modifications aux données de contact ou aux notes/fichiers après l’avoir attribuée à une autre personne, celles-ci sont signalées au nouveau responsable dans la liste des demandes.
- Si la demande est attribuée à une autre organisation, le nouveau responsable doit d’abord accepter ou refuser la demande avant de pouvoir procéder à son traitement.
Remarque
Si vous souhaitez confier le traitement d’une demande à une personne qui ne travaille pas (encore) avec Finstral Contacts, vous pouvez le faire en choisissant l’action « Attribuer la demande en externe ». L’attribution se fera alors par e-mail. Dans ce cas, le responsable de la demande reste la personne interne au système. Une attribution en externe ne peut pas être révoquée. Par contre, vous avez la possibilité de l’attribuer à quelqu’un d’autre (par l’envoi d’un nouvel e-mail) ou de communiquer les modifications apportées dans les données de contact via l’action « Communiquer les modifications en externe ». En tant que responsable d’une demande (de type « Devis ») dans Finstral Contacts, vous avez la possibilité de documenter, pour le compte de l’utilisateur externe, les étapes entreprises par ce dernier à l’aide des actions affichées en noir « Rendez-vous conseil (externe) », « Remise du devis (externe) » et « Commande (externe) ».
Si vous souhaitez confier le traitement d’une demande à une personne qui ne travaille pas (encore) avec Finstral Contacts, vous pouvez le faire en choisissant l’action « Attribuer la demande en externe ». L’attribution se fera alors par e-mail. Dans ce cas, le responsable de la demande reste la personne interne au système. Une attribution en externe ne peut pas être révoquée. Par contre, vous avez la possibilité de l’attribuer à quelqu’un d’autre (par l’envoi d’un nouvel e-mail) ou de communiquer les modifications apportées dans les données de contact via l’action « Communiquer les modifications en externe ». En tant que responsable d’une demande (de type « Devis ») dans Finstral Contacts, vous avez la possibilité de documenter, pour le compte de l’utilisateur externe, les étapes entreprises par ce dernier à l’aide des actions affichées en noir « Rendez-vous conseil (externe) », « Remise du devis (externe) » et « Commande (externe) ».