Anfragen zuweisen und zurückweisen
Es gibt in Finstral Contacts jeweils nur einen Zuständigen, der eine Anfrage bearbeitet. Soll die Bearbeitung durch eine andere Person erfolgen, musst Du die Anfrage einer anderen Person zuweisen. Die Zuweisung kann auch widerrufen werden. Der neue Bearbeiter kann diese zudem auch selbst zurückweisen.
Änderungen, die nach der Zuweisung innerhalb der Kontaktdaten oder Notizen/Dokumente durch Andere erfolgen, werden dem aktuellen Bearbeiter im System angezeigt.
Vorgehen
- Mithilfe der Aktion > „Anfrage zuweisen“ kannst Du eine geeignete Person innerhalb des Finstral Contacts-Systems suchen und ihr eine Anfrage zur weiteren Bearbeitung zuweisen. Im Anschluss an diese Aktion ist der Anfrage-Status „Anfrage zugewiesen“. Es sind keine Aktionsmöglichkeiten mehr, sondern nur noch der Name des neuen Bearbeiters auf der rechten Seite zu sehen.
- Mithilfe der Aktion > „Zuweisung widerrufen“ machst Du die bestätigte Zuweisung innerhalb des Finstral Contacts-Systems rückgängig.
- Der neue Zuständige, der eine Anfrage zugewiesen bekommen hat, kann die Anfrage mit > „Anfrage zurückweisen“ an die vorherige Person zurückgeben.
- Werden nach Zuweisung Änderungen in den Kontaktdaten oder Notizen/Dateien durch die vorher zuständige Person gemacht, wird bei dieser Anfrage der neue Bearbeiter in der Anfrageliste auf Änderungen hingewiesen.
Werden bei der Aktion > „Anfrage zuweisen“ Mandantengrenzen überschritten, muss der neue Zuständige des anderen Mandanten zunächst die ihm zugewiesene Anfrage annehmen/ablehnen, bevor eine weitere Bearbeitung der Anfrage möglich ist.
Nach der Zuweisung einer Anfrage durch Finstral an einen Händlerpartner hat dieser 48 Stunden (Werktage) Zeit, die Anfrage zu akzeptieren bzw. abzulehnen. Falls keine Reaktion erfolgt, wird die Anfrage automatisch an Finstral zurückgesendet und an andere Partner weitergeleitet. Grund für diese Maßnahme ist, dass Anfragen schnell bearbeitet werden und Rückmeldungen an interessierte Endkunden möglichst zeitnah erfolgen sollen.
Muss die Bearbeitung durch eine Person erfolgen, die (noch) nicht im Finstral Contacts-System arbeitet, wird das in derselben Aktion entsprechend angezeigt und die Zuweisung per E-Mail durchgeführt. Bearbeiter der Anfrage bleibt in diesem Fall die systeminterne Person. Die externe Zuweisung kann nicht rückgängig gemacht werden. Du kannst sie lediglich erneut durchführen (erneute E-Mail) bzw. Änderungen in den Kontaktdaten mithilfe der Aktion > „Änderungen extern kommunizieren“ übermitteln. Du als Besitzer der Anfrage (mit Typ „Angebot“) kannst dann die Schritte des externen Benutzers mit den in schwarz dargestellten Aktionen „Beratungstermin (extern)“, „Angebotsübergabe (extern)“ und „Auftrag (extern)“ in Finstral Contacts im Auftrag des externen Bearbeiters dokumentieren.