Manuelle Erfassung neuer Anfragen

Vorgehen

1. Klicke auf der Liste aller Anfragen rechts auf die Aktion > „Neue Anfrage erstellen“.
2. Fülle die Pflichtfelder für den Kontakt (links) und die Anfrage (rechts) aus und bestätige. 

Erklärungen spezifischer Felder einer neuen Anfrage

Kontakt-Typ

Auf der linken Seite der Maske befindet sich eine Dropbox mit den drei möglichen Kontakt-Typen in Finstral Contacts. Wähle dort aus, ob es sich um eine Anfrage eines privaten Bauherren, eines gewerblichen Bauherren oder eines Planers handelt. Je nach Kontakt-Typ erscheinen darunter zusätzliche Felder wie z. B. die Mehrwertsteuernummer, Name der Firma etc. Zudem ändert sich die Hintergrundfarbe des Kontakts.

E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer

Es ist entweder eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse verpflichtend zum Kontakt zu hinterlegen. Du kannst auch mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern pro Kontakt hinterlegen. Die Vorwahl wird nach der ersten Eingabe für die nächsten Eingaben vorbelegt. Das beschleunigt zukünftige Anfrage-Erstellungen. Die Auswahlmöglichkeit „Präferenz“ zeigt den durch den Kontakt präferierten Kontaktweg (falls dieser z.B. stets auf der Mobilnummer statt per E-Mail kontaktiert werden möchte).

Sprache

Hier wird die Sprache des Interessenten angegeben. Damit das nicht jedes Mal neu ausgewählt werden muss, wird das Feld immer mit jener Sprache vorbelegt, die zuletzt gewählt wurde.

Anschrift

Die Anschrift ist je nach Anfragetyp verpflichtend anzugeben (wird z. B. Anfragetyp „Broschüre“ gewählt, benötigt Contacts die Adresse für den Versand der entsprechenden Broschüre). Auch hier wird das Auswahlfeld „Land“ immer vorbelegt mit jenem Land, das zuletzt gewählt wurde. Ein praktisches Detail: Nach der Erstellung reicht ein Klick auf die Anschrift und schon öffnet sich Google Maps mit dem entsprechenden Standort. So kannst Du Deine Route für den Tag besser planen.

Zustimmung zur Datenverarbeitung

Sobald Du eine Anfrage erstellst, musst Du die Zustimmung des Interessenten zur Datenverarbeitung dokumentieren, so wie es die europäische Privacy-Gesetzgebung vorsieht. Je nach Herkunft der Anfrage kann diese Dokumentation auf unterschiedliche Art erfolgen: bei einer telefonischen Anfrage wird der Zeitpunkt des Telefonats und die Bestätigung des Erstellers dokumentiert. Bei einer persönlichen Begegnung mit dem Interessenten, sollte die Einwilligung zur Datenverarbeitung nach Möglichkeit schriftlich erfolgen. Das unterschriebene Dokument kann in Finstral Contacts hochgeladen werden.

Abweichende Anschrift des Bauvorhabens

Du kannst auf der rechten Seite der Maske eine von den Kontaktdaten abweichende Anschrift des Bauvorhabens angeben, indem du den Haken bei „Gleiche Adresse wie Kontaktadresse“ entfernst. Optional steht auch ein Freitextfeld zur Vergabe eines Namens für das Bauvorhaben zur Verfügung. Es ist zum Beispiel bei einem gewerblichen Kontakt hilfreich, die einzelnen Anfragen zu verschiedenen Bauvorhaben mittels unterschiedlicher Adressen innerhalb der Anfragen zu unterscheiden und die Kontaktadresse immer gleich zu lassen.

Schlagwörter

Für jede Anfrage kannst Du bereits bei der Erstellung einer neuen Anfrage beliebig viele Schlagwörter hinterlegen und auch löschen. Die Schlagwörter dienen dazu, Anfragen gemäß gewisser Themen  (z.B. Quelle, Kampagne, Zugehörigkeit,…) zu gruppieren und besser auffindbar zu machen. 

Anfragetypen

Art Bauvorhaben (optional)

Unterscheide bitte hier zwischen Sanierungsprojekten und Neubauten (oder Sonstiges). Das Feld erscheint nur bei dem Anfragetyp „Angebot“.

Anfrage Herkunft

Wähle aus einer Liste möglicher Kanäle die Herkunft der Anfrage. 

Planer-Komposition

In diesem Feld kannst Du die Verbindung zu einer Planer-Komposition (5 Ziffern) herstellen, wenn diese bereits mit oder von dem Interessenten erstellt wurde.

Notizen & Dateien

Hier hast Du die Möglichkeit, eine kurze Notiz zum Anlass und zu den Details der Anfrage einzugeben. Entweder, indem Du direkt Text in das Eingabefeld eingibst oder diesen hineinkopierst, etwa aus einer E-Mail. Markiere einfach den gewünschten Text mit dem Mauszeiger und kopiere (z. B. mit der Tastenkombination Strg-C). Dann klicke in das Notizfeld hinein und füge den Text dort ein (z. B. mit der Tastenkombination Strg-V). Auch mitgeschickte Dateien, wie zum Beispiel Fotos oder Pläne, können direkt hier in der Anfrage abgelegt werden. Die Dateien, die Du anhängen möchtest, kannst Du durch „Ziehen und Ablegen“ („Drag & Drop“) in das Notizfeld hineinziehen. Einfach das Dateisymbol anklicken und Maustaste gedrückt halten, dann das Dateisymbol mit der Maus über das Notizfeld ziehen und loslassen. Das geht mit allen Dateien bis zu einer Größe von 20 Megabyte. Du kannst diese anschließend in der Detailansicht der Anfrage in den Notizen sowie hinter dem Link „Hinterlegte Dateien“ in der linken Spalte übersichtlich auffinden.

Automatische Erkennung bestehender Kontakte

Falls Du einen Kontakt in Finstral Contacts aufnimmst, dessen E-Mail-Adresse bereits in Finstral Contacts besteht, werden alle weiteren Felder automatisch aus diesem bestehenden Kontakt übernommen. Hinweis: Falls Du neue Eingaben in diesen Feldern machst, wird der bestehende Kontakt überschrieben.

Löschen von Anfragen

Das Löschen einer Anfrage als Ersteller/Bearbeiter ist nur möglich, solange noch keine weitere Aktion in der Anfrage stattgefunden hat. Es ist vorgesehen für den Fall, dass die Anfrage aus Versehen erstellt wurde. Anfragen, bei denen der Interessent absagt hat, werden nicht gelöscht, sondern über die Aktion > „Anfrage abbrechen“ aus der weiteren Bearbeitung genommen. So gehen auch die Informationen abgesagter Anfragen nicht verloren und die Absagen bleiben statistisch auswertbar.